7 wybranych czynników kształtujących pracę Kierownika Projektów

Idąc za ciosem, napisałam kolejny bardziej skupiony na mojej skromnej osobie wpis. Przedstawiam Wam tekst z pogranicza dwóch tutejszych kategorii: Pamiętnika PMa a Sztuki Zarządzania Projektami. Możecie go potraktować jako Mój Dekalog PMa. Myślę, że może okazać się szczególnie dobrą inspiracją przed rozmowami kwalifikacyjnymi o pracę na stanowisko PMa.

Kluczowe czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami najważniejsi są ludzie!

Zespół projektowy to często mieszany twór z ekspertów różnych dziedzin, którzy wcześniej ze sobą nie pracowali. Jako Project Manager skupiam się na tym, by wszyscy rozumieli cel projektowy, korzyści jakie przyniesie on organizacji oraz by wspólnie pracowali nad jego osiągnięciem. Skupiam się na motywacji członków zespołu.

Interesariusze projektu, czy sponsor często reprezentują odmienne odłamy biznesu, mając inne priorytety i oczekiwania wobec projektu. W projektach skupiam się na tym by cel projektu był spójny i zrozumiały dla każdego biznesu. Dbam o przejrzystość projektu, głównie poprzez komunikację.

Z mojego doświadczenia wynika, iż wiele ryzyk w projekcie urzeczywistnia się, czy nie jest odpowiednio wcześnie zaadresowanych na skutek zaniedbania czynnika ludzkiego.

W którym momencie projektu trzeba się najbardziej przyłożyć?

Największym wyzwaniem jest faza początkowa każdego projektu. Ta faza wymaga najwięcej wysiłku od Project Managera i owocuje wprost proporcjonalnie w trakcie realizacji. Ile wysiłku włożymy na początku, o tyle płynniej będzie przebiegał projekt w następnych fazach. Mówi o tym tzw. krzywa bólu, o której pewnie niejednokrotnie słyszeliście.

Jako kierownik projektów na początku każdego przedsięwzięcia wkładam najwięcej wysiłku w:
– jasność uzasadnienia biznesowego i celu przedsięwzięcia
-zidentyfikowanie i analizę interesariuszy
-zaangażowanie odpowiednich stron biznesowych w projekt
-zidentyfikowanie zasobów potrzebnych do realizacji
– zapewnienie członków zespołu o odpowiednich umiejętnościach
-zbudowanie organizacji w projekcie (ustalenie poszczególnych ról, sposobu podejmowania decyzji, niezbędnych akceptacji)
-zbudowanie zespołu projektowego
-zaplanowanie przebiegu projektu
-stworzenie rejestru ryzyk.

Jak zarządzać zespołem projektowym?

Wszystko zależy od kultury organizacji, zespołu i projektu, a więc Kierownik Projektu musi być elastyczny.

W projektach intensywnych i krótkich nie ma miejsca na nieporozumienia, niedociągnięcia, czy domysły. To wywołuje frustrację i spadek morałów w zespole. Zawsze stawiam na wspólnie stworzony plan. Jeśli zespół stworzy go razem, twierdząc, że może być wykonany w tak krótkim czasie, to już połowa sukcesu. W krótkich, intensywnych projektach ważna jest częsta komunikacja. Mowa tu o nawet codziennych spotkaniach, na których zespół omawia postępy prac, adresuje problemy, na bieżąco identyfikuje ryzyka. Jako Kierownik Projektu upewniam się, że zespół dysponuje wszystkimi zasobami by móc wykonać swoje zadania. Usuwam przeszkody z otoczenia, rozwiązuję problemy z organizacją na zewnątrz. Rozmawiam również oddzielnie z członkami zespołu, upewniając się, że rozumieją swoją rolę i zadania w projekcie, wiedzą jakie korzyści osobiste mogą wynieść z projektu.

Jak powinien wyglądać standardowy tydzień organizacji projektu?

Moim zdaniem nie ma standardowego tygodnia organizacji projektu. Wszystko zależy od kultury organizacji, potrzeb zespołu i charakterystyki projektu.

Spotkania z zespołem raz w tygodniu to jednak minimum. Gdy tylko jest taka potrzeba (np. zadania trwają jeden dzień) spotkania powinny odbywać się częściej. Na spotkaniach omawiane są postępy prac, napotkane problemy. Stawiam na dyscyplinę spotkań, mają być krótkie i na temat, ale za to powinny odbywać się częściej. Co najmniej raz w tygodniu rozmawiam z każdym członkiem zespołu. Pozwala to zbudować relację, zrozumieć potrzeby pracownika, usłyszeć jego szczerą opinię, określić ryzyka w projekcie, załagodzić potencjalne konflikty.

Na początku każdego projektu tworzę rejestr ryzyk, który pokrótce omawiam z zespołem na każdym spotkaniu (na zasadzie checklisty z najbardziej prawdopodobnymi ryzykami). Dodatkowo, raz na jakiś czas organizuję sesję skupiającą się tylko na ryzyku.

Na początku projektu ustalam z zespołem zasady współpracy. Planujemy również cały projekt (jeśli projekt ma trwać dwa lata, opracowujemy plan/wstępną koncepcję na dwa lata). Oczywiście wybiegając daleko w przyszłość, plan może mieć charakter założeń, które zostaną potwierdzone po osiągnięciu określonych kamieni milowych. Posiadanie wspólnych celów od samego początku projektu organizuje pracę, buduje wspólną wizję i sprawia, że wszyscy rozumieją do czego dążymy w projekcie. Stawiam zatem na sporządzenie planu i jego akceptację, ale zakładam również, że będzie się on zmieniać.

Jak zarządzać zakresem projektu?

Na wstępie upewniam się, że cel projektu jest jasny i zaakceptowany przez biznes. Rozmawiam ze sponsorem oraz głównymi interesariuszami na temat projektu tak, by zidentyfikować wszystkich odbiorców produktu projektu oraz zespoły, które mogą pracować nad jego realizacją. Zapraszam przedstawicieli wszystkich zidentyfikowanych działów do rozmowy, zbieram zasoby. Następnie organizuję spotkanie, na którym szczegółowo określamy wymagania projektowe, a w kolejnych krokach zakres przedsięwzięcia. Nad specyfikacją projektową pracują specjaliści.

W projekcie może powstać kilka specyfikacji, np. technologiczna i biznesowa. Każda specyfikacja musi być zatwierdzona (przez odpowiedzialny za tę dziedzinę biznes, Sponsora, bądź Komitet Sterujący). Na podstawie zaakceptowanego zakresu zespół projektowy tworzy plan projektu. Informacje o zakresie są dostępne dla wszystkich. Szczególnie upewniam się, że zna i rozumie je cały zespół.

Wszelkie zmiany w zakresie zgłaszane ze strony Sponsora, otoczenia, bądź samego zespołu muszą zostać zaopiniowane przez zespół i Kierownika Projektu a następnie poddane dyskusji ze Sponsorem i Komitetem Sterującym. Zakres zostanie zmieniony pod warunkiem akceptacji ze strony Komitetu Sterującego. Na jego podstawie nastąpi aktualizacja planu projektu.

Jakie projekty są najtrudniejsze i dlaczego?

Każdy projekt niesie ze sobą nowe wyzwania i szansę na nauczenie się czegoś nowego.

Największym dotychczas wyzwaniem dla mnie był projekt, który polegał na przeniesieniu funkcji księgowania funduszy inwestycyjnych z oddziałów banku na Zachodzie Europy (z Dublina, Edynburga i Luxemburga) do Polski. Projekt był kompleksowy, wymagał zaangażowania wielu jednostek biznesowych. Był obwarowany wieloma obostrzeniami ze strony regulatorów finansowych, z punktu widzenia prawnego oraz ze względu na niezbędne zgody klienta. W projekcie należało zatrudnić nowe osoby, przeszkolić je, wysłać do jednostek przekazujących funkcje, przygotować biuro w Polsce pod względem logistyki oraz wymagań software i hardware, następnie (po spełnieniu kryteriów sukcesu) przenieść zespół do Polski i włączyć w struktury organizacji.

Przedsięwzięcie było szczególnie trudne, ponieważ na jego skutek część zespołu projektowego na Zachodzie traciła pracę. Jednocześnie przed odejściem z organizacji miała przekazać wiedzę i know how nowym członkom zespołu. Projekt mógł się udać tylko dzięki owocnej współpracy całego zespołu. Zbudowanie efektywnego teamu było największym wyzwaniem. Ode mnie, jako Kierownika Projektu teoretycznie nie reprezentującego żadnego z biznesów, wymagało ogromnego zaangażowania, dyplomacji, moderowania każdej rozmowy, a także podjęcia trudnych decyzji. W jednym z projektów zadecydowaliśmy o natychmiastowym zwolnieniu członka jednego z zespołów na Zachodzie, ponieważ niewłaściwie zachował się wobec pracowników z Polski przybyłych na szkolenie.

Co chciałabym robić za 10 lat? Jaka jest ścieżka rozwoju kariery PMa?

W najbliższej przyszłości chciałabym prowadzić duże międzynarodowe projekty, z czasem programy. Za kilka lat widzę siebie jako eksperta w dziedzinie zarządzania projektami międzynarodowymi, szczególnie w branży finansowej, najchętniej budującego biura projektowe w dużych organizacjach. Chciałabym rozwijać swoje zainteresowania na międzynarodowych konferencjach, również jako prelegent.

A Wy jak widzicie swoją przyszłość? 🙂

Reklamy

Comments

  1. Czytam od dawna,
    ale tego wpisu właśnie potrzebowałem. Dzięki.

  2. Super wpis, tego potrzebowałem.
    Czytam od dawna.

  3. Magdalena zwana Barbarą says:

    …” A Wy jak widzicie swoją przyszłość?”
    Witam serdecznie
    Pani Aniu właśnie dziś trafiłam na Pani bloga i nie mogę się od niego oderwać 🙂
    Może dlatego, że do tej pory wg mnie, nie trafiłam na nic ciekawego …
    Przyznam, że niesamowicie wciągnął mnie artykuł o wolontariacie i poszło … a teraz skończyłam ten o macierzyństwie, jak bardzo to inne spojrzenie od mi znanych. Nowy, Pani projekt 🙂 pewnie najważniejszy i najbardziej wymagający ze wszystkich, zderzający się z tyloma nieprzewidywanymi zmiennymi, ale głęboko wierzę, że doskonale sobie Pani poradzi Moje uznanie i gratulacje 🙂

    Nigdy wcześniej nie pomyślałam, aby coś skomentować albo do kogoś napisać – aż do dziś.
    Strasznie się ostatnio miotam, co zrobić z resztą swojego życia, które przez ostatni miesiąc zmieniło się u mnie do góry nogami. To co jeszcze do niedawna było normalnym „tempem” mojego życia odeszło w niepamięć i teraz szukam inspiracji … a tu wpis A Wy jak widzicie swoją przyszłość?”

    Moja przyszłość to wielka niewiadoma, ale też czas na zrobienie bilansu życia. Przede mną nowy, wcześniej nieznany mi projekt pod nazwą „szukam pracy, nie wiem czy chcę dalej robić to co robiłam. Wiem tylko, że chcę pomagać innym i radować się z tego ogromnie”.

    Tak ciekawie pisała Pani o zarządzaniu projektami, że chce mi się zgłębić ten temat 🙂 Mam teraz tak dużo czasu, że aż muszę robić sobie plan dnia, aby nie zwariować, he, he, he przez ostatnie 17 lat nie miałam tyle czasu
    Ale mniejsza o większość, czy jest Pani Aniu jakiś blog dla początkujących w temacie projektów i zarządzania nimi? Czy wg Pani w ogóle jest sens podejmowania rękawicy, skoro moja znajomość języka angielskiego jest na tyle słaba, że boję się zwyczajnie odezwać …
    Jeśli znajdzie Pani chwilę, bardzo proszę o radę

    • Pani Magdaleno,

      Ogromnie mi miło, że ten blog stał się dla Pani iskierką do dalszych inspiracji i zmian.

      Zarządzanie projektami polecam z całego serca, To umiejętność, która sprawdza się w każdej działalności, wolontariackiej, czy zarobkowej, w przemyśle ciężkim, czy w finansach…

      Dlatego tym bardziej proszę się nie ograniczać pod kątem językowym. Język polski jest pięknym narzędziem pracy, a w Polsce projektów co nie miara.

      Jeśli chodzi o bloga, o którego Pani pyta, to szczerze odpowiadam, że jednego, który kompleksowo podchodzi do tematu nie znam i właśnie dlatego stworzyłam swojego 🙂

      Jest jednak trochę polskich blogów nt zarządzania projektami i chciałam już tutaj kilka z nich wypisać. Jednak po stworzeniu krótkiej listy stwierdziłam, że wolałabym nikogo nie faworyzować i nikogo nie omijać, więc chętnie napiszę prywatnie jeśli poda Pani swój adres mailowy lub po prostu napisze do mnie.

      Rozpoczęła Pani niezwykle ekscytującą podróż! Aż sama poczułam ten dreszczyk emocji. Życzę Pani, żeby odnalazła Pani drogę zgodną z Pani wartościami, drogę która zrealizuje Pani marzenia, otworzy wiele drzwi, skręci wiele razy i niejednokrotnie pobiegnie pod górkę, żeby potem zjeżdżając z niej poczuć ogromną satysfakcję, a we włosy niech się wplącze wiatr i kolejne pomysły na siebie.

      Trzymam kciuki!
      Ania

      • Magdalena zwana Barbarą says:

        Pani Aniu
        dziękuję pięknie za dobrą energię i za to, że nie tracąc celu z oczu podnosi pani różne „kamienie” – dla mnie to nowe i ciekawe doświadczenie.

        Po napisaniu mojego małego exposé „-:) wypisałam sobie na kartce co lubiłam a czego nie w mojej poprzedniej pracy. Dopisałam, co chciałabym robić, czym się zajmować, ile daję sobie na poszukiwanie pracy czasu, jakie progi finansowe są dla mnie min. a jakie max., zrobiłam to oczywiście w moim ulubionym excelu 🙂 – taki plik, w którym mam wszystko ( nazwę pracodawcy, stanowisko, opis stanowiska i wymagań, datę wysłania swojej aplikacji, przez co aplikowałam i datę ewentualnego terminu spotkań) i tak w sumie wyszło, co jest moim przeznaczeniem. Taki mój mały projekt ” szukam pracy”.
        Przy okazji sporo się o sobie dowiedziałam i dobrze mi z tym.

        Z fajnych rzeczy jakich ostatnio doświadczyłam, to były dwie rozmowy w sprawie pracy. Po tak długim czasie ( 16 lat) nie bycia na rozmowach, wg mnie poradziłam sobie świetnie.
        Pani Aniu dziękuję za wsparcie w tak trudnym dla mnie czasie.

        Dziś przeczytałam w gazecie, że …”jeśli się wiedzie dobre życie i w głowie ma się dobre myśli to widać to po nas” ( Charlize Theron) i coś chyba w tym jest 🙂

        Uciekam na basen z moją ukochaną młodzieżą ( 14 i 11 lat) dlatego kończę.
        trzeba się spieszyć i cieszyć, że chcą jeszcze z mamusią popływać
        do miłego
        Magdalena
        mój adres adgam2845@gmail.com

  4. Wspaniałe wiadomości 🙂

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s

%d blogerów lubi to: