Wszyscy zarządzamy projektami, czyli czym jest projekt?

Przyznaję się. Pisanie o certyfikacji, szkoleniach i możliwościach dokształcania się porządnie mi się znudziło. Wiem, wiem – ten temat bardzo Was interesuje i nie jedno z Was czeka na post o certyfikacji PMP. Obiecuję wrócić do tego tematu i to niejeden raz. Tymczasem dzisiaj obieram kierunek: mój blog jako pigułka wiedzy z zarządzania projektami. Pigułka pigułką, ale podstawy samych podstaw trzeba znać, zatem od nich zaczniemy 😉 Ustalmy sobie raz na zawsze o czym właściwie tutaj, na tym blogu piszemy, tzn. co to jest projekt?

W dzisiejszym języku polskim słowo projekt jest niesamowicie popularne. Gdy tylko chcemy podkreślić, że zajmujemy się czymś ważnym (tak profesjonalnie, biznesowo i całkiem na poważnie), mówimy, że „pracujemy nad ważnym projektem.” Ile w tym prawdy? Zazwyczaj jest w tym 100% prawdy 🙂 Dlaczego? Dlatego właśnie, że projekty są wszędzie!

Swobodna definicja projektu

Projektem możemy nazwać każde przedsięwzięcie, które ma charakter tymczasowy i unikatowy. Co to znaczy, że projekt jest tymczasowy? To znaczy, że jest ograniczony w czasie: ma określony początek i koniec (a co za tym idzie wykorzystuje określone/ograniczone zasoby by zrealizować określony/ograniczony zakres zadań). Co oznacza, że projekt jest unikatowy? Unikatowe (czyli jedyne w swoim rodzaju) jest przedsięwzięcie, które nie ma charakteru powtarzalności. Jeśli daną czynność wykonujecie każdego dnia, czy też regularnie z większymi, bądź mniejszymi odstępami czasowymi, to nie jest to projekt!

Przykład

Omówmy powyższe na przykładzie. Niech będzie nim czynność dojeżdżania do pracy.

Sama czynność dojeżdżania do pracy jest rutynową, powtarzalną działalnością. Nie jest zatem projektem. Wyobraźmy sobie jednak, że zmieniamy pracę i od jutra mamy dojeżdżać do nowego biura na drugim końcu miasta. Każdy z Was kto ma choć odrobinę zacięcia strategiczno-planistycznego usiądzie przed komputerem i poserfuje po Internecie by sprawdzić mapę, rozkłady jazdy środków transportu, tak by wybrać najdogodniejszy sposób dotarcia do pracy. Pomyśleliście, że to jest projekt? Bingo! Właśnie zrealizowaliście projekt pt. „Opracowanie sposobów dojazdu do nowego miejsca pracy”. Czynność ta była tymczasowa, możemy wyraźnie określić jej początek i koniec. Ba, zanim się za nią zabraliśmy, wiedzieliśmy, że musimy zakończyć zadanie do następnego dnia rano. Tak by wyjść z domu i spokojnie zdążyć na rozpoczęcie pierwszego dnia w nowej pracy. Czy czynność ta była unikatowa? Jak najbardziej. Nie będziecie już codziennie sprawdzać rozkładów jazdy. Zrobiliście to raz, porządnie. Możliwe, że opracowaliście sobie kilka opcji dojazdu do pracy. Przetestujecie je w najbliższych dniach i po tygodniu podejmiecie decyzję jaką drogą odtąd codziennie będziecie udawać się do pracy. Bardziej wnikliwym czytelnikom przypominam, że celem naszego projektu było opracować alternatywy dojazdu, a nie podjąć decyzję jak będziemy dojeżdżać. Nasz projekt zatem kończy się tego samego wieczora (lub ranka jeśli zwlekaliście z wykonaniem tego zadaniem do ostatniej chwili), przed pójściem do pracy.

Zadanie dla Czytelnika

A teraz kilka przykładów projektów i czynności, których do kategorii projektów zaliczyć nie można. Oto lista poniżej. Czynności zostały opisane dość lakonicznie, jednak zawierają słowa klucze. Zdajcie się więc na intuicję i spróbujcie pogrupować poniższą listę zadań na projekty i … powiedzmy dla łatwości „nieprojekty”, następnie zerknijcie do rozwiązania umieszczonego poniżej.

Przykłady projektów i „nieprojektów”:

obsługa Klienta, usprawnienie procesu operacyjnego, produkcja serków waniliowych, zaprojektowanie nowego modelu samolotu, misja na Marsa, budowa osiedla mieszkalnego, przygotowywanie drugiego śniadania do szkoły, codzienne zakupy spożywcze, uprawa roli, organizacja wycieczki w Bieszczady, oprowadzanie wycieczek jako przewodnik, wyprawa na Kilimandżaro, zajęcia na ściance wspinaczkowej, lekcje jazdy na łyżwach, nauczenie się jazdy na rowerze, oglądanie serialu „Klan”, obejrzenie filmu „Apollo 12”, wdrożenie nowego Klienta w procesy naszej firmy.

Rozwiązanie:

Projekty

Usprawnienie procesu operacyjnego

Zaprojektowanie nowego modelu samolotu

Misja na Marsa

Budowa osiedla mieszkalnego

Organizacja wycieczki Bieszczady

Wyprawa na Kilimandżaro

Nauczenie się jazdy na rowerze

Obejrzenie filmu „Apollo 12”

Wdrożenie nowego Klienta w procesy naszej firmy

Nieprojekty

Obsługa Klienta

Produkcja serków waniliowych

Przygotowywanie drugiego śniadania do szkoły

Codzienne zakupy spożywcze

Uprawa roli

Oprowadzanie wycieczek jako przewodnik

Zajęcia na ściance wspinaczkowej

Lekcje jazdy na łyżwach

Oglądanie serialu „Klan”

Proste? Proste jak drut, kolokwialnie rzec by się chciało 😉 To tyle na dziś. W następnym odcinku będzie nieco poważniej, czyli o projektach biznesowych z życia wziętych.

Już teraz gorąco Was zapraszam 🙂

Reklamy

Co lepiej wybrać? Szkolenie, czy studia podyplomowe z zarządzania projektami?

Chcielibyście poszerzyć swoją wiedzę z zarządzania projektami, a następnie to udokumentować? To niewątpliwie świetna decyzja! A zatem pierwszy krok poczyniony. Kolejnym jest ustalenie w co najlepiej zainwestować swój czas i – nie ukrywajmy, całkiem niemałe – pieniądze. Ten artykuł ma na celu pomóc podsumować wszelkie „za” i „przeciw” w wyborze między studiami podyplomowymi a szkoleniem z zarządzania projektami. Sądząc po pytaniach, które zadajecie mi ostatnio w mailach, to najgorętszy temat tuż przed rozpoczęciem roku akademickiego.

Anna Erdmańska - Warsztat z zarządzania projektami

Anna Erdmańska – Warsztat z zarządzania projektami

Pozwolę sobie zacząć swoją wypowiedź nieco na opak, podkreślając że najważniejszą kompetencją kierownika projektów jest… DOŚWIADCZENIE 🙂 Kierownikiem Projektu bardzo często zostaje się z przypadku. Wśród moich znajomych jest spore grono PMów, którzy wcześniej nawet nie znali definicji takiego zawodu. Kierownikiem Projektu zostali dzięki trzem czynnikom:
• Posiadali odpowiednie kompetencje
• Ich doświadczenie wpisywało się w nową rolę
• Po prostu: byli osobą na odpowiednim miejscu i w odpowiednim czasie.
Mną samą właśnie tak pokierował los, o czym zresztą napisałam tutaj w części Pamiętnik PMa. Dopiero jako Kierownik Projektu zaczęłam intensywnie rozglądać się za sposobami na zgłębienie wiedzy z zarządzania projektami. Okoliczności losu sprawiły, że ponad pięć lat temu, w tym samym przedziale czasowym, miałam okazję uczestniczyć zarówno w studiach podyplomowych na uczelni wyższej, jak i w warsztatach z zarządzania projektami. Poniżej podzielę się z Wami swoim subiektywnym doświadczeniem i omówię te dwie ścieżki pod kątem różnych aspektów.

Zakres i przydatność przekazywanej wiedzy

Zarówno w przypadku studiów podyplomowych, jak i szkoleń, przed zapisaniem się na listę uczestników możecie dokładnie przyjrzeć się planowi zajęć i poruszanym na nich tematom. Możecie zatem podjąć zupełnie świadomą decyzję.

W moim przypadku materiał prezentowany na studiach podyplomowych, w których uczestniczyłam był stanowczo zbyt obszerny. Program studiów obejmował sporo przedmiotów, z którymi zapoznałam się już wcześniej, studiując ekonomię. Mam tu na myśli przedmioty typu: strategia przedsiębiorstwa, rachunkowość i finanse. Przedmioty te oczywiście są powiązane z zarządzaniem projektami. Jednak w rzeczywistości były one prowadzone w oderwaniu od zarządzania projektami. Dla mnie jako absolwentki Wydziału Ekonomicznego, nie wniosły nic nowego. Bardzo dobrze wspominam natomiast przedmioty takie jak:
– Metodyka Zarządzania Projektami – te zajęcia zdominowały pozostałe wykłady pod względem liczby godzin, a dodatkowo zdeklasowały je pod względem przydatności. Świetnie poprowadziło je dwóch praktyków obracających się również w świecie naukowym. Przedmiot ten można właściwie porównać do solidnego szkolenia. Na zajęciach przeszliśmy przez wszystkie aspekty zarządzania projektami w teorii i w praktyce. Zajęcia obfitowały w praktyczne ćwiczenia i pracę w grupach. Na koniec zajęć opracowywaliśmy w grupach projekty, w których przekłuwaliśmy w praktykę całą zdobytą wiedzę. Zbudowaliśmy harmonogram projektu, obliczaliśmy ścieżkę krytyczną, analizowaliśmy zasoby i ryzyka. Dzięki tym zajęciom nie żałowałam nawet przez chwilę, że zdecydowałam się na studia podyplomowe. Była to prawdziwa pigułka wiedzy i praktyki w jednym. Nie zabrakło też motywacji do rozwijania się w zawodzie Project Managera.
– Przywództwo – te zajęcia były wyjątkowo udane głównie dzięki prowadzącemu. Był po prostu genialny! Zrobiliśmy mnóstwo testów psychologicznych, opracowywaliśmy case studies, oglądaliśmy filmy, scenki sytuacyjne dotyczące przywództwa. Spora dawka inspiracji i motywacji dla Kierownika Projektu jako lidera.
– Zajęcia praktyczne z MS Project – kolejne bardzo praktyczne zajęcia w sali komputerowej. Program MS Project znałam wcześniej, jednak dzięki tym zajęciom poznałam o wiele więcej funkcji, skrótów i ogólnie mówiąc – możliwości. Na zajęciach stworzyliśmy harmonogram swojego projektu, dokonaliśmy rozmaitych analiz i zmian, które mogły nastąpić w trakcie realizacji projektu. Można powiedzieć, że oddzielnie zaliczyliśmy szkolenie z MS Project, za które musielibyśmy słono zapłacić.

Jeśli chodzi o szkolenia oferowane przez firmy szkoleniowe, uczestniczyłam w szkoleniu przygotowującym do PMP, w tzw. Akademii PMP. Szkolenie odbywało się w pięciu dwudniowych modułach. Jego zakres obejmował wszystkie obszary zarządzania projektami według standardu PMI. Zajęcia te również obfitowały w ćwiczenia praktyczne, przykłady, pracę w grupach. Prowadzone były przez praktyków zarządzania projektami, Project Managerów z doświadczeniem w co najmniej kilku firmach i kilku różnych branżach. Pod względem tematyki były zbliżone do przedmiotu Metodyka Zarządzania Projektami ze studiów podyplomowych. Obejmowały również takie tematy jak: projekty a strategia, czy przywództwo. W moim przypadku zajęcia te były bardziej praktyczne, skondensowane, w przeciwieństwie do całego wachlarza przedmiotów na studiach podyplomowych. Jedyną przewagą studiów podyplomowych nad szkoleniem były wspomniane zajęcia z MS Project.

Przewaga: szkolenia

Przygotowanie do certyfikacji

Studia podyplomowe, w których uczestniczyłam nie były wyraźnie ukierunkowane w stronę którejś z metodyk. Omawialiśmy różne standardy, podstawowe różnice między nimi. Może trochę bardziej zgłębialiśmy metodykę IPMA. Pamiętam, że zrobiliśmy kilka przykładowych testów egzaminacyjnych na certyfikację IPMY. Wiem jednak, że są studia podyplomowe, które konkretnie przygotowują do wybranej certyfikacji.

Szkolenie, w którym uczestniczyłam kompleksowo przygotowywało do wybranej certyfikacji, a mianowicie do PMP. Ostatni moduł zajęć polegał na omówieniu i przećwiczeniu przykładowych testów egzaminacyjnych. Co więcej, do egzaminu prowadzący nawiązywali na każdych zajęciach omawiając poszczególne obszary zarządzania projektami. Przygotować wszystkich do zdania egzaminu to był podstawowy cel tych 10 dni szkolenia.

Przewaga: szkolenia

Prowadzący

Osobiście zawsze najwięcej wynosiłam z zajęć prowadzonych przez praktyków. Teorię można poznać samemu z książek, filmów, artykułów. Dopiero teoria dobrze przetrawiona przez doświadczonego prowadzącego zyskuje inny wymiar i sens. W przypadku zarządzania projektami, które aplikujemy w każdej dowolnej dziedzinie, doświadczenie jest tym bardziej kluczowe. Tak jak, już wcześniej wspomniałam, na studiach podyplomowych większość zajęć prowadzili ludzie świata nauki, ewentualnie praktycy w przeszłości. Na szczęście te najbardziej praktyczne, dominujące pod względem godzinowym zajęcia z metodyki zarządzania projektami były prowadzone przez praktyków.

Jeśli chodzi o szkolenie, tutaj mieliśmy do czynienia z praktykami, ale przyznam, że od niektórych powiewało nieco zbyt metodycznym podejściem do wyjaśnienia zagadnienia, które objawiało się mało interaktywnymi wykładami w tzw. stylu „ex katedra”. Wymieniając poglądy z uczestnikami, upewniłam się, że takie było nie tylko moje wrażenie. Na szczęście stało się tak jedynie na dwóch modułach prowadzonych przez jedną osobę, zatem przewagę w kategorii prowadzący przypisuję mimo wszystko szkoleniom.

Przewaga: szkolenia

Uczestnicy i networking

Pierwszą i ostatnią różnicą między uczestnikami szkoleń i studiów podyplomowych jest ich liczba. W studiach podyplomowych wzięło udział około 30 osób, w szkoleniu około 7. Wydawałoby się, że kameralny klimat sprzyja nawiązywaniu bardziej wartościowych relacji, jednak to na studiach zawarłam o wiele więcej znajomości, które utrzymuję do dzisiaj. Na uczelni spędziliśmy ze sobą znacznie więcej czasu, pracując w grupach nad różnymi zadaniami.
Mogłabym pokusić się o stwierdzenie, że na moich studiach podyplomowych było więcej „przypadkowych osób”. Miałam wrażenie, że niektórzy uczestnicy po prostu chcieli z czegoś (czegokolwiek) zrobić podyplomówkę, zwiększając swoją atrakcyjność na rynku pracy. Zarządzanie projektami stawało się wtedy modne, więc wybór padał na tę dziedzinę. Na szkoleniu jednak wśród tych 7 osób również trafiła się jedna, która po prostu chciała przekonać się na czym polega zarządzanie projektami. Inny skolei uczestnik przyjął postawę „przysłała mnie tu firma” i skupiał się raczej na bieżącym odpisywaniu na maile, odbieraniu telefonów i ogólnie rzecz biorąc ciężkiej pracy na swoim służbowym laptopie. Nie warto więc generalizować i na siłę kateogryzować uczestników szkoleń i studiów podyplomowych.

Jeśli chodzi o networking, znajomości zawarte na szkoleniu wydawały się być lepiej prosperujące w kontekście potencjalnych korzyści w sferze zawodowej. Tymczasem, patrząc z perspektywy czasu na dalszy rozwój wydarzeń, to relacje ze studiów podyplomowych przetrwały i zaowocowały, zarówno prywatnie, jak i zawodowo.

Przewaga: studia podyplomowe

Twój czas i wkład pracy

Zdecydowanie na korzyść szkoleń. Skondensowanie tej samej wiedzy (bynajmniej najczystszej jej esencji) w dziesięciu dniach zagrało na korzyść w porównaniu do piątkowych, sobotnich i niedzielnych spotkań, co drugi weekend, przez dwa semestry roku akademickiego. Dodajmy tu jeszcze czas poświęcony na napisanie pracy dyplomowej na koniec studiów i sprawa jest jeszcze bardziej oczywista.

Przewaga: szkolenia

Cena

Zdecydowanie na korzyść studiów podyplomowych. W moim przypadku całkowity koszt studiów był trzykrotnie niższy od całkowitego kosztu dziesięciodniowego szkolenia.

Przewaga: studia podyplomowe

Wymagania na rynku pracy

Każdy z nas ma jakiś nawyk, mniej lub bardziej zdrowy i w różnym stopniu uzasadniony logiką. Moim nałogiem jest sprawdzanie ofert pracy dla PMów, w Polsce i zagranicą. Oddaję się mu z pasją, regularnie od około sześciu lat. Nie robię żadnych statystyk ani dokumentacji archiwalnej, ale musicie uwierzyć mi na słowo, że w swej subiektywnej selekcji ogłoszeń pracy trafiłam do tej pory na jedno, które wśród wymagań zawierało skończone studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami. Trudno natomiast znaleźć ogłoszenie poszukujące Kierownika Projektu i nie wspominające o certyfikacie, czy to PMP, czy to PRINCE2, czy o innych nieco mniej popularnych, a węższych w specyfikacji certyfikatach. Moje studia nie przygotowywały tak dobrze do certyfikacji jak szkolenia. Zatem kategorię tę rozstrzygam na korzyść tych drugich.

Przewaga: szkolenia

PODSUMOWANIE:

W moim przypadku szkolenie okazało się być o wiele bardziej korzystne niż studia podyplomowe. Jednak nie chciałabym by to był główny wniosek tego wpisu. Główny wniosek brzmi następująco:

Gdy zapisujecie się na szkolenie lub studia podyplomowe z zarządzania projektami oceńcie sami co już wiecie, a z czego chcecie się doszkolić. Następnie przyjrzyjcie się dokładnie jak wygląda program i zakres materiału. Koniecznie zapytajcie o osoby prowadzące zajęcia ze szczególnym zwróceniem uwagi na ich doświadczenie w zarządzaniu projektami. Im bliższe będzie Waszej branży i Waszych projektów, tym większa szansa na to, że wyjdziecie z zajęć zadowoleni. No i na sam koniec: nie ma nic bardziej efektywnego niż wywiad środowiskowy wśród osób, które uczestniczyły w interesujących Was zajęciach.

Macie już podobne doświadczenia za sobą? Zachęcam do wymiany opinii pod postem.