Pisząc w poprzednich artykułach o swoich potyczkach w pierwszym poważnym projekcie biznesowym, pomyślałam, że na podstawie tego doświadczenia warto stworzyć listę zadań, na których każdy Project Manager powinien skupić się na początku projektu.
W ten oto sposób spisałam ponad 20 punktów, na które każdy z Was powinien zwrócić uwagę gdy zabiera się za projekt. Bynajmniej zwracam uwagę na nie ja, zaczynając kolejne projekty.
Punkty podzieliłam tematycznie na następujące sfery:
I. Projekt
II. Sponsor
III. Otoczenie
IV. Zespół
Lista punktów przypisana do każdej sfery znajduje się w tabeli poniżej. Podkreślam, że nie jest to żadna metodyka, ale zbiór rad doświadczonego PMa.
Przeczytaliście już treść tabeli? Świetnie! Pewnie wydaje się oczywista, a jednak tak wielu PMów uważa początki projektów za najcięższe. Według mojego doświadczenia im lepiej zaczniesz, tym większej liczby problemów unikniesz w trakcie projektu a członkowie Twojej organizacji będą pewni, że projekt jest w dobrych rękach.
Kto wie? Może przy dobrych wiatrach i odpowiednich staraniach dołączysz do grona ‘Leniwych Project Managerów’? Znacie ten termin? Ukuł go znany Brytyjczyk, doświadczony Kierownik Projektów Peter Taylor (http://www.thelazyprojectmanager.com). Według niego bycie leniwym Project Managerem oznacza dążenie do mądrych rozwiązań. Peter Taylor mówi:
Work smarter, not harder.
W myśl tej zasady zalecam skupić się na dobrym początku projektu. Z dość obszernej tabeli umieszczonej po lewej stronie tego tekstu polecam skupić się na najistotniejszych moim zdaniem kwestiach:
Twoja rola, Twoja postawa -TY
Daj się poznać otoczeniu od jak najlepszej strony. Szczerze przedstaw swoją wiedzę merytoryczną na temat zakresu projektu. Podziel się swoimi dotychczasowymi sukcesami. Jasno określ czego zespół może od Ciebie oczekiwać, a czego Ty oczekujesz w zamian. Wykaż się konsekwencją i słownością. W ten sposób nie tylko zdobędziesz zaufanie zespołu, ale zbudujesz podstawy by później oczekiwać tego samego. Pokaż swoje zaangażowanie w projekt. Interesuj się każdym zadaniem, podniesionym problemem. Wnikaj w szczegóły. Naucz się o zakresie projektu jak najwięcej a zespół szybko zacznie Cię szanować.
Coś jest do zrobienia, ale nikt nie wie jak to zrobić
Na początku wiele osób będzie patrzyło w ten sposób na Twój projekt. COŚ – a zatem nie do końca wiadomo co. Upewnij się, że zakres projektu jest dla wszystkich jasny. Najlepiej spisany, np. w Karcie Projektu na poziomie ogólnym, a następnie bardzo szczegółowo w Specyfikacji Projektowej.
NIE WIADOMO JAK – to całkiem normalne. Przecież po to rozpoczyna się projekt, by zebrać zespół ludzi z określonymi umiejętnościami i doświadczeniem, którzy razem stworzą unikatowy produkt. A zatem ignoruj te narzekania. Odpowiedź na pytanie ‘JAK’ z czasem sama wypłynie od zespołu projektowego.
Narzekania osób niechętnych do zmian i nie lubiących planować (bo przecież i tak wszystko się zmieni)
Przygotuj się, że na początku klimat będzie negatywny. Kolejny projekt, więcej obowiązków, nikt nie wie o co chodzi, a więc wszystko jest bez sensu. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że zaczniesz działać w takiej atmosferze. Przygotuj się na to. Bądź niezłomny. Przygotuj cały zapas argumentów przemawiających za projektem: potrzeba biznesu, korzyści osobiste dla każdego członka zespołu.
Budowa zespołu
Tylko na początku projektu masz szansę zbudować zespół ‘od zera’. Nawiąż relacje z każdym członkiem z osobna. Wprowadź jasne zasady współpracy. Skup się na integracji zespołu. Zorganizuj wspólne wyjście. Na pierwszych spotkaniach zastosuj tzw. przełamywacze lodów (ang. icebreakers).
Relacja ze sponsorem/ interesariuszami
Od tej relacji tak naprawdę zależy wszystko. To sponsor i Komitet Sterujący mają prawo podejmowania decyzji. Upewnij się, że znasz ich oczekiwania i na bieżąco informujesz o postępach w projekcie. Nie zapomnij informować również o wszelkich zmianach i pojawiających się ryzykach.
Bardzo dobry, rzeczowy artykuł. Bardzo dziękuję za możliwość lektury 🙂
Dziękuję – cieszę się, że się przydał. Pozdrawiam 🙂
Aniu, świetny artykuł. Czuje się jak Ty na 1szym swoim projekcie. Była załamka a po Twljm tekście czuje ze mogę coś osiągnąć pomimo ze jestem jeszcze zielona?
Fantastycznie! Cieszę się, że mogłam Cię zmotywować 🙂