Jak identyfikować ryzyko w projektach?

risk2

Zarządzanie Ryzykiem a Organizacja – Słowo Wstępu

O zarządzaniu ryzykiem obecnie mówi się wiele. Ile organizacji w rzeczywistości nim zarządza? Trudno stwierdzić. Osobiście posiadam skrajne doświadczenia z zarządzania ryzykiem w projektach. Pracowałam w organizacji, w której zarządzanie ryzykiem w ogóle nie istniało. Owszem, o czarnych scenariuszach mówiło się wiele, jednak nie zarządzając tymi prognozami w żaden sposób. Prowadziłam również projekty dla organizacji, w której proces zarządzania ryzykiem był narzucony przez samo Biuro Projektów. Kierownik Projektów nie otrzymałby akceptacji planu projektu od Komitetu Sterującego, gdyby nie było w nim mowy o ryzykach. Każde ryzyko musiało posiadać plan reakcji, a także właściciela. Co więcej, proces zarządzania projektami przyjęty w tej organizacji wymagał regularnych przeglądów ryzyk. A zatem firma była dojrzała pod względem zarządzania ryzykiem na szczeblu wyższej kadry zarządzającej. To już duży krok do przodu – jednocześnie marzenie wielu PMów.

 

Co to jest ryzyko, czyli jak poprowadzić sesję identyfikacji ryzyk

Management wspomnianej organizacji wymagał ode mnie rejestru ryzyk i planu zarządzania tymi ryzykami. Jako Kierownik Projektu nie mogłam stworzyć takiego rejestru sama. Ryzyka w projekcie powinny wypłynąć od zespołu projektowego. Okazało się, że rozumienie procesu zarządzania ryzykiem wśród managerów organizacji nie do końca miało odzwierciedlenie w poszczególnych zespołach projektowych. Pierwsze sesje z ryzyka, które przeprowadziłam z zespołem były stosunkowo trudne. Bardzo szybko zrozumiałam, że spotkania tego typu nie były wcześniej przeprowadzane przez PMów. Nie były również narzędziem stosowanym przez zespoły operacyjne. Sesja zarządzania ryzykiem okazała się dla członków moich zespołów projektowych nowością.

A oto jak przebiegła:

Jako początkujący Project Manager przygotowałam na swoją pierwszą sesję z zarządzania ryzykiem listę pytań do zespołu.

  1. Co mogło pójść źle w projekcie?
  2. Jaki miałoby to wpływ na projekt?
  3. Jakie jest prawdopodobieństwo zakładanego zdarzenia?

 

Oczywiście najprościej byłoby poprosić uczestników spotkania by przygotowali swoje odpowiedzi na karteczkach, następnie umieścili ryzyka na macierzy zgodnie ze skalą prawdopodobieństwa zdarzenia i wpływu na projekt. Niestety, członkowie tego projektu zlokalizowani byli w różnych stronach świata. Temat ryzyka w projekcie poruszaliśmy zatem na telekonferencji. Podczas sesji dzieliłam się z uczestnikami spotkania rzutem swojego ekranu a na koniec rozesłałam do wszystkich taką macierz. Jednak przyznam, że powstała ona w przysłowiowych bólach. A wiecie dlaczego?

Okazało się, że wszyscy odpowiedzieli na pierwsze pytanie w jednoznaczny sposób:

– Co może pójść źle w projekcie?

– Nie zdążymy zakończyć go na czas.

 

Każdy odpowiadał tak samo na zadane pytanie. Jako świeżo upieczony Kierownik Projektu ugrzęzłam. Zaczęłam zadawać pytania pomocnicze:

– Co jeszcze mogłoby się stać? Jakie jeszcze widzicie ryzyka?

-… (cisza)…

 

Zaczęłam sama podawać przykłady:

– A może nie zdążymy zatrudnić ludzi? Może mamy zbyt napięty, nierealny plan?

– … (kilka przytaknięć, mało konkretów)…

 

Trochę spanikowałam. Nie spodziewałam się tego typu trudności. Rozesłałam pytania wcześniej. Wydawało mi się, że zespół będzie wiedział co to jest ryzyko i jakie prawdopodobne zdarzenia mogą mieć wpływ na nasz projekt. Tymczasem zamiast moderatorem sesji, stałam się jej najbardziej aktywnym uczestnikiem, co bez wątpienia nie powinno mieć miejsca. To zespół specjalistów najlepiej wie jakie zdarzenia zagrażają projektowi lub stwarzają dla niego dodatkowe szanse. Po zadanych przeze mnie pytaniach i podanych przykładach z czasem zaczęły pojawiać się przykładowe ryzyka. Pomógł mi jeden z managerów z USA, który wyraźnie ‘czuł temat’. Zakończyliśmy sesję z listą około 15 ryzyk, na podstawie której potem stworzyliśmy Rejestr Ryzyk, określiliśmy plan reakcji na poszczególne prawdopodobne zdarzenia oraz przypisaliśmy właścicieli tych zadań. Sesja zakończona pożądanym efektem, jednak z towarzyszącym poczuciem klęski.

 

Jakiś czas później miałam okazję uczestniczyć w warsztatach zarządzania ryzykiem prowadzonych przez światowego guru w tym temacie, Davida Hillsona. Więcej o Davidzie możecie poczytać tutaj. Opowiedziałam Davidowi o swoim pierwszym trudnym doświadczeniu z sesji zarządzania ryzykiem i poprosiłam o radę. David uświadomił mi, że fakt, iż projekt się opóźni jest EFEKTEM ryzyka, które może się wydarzyć, nie samym ryzykiem.  Mylenie efektu z ryzykiem jest bardzo popularnym błędem. Zadając swojemu zespołowi pytanie DLACZEGO projekt się opóźni, otrzymałabym listę ryzyk bez dodatkowej dawki stresu i aktu podsuwania na gorąco pomysłów na temat tego co może się zdarzyć.

 

Zasada Trzech

Podsumowując, warto zapamiętać tę prostą zasadę:

 

FAKT/PRZYCZYNA -> RYZYKO -> EFEKT

Uznany w projekcie FAKT sprawia, że stwierdzamy MOŻLIWOŚĆ WYSTĄPIENIA ZDARZENIA (RYZYKO), które wywoła konkretny EFEKT.

 

Przykłady:

FAKT: Bezpłatne narzędzie, które planujemy zastosować w projekcie jako alternatywę płatnego narzędzia nie zostało dokładnie przebadane.

RYZYKO: Bezpłatne narzędzie może nie posiadać wszystkich pożądanych funkcjonalności.

EFEKT: Trzeba będzie zakupić narzędzie, które posiada wszystkie funkcjonalności, na skutek czego zwiększą się koszty projektu.

 

FAKT: Klient nie określił jeszcze wymagań co do ilości pól w bazie danych objętych zakresem projektu.

RYZYKO: Klient określi więcej niż 40 pól w bazie danych, które należy zwalidować w projekcie.

EFEKT: Projekt znacznie przedłuży się od obecnie zakładanego czasu trwania.

 

To tylko kilka słów na temat ryzyka na etapie jego identyfikacji. Więcej w następnych postach!

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all

%d blogerów lubi to: