Ciekawa strona na FB

Facebook_iconPolecam każdemu kto ma konto na FB:
faceboo­k.com/StrefaPMa

Reklamy

O zbawiennej roli mentora

Dzisiaj chciałabym się z Wami podzielić swoimi przemyśleniami na temat roli jaką odegrała pewna osoba napotkana na mojej ścieżce zawodowej.

Tak jak pisałam we wcześniejszych wpisach, gdy zostałam Kierownikiem Projektu, ruszyłam na bardzo intensywne poszukiwania źródeł wiedzy na temat project managementu. O tej dziedzinie mało wiedział mój przełożony (w każdym razie udzielał mi bardzo skromnych wskazówek), a ja byłam żądna informacji. Nie rozumiałam do końca na czym polega moja rola. Tej wiedzy nie posiadali również członkowie zespołu, którym miałam zarządzać.

—————————————————————————
Pozwolę sobie na małą dygresję. Oto ona:

Do dziś mam problemy by wytłumaczyć ludziom czym właściwie zajmuję się w pracy. Prawie każda rozmowa na ten temat kończy się nieśmiałym potakiwaniem przy towarzystwie niepewnego uśmiechu na twarzy. Te rozmowy  są dość schematyczne. Oto przykładowa rozmowa na temat tego czym się zajmuję. Załóżmy, że odbywa się na mniej formalnym spotkaniu towarzyskim:
– Ania, a Ty czym się zajmujesz w pracy?
– Jestem Project Managerem, zarządzam projektami.
– Acha… – tu pada dość długa chwila milczenia – To co właściwie robisz w pracy?
– Zarządzam projektami: gdy w firmie pojawia się potrzeba biznesowa wykonania jakiegoś przedsięwzięcia, zazwyczaj dość kompleksowego, które angażuje do pracy wiele różnych działów, to do koordynacji takiego przedsięwzięcia potrzebna jest jedna osoba. I taką osobą jestem ja.
W oczach widzę wyraźny brak zrozumienia i sama czuję się winna, że nie potrafię tego lepiej wyjaśnić, więc po chwili dodaję:
– Dostaje cel od biznesu, rozwijam go, formułuję wokół niego ‘business case’. Następnie buduję zespół, który będzie pracował nad tym przedsięwzięciem. Kolejne kroki to stworzenie planu projektowego i wykonanie tego planu. Moim zadaniem jest upewnić się, że całe przedsięwzięcie zakończy się sukcesem, biznes będzie na bieżąco informowany o postępach prac, zaistniałych problemach, potencjalnych ryzykach, nowych rozwiązaniach.
– Hm.. Brzmi bardzo ciekawie…
Po pewnym czasie i kilku wypitych drinkach mój poprzedni rozmówca podchodzi do mnie i pyta:
– Ania, to co Ty właściwie robisz w pracy?
—————————————————————————

Dążę do tego, że zawód kierownika projektu jest wciąż nieznany, dla wielu osób brzmi bardzo enigmatycznie. Zapewne wynika to w dużej mierze z faktu, iż jest to stosunkowo nowa profesja. Została oficjalnie zdefiniowana i nazwana w Stanach Zjednoczonych w latach 60. Na początku dotyczyła głównie budownictwa oraz projektów IT.

Jeśli po kilku latach pracy jako project manager bez sukcesów wyjaśniam na czym polega mój zawód, nic dziwnego, że miałam poważne problemy ze zrozumieniem swojej roli jako świeżo upieczony kierownik projektów.

Dlatego właśnie tak ważną rolę odegrała w mojej karierze, moja teraz już wieloletnia przyjaciółka, Małgorzata Kusyk. Małgosia była jedynym PMem w polskim oddziale firmy, w którym obie pracowałyśmy. Ja zostałam drugim. Małgosia szybko stała się dla mnie kopalnią wiedzy, szczególnie tej empirycznej, niesamowicie ważnej w naszym zawodzie. Była dla mnie chodzącą inspiracją. Imponowała swoją przebojowością i  konkretną definicją roli project managera, którą konsekwentnie promowała w swoim (naszym) otoczeniu. Udzieliła mi wielu wskazówek na temat możliwości rozwoju kariery kierownika projektów. Poznała z wieloma praktykami. Zaraziła zamiłowaniem do PMI. Małgosia była i do dziś jest moim mentorem. Nie pracujemy już w tych samych firmach, jednak nadal często rozmawiamy. Opowiadamy sobie co słychać w naszych projektach, nad jakim problemem aktualnie pracujemy. Zdarza się, że mamy inne zdanie, dyskutujemy, sprzeczamy się. Małgosia do dziś jest dla mnie źródłem inspiracji. Uwielbiam rozmowy z Małgosią. Nic nie daje mi takiej motywacji do pracy jak rozmowy z Małgosią o projektach, które prowadzimy, o spotkaniach na których byłyśmy, o ciekawej książce którą jedna z nas przeczytała, o nowym wpisie na blogu. Myślę, że jesteśmy na etapie, na którym dajemy sobie wiele nawzajem.

Dlatego, zachęcam Was byście wypatrzyli takiego mentora w swoim środowisku. Najlepiej żeby był to ktoś reprezentujący innego PMa niż Wy. Może różnić się od Was latami doświadczenia, branżą w której zarządza projektami, podejściem do project managementu, metodami, które zna i którymi się kieruje. Takie urozmaicenie nie jest warunkiem koniecznym, jednak według mnie niesamowicie wzbogaca i gwarantuje rozwój każdej ze stron. Nie jesteście jeszcze PMami? Tymbardziej poszukajcie mentora!

Jeśli nie macie pomysłów jak znaleźć mentora, jak zacząć rozmowę, w jaki sposób ugryźć ten temat, piszcie do mnie, chętnie podpowiem: anna.erdma@gmail.com

Wpis ten dedykuję oczywiście Małgosi. Jeśli jesteście zainteresowani jej sylwetką, zapraszam również na jej bloga: http://agilepm0.blogspot.com. Naprawdę bardzo ciekawy, profesjonalny blog!
Dublin LIM

Anegdotka

Anegdota zasłyszana na jednej z konferencji. Z dedykacją dla wszystkich PMów.
————————————————–

o-project managerze-i-zlotej-rybce

W pewien słoneczny wiosenny weekend Project Manager postanowił wybrać się nad jezioro i połowić ryby. Już po 10 minutach zdziwiony zauważył, że spławik nerwowo skacze po powierzchni wody. To musiała być wielka ryba! Project Manager skupił się najbardziej jak potrafił wyczekując na moment, w którym ryba porządnie chwyci przynętę. Stało się! Project Manager stanowczo i mocno pociągnął wędkę. Wraz z dolną częścią spławika z wody wynurzyła się piękna złota ryba. Tak! Była złota! Jej łuski lśniły w promieniach wiosennego słońca tak mocno, że aż oślepiały Project Managera. Oszołomiony wędkarz uniósł wędkę i przyciągnął zdobycz w swoim kierunku. Po chwili ryba znajdowała się w jego rękach. Project Managera zdziwiło wielkie oko ryby, podejrzanie obserwujące go z pewną trzeźwością wyraźnie zauważalną w rybiej źrenicy. Gdy zdjął rybę z haczyka usłyszał:
– Rybaku, proszę wypuść mnie, a spełnię każde Twoje życzenie.
Project Manager zastanawiał się czy to sen, jawa, czy rzeczywistość. Przetarł oczy, spojrzał w niebo, po którym nadal leniwie przesuwały się gąbczaste chmury. Odwrócił się za siebie by upewnić się, że za jego plecami nadal stoi auto, które przed chwilą zaparkował, a na łące, kilkaset metrów dalej bawią się dzieci. Tak, to nie sen ani jawa… Ryba rzeczywiście do niego przemówiła a teraz patrzy na niego swym wielkim mądrym okiem.
– Powiedz tylko jedno życzenie, spełnię je i wypuścisz mnie do wody – powtórzyła.
Project Manager mocno się zadumał. Podrapał po głowie i po chwili zastanowienia powiedział:
– Zbuduj dla mnie most do teleportacji. Most, który będzie działał w ten sposób, że wchodząc na niego w miejscu, w którym aktualnie przebywam, będę mógł zejść z niego w każdym dowolnym miejscu na ziemi, o którym pomyślę idąc przez most.
Ryba przymknęła oko, mocno się skupiając, po czym odpowiedziała:
– Hmm… To bardzo skomplikowane. Nie mógłbyś pomyśleć o czymś nieco łatwiejszym w wykonaniu?
– Owszem – bez chwili zastanowienia powiedział Project Manager. – Stwórz dla mnie tak zwany ‚elevator speech’. Wiesz, takie krótkie wytłumaczenie czym się zajmuję jako Project Manager. Ludzie bardzo często zadają mi takie pytanie. Czasami tłumaczę im godzinami na czym polega moja praca a w ich oczach nadal widzę tylko zwątpienie. Taka krótka, może 2-minutowa wypowiedź o tym co robię, jasna i zrozumiała dla wszystkich bardzo ułatwiłaby mi życie.
Ryba przymrużyła oko jeszcze mocniej niż poprzednio. Zamachała płetwą z wysiłku. Westchnęła i odpowiedziała:
– To ile przęseł ma mieć ten most?

KONIEC

Rola Sponsora w projekcie

Rola Sponsora w Projekcie

W poprzednich wpisach wspomniałam już o Sponsorze i istocie dobrych relacji między nim a Project Managerem. Kim tak naprawdę jest Sponsor w projekcie i jaką rolę odgrywa? O tym w dzisiejszym wpisie 🙂

Zarówno w polskim, jak i w angielskim języku, definicja Sponsora brzmi mniej więcej: ‘osoba, która płaci’. Tymczasem w projekcie Sponsor może decydować o przeznaczeniu funduszy na projekt, ale (uwaga) niekoniecznie! A jeśli nawet w naszym projekcie Sponsor jednocześnie płaci za projekt, to nie ta cecha asygnuje go na tak ważną osobę dla Kierownika Projektu.

W project managemencie Sponsor to jednostka (osoba, grupa, a nawet i organizacja), która zamawia u nas projekt. Sponsorem projektów często bywa reprezentant biznesu, zarząd, jednostka odpowiadająca w organizacji za strategię, bądź wybrany program. Sponsor to często właściciel pomysłu na Twój projekt. Ktoś, kto zauważył potrzebę wykonania pewnego zadania i potrzebuje kogoś kto ten pomysł zrealizuje.

W ten sposób Sponsor staje się dla Ciebie głównym wsparciem w organizacji a jednocześnie i skarbnicą wiedzy o projekcie. To Jemu będzie zależało na tym by projekt się udał. To on pomoże Ci zaadresować wiele problemów w organizacji. Sponsor będzie łącznikiem między Tobą i zespołem projektowym a całą resztą regularnego biznesu odbywającego się na co dzień w firmie. Uwierz mi, nie przeceniam Jego roli…

Na co możesz liczyć ze strony Sponsora?
Jako swoisty łącznik między Tobą a biznesem, Sponsor będzie Cię wspierał w tak istotnych przedsięwzięciach jak:
•    Ustalenie składu Komitetu Sterującego, czyli ciała decyzyjnego w projekcie
•    Zidentyfikowanie osób, specjalistów, zespołów, które będą wiedziały najwięcej o zagadnieniu Twojego projektu i prawdopodobnie docelowo stworzą zespół projektowy
•    Uzyskanie przychylności jednostek mających w organizacji największy wpływ na Twój projekt
•    Upewnienie się, że projekt, którym zarządzasz jest ważny dla managementu najwyższego szczebla w organizacji
•    Zdobycie funduszy i zasobów niezbędnych do prowadzenia projektu
•       Zapewnienie, że informacje o zmieniającym się otoczeniu projektu, warunkach, wymaganiach i strategii firmy na bieżąco napływają do zespołu projektowego
•    I wiele innych problemów, którym będziesz musiał stawić czoła jako Project Manager
Chyba już nie masz wątpliwości, że ze Sponsorem lepiej nie zadzierać?

Co dać Sponsorowi będąc Kierownikiem Projektu?
Przede wszystkim poczucie, że masz wszystko pod kontrolą i na bieżąco informujesz Go o istotnych dla projektu kwestiach. Oczywiście, by taka sytuacja miała miejsce na początku projektu powinieneś dokładnie poznać swojego Sponsora, wiedzieć co uważa za najważniejsze w projekcie, jakie ma preferencje co do zakresu decyzji, w które ma być włączany oraz co do decyzji, w których zostawia Ci wolną rękę. Załóżmy, że Twój projekt zacznie się opóźniać. Jaką podejmiesz decyzję? Poprosisz członków zespołu by zostali w nadgodzinach, upewniając się, że projekt będzie postępował zgodnie z planem? Czy może poinformujesz Komitet Sterujący o opóźnieniu w realizacji planu? Warto wiedzieć co wolałby Sponsor projektu. Takich decyzji jest w projektach wiele i nie po to nim zarządzamy by o każdą błahostkę pytać Sponsora. Rozmowa na temat priorytetów w projekcie ułatwiłaby podejmowanie takich decyzji. Wyobraź sobie również komfort z jakim zarządzasz projektem gdy wiesz, że Sponsor w pełni Ci ufa, nie musisz konsultować z nim każdej najmniejszej decyzji, a potem nie będziesz musiał tłumaczyć się z każdego kroku w projekcie. Uwierz mi – ogromny komfort!

Niestety, jednocześnie mam złą wiadomość: o ten komfort wcale nie jest łatwo…
A to dlatego, że najczęściej zaczynając projekt wiesz o nim o wiele mniej od swojego Sponsora. To Sponsor doskonale zna i rozumie cel biznesowy. Ha! Często sam ten cel sformułował. A to oznacza dla Ciebie następujący zestaw faktów:
•    Sponsor prawdopodobnie jest specjalistą w dziedzinie, której dotyczy projekt
•    Możliwe, że projekt dotyczy jedynej dziedziny, na której Sponsor się zna. Robi na niej karierę w organizacji. To jest Jego przysłowiowy konik i nikt nie wie więcej na ten temat niż on sam.
•    Sponsor ma w głowie już swój własny plan co do sposobu w jaki projekt powinien być wykonany i plan ten, płynąc z jednej głowy, nie uwzględnia wielu zależności, okoliczności, czy też ograniczeń, które prawdopodobnie wypłyną podczas planowania projektu z całym zespołem
Któryś z czynników powyżej wystąpi na pewno już na początku projektu. Każdy z nich sprawi, że Sponsor nie będzie Ci ufał. Uzna Cię za kogoś, kto ma zrealizować Jego pomysł nie posiadając wystarczającej wiedzy (czyli takiej jak on).  Co więcej, wyobraź sobie reakcję Sponsora gdy po przeprowadzeniu burzy mózgów z zespołem ustalicie, że najlepiej będzie wykonać projekt w inny sposób niż zaplanował sam Sponsor…  Tak, trochę tu demonizuję, ale te reakcje występują w realnym świecie. Często po prostu nie widać ich gołym okiem. Jednak gdy wyczujesz je jako Project Manager, od razu będziesz wiedział jak taką sytuacją zarządzać. Na przykład w sytuacji, w której zespół projektowy wypracował inny plan na dostarczenie końcowego produktu projektu, zorganizuj spotkanie samego zespołu razem ze Sponsorem i na spokojnie, krok po kroku wyłóżcie mu kolejne rozwiązania i argumenty za nimi przemawiające. Nie rób tego na większym forum, w ten sposób Sponsor może odebrać to jako podważenie jego opinii. Jeśli przekonasz do swojego planu Sponsora, masz już 80% szans, że zatwierdzi go Twój Komitet Sterujący.

Oczywiście, ile projektów, tyle scenariuszy. Może też być tak, że Sponsor odda Ci projekt i uznając, że już się ktoś nim zajmuje, skreśli go z listy swoich priorytetów i kompletnie przestanie się nim interesować, prawdopodobnie planując rozliczenie Cię z projektu na sam jego koniec. My, PMy nie możemy dopuścić do takiej sytuacji. Niewątpliwie trzeba tutaj wykazać się sporą charyzmą, uporem, zawziętością. Kierownik Projektu dość często musi przysłowiowo ‘wejść oknem jeśli nie da się drzwiami’. Co powinno pomóc uniknąć takiej postawy Sponsora? Wystarczy, że zaczynając projekt jasno określimy role poszczególnych osób, również Sponsora. Informacje te zostaną udokumentowane a nawet zaprezentowane przed Komitetem Sterującym, a w ten sposób szybko staną się wiążące. Pamiętaj, że to Ty jesteś odpowiedzialny za Projekt jako całokształt. Odpowiadasz za zbudowanie odpowiedniej struktury, organizacji na czas projektu, za zbudowanie zespołu, za stworzenie planu, za komunikowanie, za sukces projektu. Jednocześnie odpowiadasz za to by właściwe osoby podejmowały decyzje w projekcie.

Zdarzało mi się pracować z różnymi Sponsorami. Byli tacy, którzy wystawiali mnie na próbę. Twierdzili, że nie znam się na dziedzinie, w której prowadzę projekt, a potem zlecali małe zadanka by sprawdzić jak sobie poradzę. Z czasem przekonali się, że potrafię dotrzeć do każdej informacji. Przyznam, że nie było łatwo. Gdy kończyłam jeden z projektów usłyszałam od swojego szefa, że moim największym sukcesem był fakt, iż nawiązałam dobre relacje z dwiema Paniami pełniącymi rolę Sponsora w moim projekcie. Był to sukces, ponieważ Panie nie przepadały za Project Managerami. I muszę przyznać, że mnie również na początku przetestowały na wiele sposobów, postawiły w kilku trudnych sytuacjach.

Project Manager pracuje w różnych organizacjach, a w tych organizacjach i ich działach panuje swoista kultura, odmienne zasady. Najważniejsze dla nas PMów to pamiętać jaka jest nasza rola, jasno komunikować ją wszystkim i tego się trzymać. Jednej ze wspomnianych wyżej Pań zdarzyło się pewnego razu na telekonferencji zapomnieć, że również w niej uczestniczę. Wypowiadając się na temat innego Kierownika Projektu skomentowała: ,… She is stupid… As all project managers are’. W tym spotkaniu wirtualnym brał udział również mój szef, Program Manager. Oczywiście dość szybko Pani Sponsor zorientowała się jaką popełniła gafę. Na końcu przeprosiła wszystkich za swoje słowa. Jednak wrażenie zostało. Wiedziałam co myśli o Project Managerach: była zawiedziona, że nie są specjalistami i nie wykonują prac projektowych sami, w zamian – potrzebują do tego zespołu.  Jak już wcześniej wspomniałam, nasze relacje znacznie się polepszyły po pewnym czasie. Ten proces kosztował mnie wiele asertywności. Musiałam robić dokładnie to co należy do mojej roli i na każdym kroku udowadniać, że robię to doskonale. W innym przypadku groziło mi zostanie sekretarką Pani Sponsor.

Zarządzałam również projektem, w którym Sponsor podjął szereg złych decyzji, widocznych dla mnie od początku. Projekt był bardzo ważny dla strategii firmy, polityczny, wymagał wiele dyplomacji. Polegał na zamknięciu jednego z działów firmy w zachodniej części Europy i otwarciu tegoż działu w Polsce. Jak już się zapewne zorientowaliście, jedni tracili pracę po to, by inni mogli zostać zatrudnieni. Szybko zrozumiałam, że moje główne zadanie w projekcie to wprowadzenie jak najwięcej dyplomacji  i właściwych zachowań. Musiałam mocno hamować zachowania po stronie Sponsora przyjmującego funkcję, uświadamiać managerów, że ludzie po drugiej stronie tracą pracę, że ten projekt dla durgiej strony oznacza coś innego. Oczywiście druga strona była równie trudna do zarządzania, rzucała wiele kłód pod nóg by projekt nie mógł zakończyć się sukcesem. Praca nad projektem wymagała wzajemnego zaufania, co szybko okazało się niemożliwe. Dużą rolę odegrała tutaj postawa Sponsora z Polski: brak zrozumienia drugiej strony, wrogie nastawienie od samego początku projektu, podejrzliwość wobec drugiej strony… Ten projekt prawie się nie udał. Sponsor swoją postawą tak bardzo zepsuł relacje w projekcie, że współpraca między stronami praktycznie nie istniała. Doszło do tego, że gdy projekt zupełnie się nie udawał, Sponsor po polskiej stronie postanowił uznać go za porażkę, oczywiście obwiniając drugą stronę. Taka odpowiedź nie była możliwa do zaakceptowania dla nikogo. Na projekt wydano do tej pory za dużo pieniędzy. Zmieniono Sponsora po polskiej stronie, tzn. zmieniono kompletnie dział, do którego miała zostać przeniesiona dana funkcja. Nowy Sponsor zastosował podejście pokojowe, skłonne do negocjacji. Nie był to środek zaradczy, który natychmiastowo zadziałał na drugą, bardzo wrogo nastawioną stronę, ale udało się. Z półrocznym opóźnieniem zakończyliśmy projekt. Nauczył mnie jak moderować trudne spotkania, jak negocjować, jak ‘sprzedawać’ pewne rozwiązania by tworzyć sytuację win-win w projekcie. Nauczył mnie również, że jako Project Manager nie zmienię kultury organizacyjnej i sposobu myślenia w całej firmie. Muszę zarządzać tym, czym mogę i trzymać stery mocno w swoich rękach!

Oto kilka punktów podsumowujących:
1.    Upewnij się, że wiesz kto jest Sponsorem Twojego projektu (pracę często zleca nam pośrednio szef Biura Projektów i wtedy może to nie być oczywiste)
2.    Zbuduj dobre relacje ze Sponsorem na początku projektu.
3.    Zrozum, który cel projektu jest najważniejszy dla Sponsora, co Sponsor zyska gdy projekt się zakończy.
4.    Zdobądź zaufanie Sponsora.
5.    Ustal jasne zasady co do stopnia zaangażowania Sponsora w projekt.
6.    W trakcie trwania projektu na bieżąco informuj Sponsora o postępach prac, pojawiających się problemach, ryzykach, czy zmianach, które planujesz przedyskutować na większym forum.
7.    Na koniec projektu upewnij się, że Twój Sponsor zaakceptował dostarczony produkt, usługę i uznaje status projektu za zamknięty.

To tyle z najważniejszych lekcji, których osobiście doświadczyłam w projektach a propos roli Sponsora. Jeśli macie jakieś pytania, sugestie, piszcie: anna.erdma@gmail.com

Otrzymałeś nowy projekt, co dalej?

Pisząc w poprzednich artykułach o swoich potyczkach w pierwszym poważnym projekcie biznesowym, pomyślałam, że na podstawie tego doświadczenia warto stworzyć listę zadań, na których każdy Project Manager powinien skupić się na początku projektu.

W ten oto sposób spisałam ponad 20 punktów, na które każdy z Was powinien zwrócić uwagę gdy zabiera się za projekt. Bynajmniej zwracam uwagę na nie ja, zaczynając kolejne projekty.

Punkty podzieliłam tematycznie na następujące sfery:

I.    Projekt
II.    Sponsor
III.    Otoczenie
IV.    Zespół

Lista punktów przypisana do każdej sfery znajduje się w tabeli poniżej. Podkreślam, że nie jest to żadna metodyka, ale zbiór rad doświadczonego PMa.

Zadania PMa w fazie początkowej
Przeczytaliście już treść tabeli? Świetnie! Pewnie wydaje się oczywista, a jednak tak wielu PMów uważa początki projektów za najcięższe. Według mojego doświadczenia im lepiej zaczniesz, tym większej liczby problemów unikniesz w trakcie projektu a członkowie Twojej organizacji będą pewni, że projekt jest w dobrych rękach.

Kto wie? Może przy dobrych wiatrach i odpowiednich staraniach dołączysz do grona ‚Leniwych Project Managerów’? Znacie ten termin? Ukuł go znany Brytyjczyk, doświadczony Kierownik Projektów Peter Taylor (http://www.thelazyprojectmanager.com). Według niego bycie leniwym Project Managerem oznacza dążenie do mądrych rozwiązań. Peter Taylor mówi:

Work smarter, not harder.

W myśl tej zasady zalecam skupić się na dobrym początku projektu. Z dość obszernej tabeli  umieszczonej po lewej stronie tego tekstu polecam skupić się na najistotniejszych moim zdaniem kwestiach:

Twoja rola, Twoja postawa -TY
Daj się poznać otoczeniu od jak najlepszej strony. Szczerze przedstaw swoją wiedzę merytoryczną na temat zakresu projektu. Podziel się swoimi dotychczasowymi sukcesami. Jasno określ czego zespół może od Ciebie oczekiwać, a czego Ty oczekujesz w zamian. Wykaż się konsekwencją i słownością. W ten sposób nie tylko zdobędziesz zaufanie zespołu, ale zbudujesz podstawy by później oczekiwać tego samego. Pokaż swoje zaangażowanie w projekt. Interesuj się każdym zadaniem, podniesionym problemem. Wnikaj w szczegóły. Naucz się o zakresie projektu jak najwięcej a zespół szybko zacznie Cię szanować.

Coś jest do zrobienia, ale nikt nie wie jak to zrobić
Na początku wiele osób będzie patrzyło w ten sposób na Twój projekt. COŚ – a zatem nie do końca wiadomo co. Upewnij się, że zakres projektu jest dla wszystkich jasny. Najlepiej spisany, np. w Karcie Projektu na poziomie ogólnym, a następnie bardzo szczegółowo w Specyfikacji Projektowej.
NIE WIADOMO JAK – to całkiem normalne. Przecież po to rozpoczyna się projekt, by zebrać zespół ludzi z określonymi umiejętnościami i doświadczeniem, którzy razem stworzą unikatowy produkt. A zatem ignoruj te narzekania. Odpowiedź na  pytanie ‚JAK’ z czasem sama wypłynie od zespołu projektowego.

Narzekania osób niechętnych do zmian i nie lubiących planować  (bo przecież i tak wszystko się zmieni)
Przygotuj się, że na początku klimat będzie negatywny. Kolejny projekt, więcej obowiązków, nikt nie wie o co chodzi, a więc wszystko jest bez sensu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zaczniesz działać w takiej atmosferze. Przygotuj się na to. Bądź niezłomny. Przygotuj cały zapas argumentów przemawiających za projektem: potrzeba biznesu, korzyści osobiste dla każdego członka zespołu.

Budowa zespołu
Tylko na początku projektu masz szansę zbudować zespół ‚od zera’. Nawiąż relacje z każdym członkiem z osobna. Wprowadź jasne zasady współpracy. Skup się na integracji zespołu. Zorganizuj wspólne wyjście. Na pierwszych spotkaniach zastosuj tzw. przełamywacze  lodów (ang. icebreakers).

Relacja ze sponsorem/ interesariuszami
Od tej relacji tak naprawdę zależy wszystko. To sponsor i Komitet Sterujący mają prawo podejmowania decyzji. Upewnij się, że znasz ich oczekiwania i na bieżąco informujesz o postępach w projekcie. Nie zapomnij informować również o wszelkich zmianach i pojawiających się ryzykach.

O tym jak zostałam PMem, Część 2

_MG_7652A więc zostałam PMem. Ekscytujące!

Tylko co ja będę właściwie robić? Tak konkretnie? – myśłalam. Jak to co? Będziesz odpowiedzialna za projekt! Będziesz zarządzać ludźmi w projekcie. Organizować spotkania. – odpowiadałam sobie po chwili namysłu, wciąż tak naprawdę nie wyobrażając sobie tak do końca jak będzie wyglądał mój dzień pracy, jaki wkład dam z siebie w ten projekt, ja Anna Erdmańska z dotychczas zdobytą wiedzą praktyczną na temat raportów spółek giełdowych i budowanych na ich podstawie wskaźników inwestycyjnych.

Swoją pracę zaczęłam od spotkań z moim przełożonym. Był nim przesympatyczny Brytyjczyk, T. T. pracował z biura firmy w Exeter, więc nie mieliśmy okazji porozmawiać osobiście. Nasze rozmowy odbywały się telefonicznie. T. jak najszybciej chciał przekazać mi to co już wie na temat przypisanych mojej osobie dwóch projektów. Pośpiech wynikał z faktu, iż mój szef miał na dniach zostać świeżo upieczonym tatą. W planach miał ponad trzytygodniowy urlop tacierzyński. Bardzo szybko zorientowałam się, że T. nie do końca rozumie co dzieje się w projektach i kto jaką pełni w nich rolę. Działo się tak ze względu na fazę początkową przedsięwzięć. Jeden projekt ruszył kilka miesięcy wcześniej, kolejny miał ruszyć jak najszybciej.
T. opowiadał wiele o R., głównym sponsorze projektu: R. chciałaby abyśmy w projekt koniecznie włączyli tę i tę osobę. R. zwróciła uwagę na tę kwestię. R. mówi, że plan musi powstać jak najszybciej. R. nie może wdzwonić się w telekonferencję, a bez niej spotkanie nie ma sensu… R. nie podoba się takie podejście.

Niestety, nie miałam okazji poznać bezpośrednio R., czy też porozmawiać z nią przez telefon. W ten sposób mogłybyśmy nawiązać relacje. Mogłabym zrozumieć czego konkretnie oczekuje biznes reprezentowany przez R. od moich projektów. Dlaczego pojawiła się potrzeba  tych przedsięwzięć.
Na czas nieobecności mojego szefa to R. prowadziła spotkania. Obie czułyśmy się w takim układzie na swój sposób komfortowo.

Bardzo szybko zorientowałam się, iż mój pierwszy projekt był niezbędną podwaliną dla całego kompleksowego programu, zaplanowanego na ponad trzy lata, niezwykle istotnego w strategii firmy. W projekcie brały udział zespoły z całego świata: z Polski, Wielkiej Brytanii, Indii, Singapuru, Pekinu, Stanów Zjednoczonych. Pojedynczy członkowie zespołu znajdowali się także w Chile, Brazylii, na Cyprze, w Izraelu. Nad projektem miało pracować ponad 120 osób, Większość  z nich trzeba było specjalnie zatrudnić, a potem przeszkolić.

Rozmawiając z kierownikami zespołów z poszczególnych regionów, czy specjalistami zaangażowanymi do projektu, zauważyłam, że nie do końca wiedzą co trzeba zrobić, nie do końca rozumieją swoją rolę w projekcie, a już zupełnie nie rozumieją mojej.

Na telekonferencjach projektowych prowadzonych przez R. uczestniczyło ponad 20 osób z różnych stron świata. Nikt się nie odzywał. Chyba, że wywołany przez R. Często zapadała cisza. Uczestnicy wirtualnego spotkania nie wiedzieli, w którym momencie oczekuje się odpowiedzi od nich. Podobnie nie wiedziałam ja sama jakiego rodzaju aktywności oczekuje ode mnie sponsor.

Jeszcze zanim wrócił mój szef z urlopu, doszłam do następujących wniosków:

1. Mój projekt to kompleksowe przedsięwzięcie, które wymaga zbudowania zespołu na jego czas, zespołu, który do tej pory nie pracował ze sobą w podobnym układzie.

2. W moim projekcie brakuje jasnej wizji, wspólnego celu biznesowego

3. Muszę nawiązać dobre relacje z głównym sponsorem i pomysłodawcą projektu.

4. Role poszczególnych członków w moim projekcie są niejasne i muszą jak najszybciej zostać zdefiniowane.

5. Mojej roli w projekcie do końca nie rozumie nikt. Nawet ja sama (!!!)

6. W ramach projektu odbywa się wiele rozmów nie zrozumiałych dla większości członków zespołu projektowego.

7. W projekcie nie ma konkretnie sprecyzowanego zakresu znanego wszystkim, nie mówiąc już o planie.

Zestaw wniosków spędzający sen z powiek, nieprawdaż? Jedno było pewne: wszystkie powyższe punkty muszę rozpracować JA.

Zaczęłam czytać o zarządzaniu projektami. Trafiałam na różne źródła, mniej lub bardziej wartościowe. Zaczęłam uczęszczać na spotkania na temat project managementu. Rozmawiałam z innymi kierownikami projektów. Pytałam, czytałam, konfrontowałam…. I tak się zaczęło. Zarządzanie Projektami pochłonęło mnie w 100%. Pokochałam to od pierwszego doświadczenia. Co więcej, uświadomiłam sobie, że robiłam to już wcześniej. Tyle, że na mniejszą skalę i nie pod szyldem ‚Project Manager’.

Z czasem, wraz z kolejnymi doświadczeniami projektowymi, kolejnymi przeczytanymi pozycjami, odbytymi konferencjami, zaczęłam czuć potrzebę spisania tego co ja właściwie o zarządzaniu projektami myślę. Czasami odniosę się na blogu do ogólnie znanych idei, do tego o czym mówią, piszą inni specjaliści. Jednak celem tego bloga jest pisanie o Project Managemencie przez pryzmat własnych doświadczeń, udzielanie, rad, wskazówek, zwracanie uwagi na to co moim subiektywnym zdaniem ważne.
Nie będę tu pisać o teoriach innych osób. Ani zdawać relacji ze spotkań. Owszem, czasami podsunę ciekawą pozycję. Skomentuję czyjąś teorię. Ale nic poza tym. Wychodzę z założenia, że do tych innych informacji spokojnie traficie sami:)

O tym jak zostałam PMem, Część 1

_MG_7652No właśnie! Jak to się stało?…

Fakt, że mam idealne predyspozycje do zawodu Kierownika Projektów odkryli właściwie inni, nie ja sama. To stanowisko brzmiało dla mnie bardzo enigmatycznie. ‚Project Manager… hmmm… na pewno wiąże się z ogromną wiedzą i odpowiedzialnością. Pewnie trzeba być specjalistą w danej branży, znać specyficzne techniki, aplikacje, o których nie mam pojęcia i ta niewiedza mnie dyskwalifikuje.’ – myślałam.

Otóż nic bardziej mylnego. Po prostu nie wiedziałam na czym dokładnie ten zawód polega. Nie zdawałam sobie sprawy z faktu, iż PROJECT MANAGEREM TRZEBA SIĘ URODZIĆ. Kierownikiem Projektu po prostu się jest, podobnie jak przywódcą.

Kiedy to przez komisję rekrutującą na stanowisko Project Managera w mojej ówczesnej firmie przetoczyły się setki aplikantów, często piastujących wysoko postawione w strukturze organizacji stanowiska menadżerskie, a właściwy kandydat nie został wyłoniony, wszyscy zaczęli się zastanawiać nad profilem otwartej pozycji. Nikt z doświadczonych managerów do niej nie pasował? Nikt z działu, w którym miał być prowadzony projekt? Nikt z ugruntowaną pozycją w polskim oddziale firmy? Komisja rekrutacyjna stwierdziła, że nikt. Wszyscy pracownicy firmy otrzymywali regularnie maila, iż proces rekrutacyjny trwa. Toczyły się kolejne rozmowy kwalifikacyjne. Jednak bez zamierzonych efektów. Project Managera nie wyłaniano tygodniami.

Przyznam, że ogłoszenie brzmiało dla mnie bardzo ciekawie. Jednak jako Starszy Analityk Działu, Trener i Mentor nowych pracowników analizujących raporty finansowe spółek giełdowych z całego świata, nie pomyślałabym iż to ja mogę zaspokajać wymagania pracodawcy.

W rekrutacji wzięła udział również moja przełożona. Już na rozmowie kwalifikacyjnej zorientowała się, że ten zawód kompletnie jej nie odpowiada, nie pasuje do jej dość roztrzepanej, dynamicznej osobowości. M. była niesamowicie kreatywną, otwartą osobą, świetnym liderem. Jednak często pracowała w chaosie. Nie przeszkadzał jej bałagan, bo zawsze umiała doskonale się w nim odnaleźć. Pedantyczny porządek doprowadzał ją wręcz do szału, przeszkadzał w twórczym myśleniu, otwartości na innowacyjne rozwiązania. Tworzenie planu i ścisłe trzymanie się go do końca było aspektem, który zniechęcił M. do starania się o posadę Project Managera. Zaraz po rozmowie rekrutacyjnej przyszła do mojego biurka. Zapytała czy widziałam to ogłoszenie i powiedziała, że koniecznie muszę aplikować. Podobnie zrobiła menadżerka analityków, dla których pełniłam rolę niezależnego mentora. A. również nachyliła się nad moim biurkiem mówiąc: ‚Ania, ta praca jest dla Ciebie’.

Ogłoszenie brzmiało poważnie, ale równocześnie fascynująco. Postanowiłam spróbować. Przygotowałam prezentację na zadany temat. Na rozmowie kwalifikacyjnej przyznałam, iż nie miałam do czynienia z aplikacjami wspomagającymi zarządzanie projektami, nie miałam pojęcia o metodykach. Odpowiadając na różne pytania użyłam zdrowego rozsądku, nawiązałam do swoich zawodowych doświadczeń. I wiecie co? Stało się! Już po godzinie otrzymałam telefon z ofertą pracy!

Byłam wniebowzięta! Zostanę Project Managerem! Będę odpowiedzialna za ciekawe przedsięwzięcia! Będę pracować z ludźmi! Wow!

Jednocześnie towarzyszyło mi dziwne uczucie poczucia winy. Ja? Bez doświadczenia? Bez kompetencji? Bez wiedzy merytorycznej na temat projektu?

No cóż, zostałam wybrana. Otrzymałam zieloną kartę od losu. Przede mną nareszcie konkretne wyzwanie!

AHOJ PRZYGODO!

c.d.n., czyli z czym konkretnie wiązała się przygoda i jakie wyciągnęłam z niej wnioski w następnych postach.

Nowy Blog:)

Oto pierwszy wpis na nowym blogu! Za chwilę przeniosę tutaj wpisy z poprzedniego bloga. Niestety, jego przyjemny dla oka format ograniczał wszelkie aktywności odbiorców. Pisaliście do mnie, że nie wiecie jak komentować posty. Zatem usprawniamy naszą relacje i na dniach zaczynamy używać nowego formatu. Mam nadzieję, że będzie nam wszystkim owocnie służył:)