Otrzymałeś nowy projekt, co dalej?

Pisząc w poprzednich artykułach o swoich potyczkach w pierwszym poważnym projekcie biznesowym, pomyślałam, że na podstawie tego doświadczenia warto stworzyć listę zadań, na których każdy Project Manager powinien skupić się na początku projektu.

W ten oto sposób spisałam ponad 20 punktów, na które każdy z Was powinien zwrócić uwagę gdy zabiera się za projekt. Bynajmniej zwracam uwagę na nie ja, zaczynając kolejne projekty.

Punkty podzieliłam tematycznie na następujące sfery:

I.    Projekt
II.    Sponsor
III.    Otoczenie
IV.    Zespół

Lista punktów przypisana do każdej sfery znajduje się w tabeli poniżej. Podkreślam, że nie jest to żadna metodyka, ale zbiór rad doświadczonego PMa.

Przeczytaliście już treść tabeli? Świetnie! Pewnie wydaje się oczywista, a jednak tak wielu PMów uważa początki projektów za najcięższe. Według mojego doświadczenia im lepiej zaczniesz, tym większej liczby problemów unikniesz w trakcie projektu a członkowie Twojej organizacji będą pewni, że projekt jest w dobrych rękach.

Kto wie? Może przy dobrych wiatrach i odpowiednich staraniach dołączysz do grona ‚Leniwych Project Managerów’? Znacie ten termin? Ukuł go znany Brytyjczyk, doświadczony Kierownik Projektów Peter Taylor (http://www.thelazyprojectmanager.com). Według niego bycie leniwym Project Managerem oznacza dążenie do mądrych rozwiązań. Peter Taylor mówi:

Work smarter, not harder.

W myśl tej zasady zalecam skupić się na dobrym początku projektu. Z dość obszernej tabeli  umieszczonej po lewej stronie tego tekstu polecam skupić się na najistotniejszych moim zdaniem kwestiach:

Twoja rola, Twoja postawa -TY
Daj się poznać otoczeniu od jak najlepszej strony. Szczerze przedstaw swoją wiedzę merytoryczną na temat zakresu projektu. Podziel się swoimi dotychczasowymi sukcesami. Jasno określ czego zespół może od Ciebie oczekiwać, a czego Ty oczekujesz w zamian. Wykaż się konsekwencją i słownością. W ten sposób nie tylko zdobędziesz zaufanie zespołu, ale zbudujesz podstawy by później oczekiwać tego samego. Pokaż swoje zaangażowanie w projekt. Interesuj się każdym zadaniem, podniesionym problemem. Wnikaj w szczegóły. Naucz się o zakresie projektu jak najwięcej a zespół szybko zacznie Cię szanować.

Coś jest do zrobienia, ale nikt nie wie jak to zrobić
Na początku wiele osób będzie patrzyło w ten sposób na Twój projekt. COŚ – a zatem nie do końca wiadomo co. Upewnij się, że zakres projektu jest dla wszystkich jasny. Najlepiej spisany, np. w Karcie Projektu na poziomie ogólnym, a następnie bardzo szczegółowo w Specyfikacji Projektowej.
NIE WIADOMO JAK – to całkiem normalne. Przecież po to rozpoczyna się projekt, by zebrać zespół ludzi z określonymi umiejętnościami i doświadczeniem, którzy razem stworzą unikatowy produkt. A zatem ignoruj te narzekania. Odpowiedź na  pytanie ‚JAK’ z czasem sama wypłynie od zespołu projektowego.

Narzekania osób niechętnych do zmian i nie lubiących planować  (bo przecież i tak wszystko się zmieni)
Przygotuj się, że na początku klimat będzie negatywny. Kolejny projekt, więcej obowiązków, nikt nie wie o co chodzi, a więc wszystko jest bez sensu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zaczniesz działać w takiej atmosferze. Przygotuj się na to. Bądź niezłomny. Przygotuj cały zapas argumentów przemawiających za projektem: potrzeba biznesu, korzyści osobiste dla każdego członka zespołu.

Budowa zespołu
Tylko na początku projektu masz szansę zbudować zespół ‚od zera’. Nawiąż relacje z każdym członkiem z osobna. Wprowadź jasne zasady współpracy. Skup się na integracji zespołu. Zorganizuj wspólne wyjście. Na pierwszych spotkaniach zastosuj tzw. przełamywacze  lodów (ang. icebreakers).

Relacja ze sponsorem/ interesariuszami
Od tej relacji tak naprawdę zależy wszystko. To sponsor i Komitet Sterujący mają prawo podejmowania decyzji. Upewnij się, że znasz ich oczekiwania i na bieżąco informujesz o postępach w projekcie. Nie zapomnij informować również o wszelkich zmianach i pojawiających się ryzykach.