Fenomen Agile

Szał na Agile – tak, „szał” to słowo, które wydaje mi się w tym przypadku całkiem odpowiednie – trwa na świecie od kilku dobrych lat (jeśli nie od jakiejś dekady). Komu ten wyraz nic nie mówi, ten obowiązkowo musi zaktualizować swoją wiedzę na temat zarządzania. Agile jest modny. Agile jest trendy. Agile jest potrzebny. Agile dla firm innowacyjnych, które idą z duchem czasu to po prostu „must-have”. A mnie natomiast nowatorskość Agile wydaje się mocno przereklamowana. Hmmm, może powinnam ująć to inaczej: wydaje mi się, że Agile wcale nie jest tak unikatowy i wyjątkowy jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. Aaaa, kij w mrowisko – checked. A niech się posypią i te sprzeczne komentarze. Tylko konstruktywnie, proszę! Już rozwijam temat 🙂

Agile copy

Na czym polega koncepcja Agile? Agile to w bezpośrednim tłumaczeniu „zwinny”. Innymi słowy elastyczny, zmienny, „łatwodostosowalny”. A jakie ma to bezpośrednie przełożenie na zarządzanie projektami? Wiodąca koncepcja Agile mówi, że na początku projektu nie powinniśmy na siłę planować całego jego przebiegu aż po produkt końcowy. Projekt powinniśmy wykonywać „w kawałkach”, tzw. iteracjach. W projektach zwinnych zakres nie jest ściśle określony, na początku projektu często nie wiemy jak ma wyglądać ostateczny wynik. Ustalamy razem z Klientem obszar produktu, nad którym popracujemy w pierwszej fazie (iteracji). Po ukończeniu fazy musimy koniecznie mieć namacalny produkt cząstkowy. Kawałek produktu, który da się zobaczyć, ocenić, by na jego podstawie móc ustalić co robimy dalej, w kolejnych iteracjach. I tak powtarzamy wielokrotnie aż do uzyskania upragnionego efektu końcowego. To co uwielbiam w Agile, to koncepcja zespołów „samoorganizujących się”. Zwinne zespoły to takie, które poniekąd same sobą zarządzają. Same ustalają kto jaką rolę będzie pełnił w danej iteracji, komu jakie zadania zostaną przypisane. Jak się domyślacie, rola lidera w projektach zwinnych jest mocno ograniczona. Zadaniem „przywódcy” jest tutaj ułatwianie pracy zespołowi, pokonywanie przeszkód jakie zespół projektowy napotyka w zderzeniu z otoczeniem pozaprojektowym, np. z ograniczeniami płynącymi z organizacji, w której zespół funkcjonuje. Zatem rolą lidera jest zazwyczaj również kontakt z Klientem. To jedynie zarys ogólnej koncepcji. Jest wiele metodyk, odłamów Agile. O nich może kiedyś w oddzielnych artykułach.

Agile a planowanie w stylu klasycznym

Jak to ma się do projektów zarządzanych klasycznie, stylem waterfall? Styl „wodospadowy” rzeczywiście skupia się na tym, by na początku projektu dobrze określić jego końcowy cel i kryteria sukcesu, by dokonać wszelkich dogłębnych analiz, by jak najwięcej czasu poświęcić na planowanie, bo ten czas podobno w fazie realizacji zwróci nam się z przysłowiową „nawiązką”. Ale ten styl również zakłada iteracje, czyli powtarzalność kroków wewnątrz poszczególnych faz projektowych. Ten styl również mówi o planowaniu kroczącym, które zakłada, że nie jesteśmy w stanie w szczegółach zaplanować całego projektu na samym początku. Co możemy, zrobić, to zaplanować fazy projektowe, podstawowe kroki, które musimy w projekcie wykonać i najbliższą fazę projektową zaplanować w szczegółach. Plany dla kolejnych faz projektowych będziemy doprecyzowywać zbliżając się do tych faz. Jeśli wiem, że pierwsza faza w moim projekcie to rekrutacja, a potem szkolenie, to dokładnie zaplanuję poszczególne kroki i scenariusze rozwiązania w fazie rekrutacji. Szkolenie prawdopodobnie zaplanuję na bardzo ogólnym poziomie, a plan ten doprecyzuję pod koniec rekrutacji. Wtedy dokładnie będę wiedziała ile osób weźmie udział w szkoleniu i jakie są potrzeby szkoleniowe. Czy czegoś Wam to nie przypomina? Jeśli chodzi o zarządzanie ludźmi, to „klasyka” nakazuje liderowi przypisywać zasoby do zadań. Czy znacie jednak teorię przywództwa, która mówi by robić to na siłę?

 Zmiany nieuchronne również w „klasyce”

Owszem, mogą zdarzyć się skrajne przypadki, w których rządzi klasyka. Wyobrażam sobie, że takich znajdzie się sporo w budownictwie, górnictwie, ogólnie w przemyśle. Jak przemyślę swoje doświadczenie, szybko jednak nasuwa się wniosek, że niejednokrotnie intuicyjnie działam w stylu Agile. Członkowie moich zespołów decydują na jakie zadania „rozbić” projekt i kto z nich będzie je wykonywał. Ja ich jedynie w tym zakresie wspieram. Nikt tego oficjalnie Agilem nie nazywa. Wszyscy niby myślą na nutę klasyczną. Tymczasem? Każdy wie, że określony cel projektowy będzie ewoluował w trakcie trwania projektu, że plany pewnie niejednokrotnie się zmienią, zmieni się otoczenie, zmienią się wymagania, zmieni się koncepcja. Tak! Bo rzeczywistość taka po prostu jest. W projektach ciągle się coś zmienia. Jeśli pracujemy dla organizacji, która chce być konkurencyjna, zmiana w projektach jest nieuchronna. Jeśli mogę pozwolić sobie na odrobinę szczerości, niejednokrotnie przysparzało mi to wiele frustracji. Jako świeżo upieczony kierownik projektu, denerwowałam się, że jeszcze wczoraj tak pięknie dopieszczony plan projektowy, dzisiaj już nie obowiązuje i trzeba go zmieniać. Przy dużych zmianach organizacyjnych zespołom tak trudno było doprecyzować finalną koncepcję struktury organizacyjnej i docelowego procesu, że wydawało mi się, iż z fazy planowania nigdy się nie wydostaniemy. I co? I trzeba było tworzyć jedynie zarysy nowej struktury, ramy nowego procesu, adresować obszary na daną chwilę bardziej oczywiste, ruszać z projektem i z czasem doprecyzowywać co dalej.

Agile a klasyczne koncepcje zarządzania ludźmi

Jeśli chodzi o zespoły, w klasycznym stylu zarządzania rzeczywiście może być różnie. Style zarządzania ludźmi i sposoby ich motywowania zależą od kierownika projektu, od kultury organizacyjnej. Jednak mój styl mocno wpasowuje się w Agile. Nie wyobrażam sobie zmusić kogoś do wykonywanej pracy. Wyznaję zasadę, że „z niewolnika nie zrobisz pracownika”. Sama jestem tego chodzącym przykładem. Za każdym razem, gdy moja praca ograniczała się do wykonywania zadań, za którymi nie przepadam, rozglądałam się za nowym zajęciem. Gdy moja nowa szefowa codziennie rozliczała mnie z pracy wykonanej w ciągu dnia, zaczęłam wysyłać CV. Na szczęście zdobyłam się na szczerą rozmowę i pozbyłyśmy się tego problemu w inny sposób. Staram się traktować ludzi tak samo, jak chciałabym być traktowana i w swoich projektach pozostawiam im dużą swobodę. Tak, nie zawsze ludzie wykorzystają tę swobodę w odpowiedni sposób. Z tym problemem jednak boryka się również Agile.

Dla kogo Agile?

Podsumowując, Agile jest świetną koncepcją dla każdej organizacji, niezależnie od branży. Jednocześnie Agile wcale nie jest czymś tak niesamowicie nowatorskim dla organizacji, które w metodzie klasycznej dawały swoim pracownikom dużo swobody i liczyły się z nieuchronnymi zmianami z projektach, czy też godziły się z faktem, że projektu nie da się na samym początku zaplanować od A do Z. Agile jest trudny do wdrożenia szczególnie dla kierownictwa wyższego szczebla przyzwyczajonego do tego, że zawsze widzi efekt końcowy, do którego zmierzamy, zna koszty całego projektu. Choć rzeczywistość dynamicznie rozwijających się organizacji jest taka, że zarówno kształt tego efektu końcowego, jak i koszty całego projektu zmieniają się w trakcie realizacji. I tego doświadczony management jest świadomy. W takich przypadkach organizacje wdrażają często Agile „na dole” struktury, a „góra” bądź Klient nadal dostaje raport w stylu klasycznym. Moim zdaniem to bardzo niekorzystne rozwiązanie i zaakceptowałabym je jedynie jako przejściowe. Owszem, mieszanie metodyk to świetne rozwiązanie. Nie ma jednej metodyki, która idealnie adresuje potrzeby organizacji. Każda organizacja powinna „uszyć sobie metodykę na miarę” swoich potrzeb. I takie rozwiązanie może mieć elementy Agile i waterfallowe. Nie ma w tym nic złego. Jeśli jednak wprowadzam elementy Agile do danego obszaru projektowego, to kompleksowo, w całe strukturze organizacyjnej. Nie ma sensu rozwiązanie, w którym „udaję”, że zakres jest nieokreślony i mogę sobie go doprecyzować w trakcie projektu, jeśli tak naprawdę za projektem jest już kontrakt podpisany z Klientem, w którym dokładnie sprecyzowaliśmy co otrzyma Klient, w jakim czasie i za ile.

To tyle gwoli zarysu fenomenu Agile. Polecam wnikać głębiej i wdrażać w swoich projektach. Osobiście uwielbiam swobodę i otwartość metodyk zwinnych.

PMa równowaga w życiu zawodowym i osobistym

Tak dawno nie pisałam, że nie mogę się zdecydować, który temat poruszyćJ Jakiś czas temu otrzymałam prośbę od stałego czytelnika tego bloga by napisać o równowadze między życiem prywatnym a zawodowym. Wydaje mi się, że ten temat przewija się w tekstach na moim blogu, ale rzeczywiście do tej pory nie zaadresowałam tego zagadnienia w oddzielnym artykule. Ostatnio nie pisałam na blogu właśnie ze względu na work-life balance, idealnie będzie więc poruszyć ten temat teraz.

Równowaga a Potrzeby Osobiste

Moje spaczenie project managementowe nakazuje mi zacząć od początku, czyli od wymagań 😉 Z potrzebami w kwestii work-life balance jest różnie. Sama miałam okres, w którym granica między pracą a życiem prywatnym była cienka. Byłam singlem, bez zobowiązań rodzinnych. Bardzo dużo pracowałam, ale też po godzinach pracy wiodłam intensywne życie towarzyskie. Praca nie ograniczała się do pracy na etacie jako PM. Dodatkowo, aktywnie działałam w PMI jako członek Dyrekcji Oddziału Gdańskiego, zarządzałam projektem wolontariackim (o EWC poczytacie tutaj), uczestniczyłam w studiach doktoranckich oaz robiłam podyplomówkę. Do tego dodajcie, że imprezowałam na całego. Weekend zaczynał się w piątek wieczorem i nie wiadomo kiedy robił się poniedziałek rano. Często spędzałam go w gronie znajomych z pracy. W tygodniu obowiązkowy był poranny jogging i odwiedziny w klubie fitness. Sporo też podróżowałam w tym okresie. Miesiąc bez szaleństwa zakupowego w jednej z europejskich stolic był miesiącem straconym. Znajomi, koledzy z pracy mówili, że jestem chodzącym ADHD, wulkanem energii. Piszę to i sama nie wiem w jaki sposób zmieściłam to wszystko w dobie. Tymbardziej, że żadnej z tych rzeczy nie wykonywałam na przysłowiowe „pół-gwizdka”. Bynajmniej tak wtedy mi się wydawało. Dla wielu osób nigdy nie przestawałam pracować. Ja natomiast byłam szczęśliwa. Czułam, że żyję. Taka dysproporcja praca-życie prywatne ze stanowczym naciskiem na praca była na tym etapie mojego życia naturalna. Potrzebna.

To co było dobre dla nas wczoraj, niekoniecznie zadawala nas dzisiaj

Upadek, czyli Równowagi Brak

Z perspektywy czasu widzę, że jeden aspekt poważnie zaniedbałam i przyznaję z bólem serca, że była to moja rodzina. Relacje, które wtedy budowałam też raczej nie należały do najtrwalszych i najwartościowszych, które udało mi się w życiu zbudować. Gdy tylko zmieniłam pracę, szybko okazało się jak obszerna jest czaso-przestrzeń bez tych wszystkich ludzi dookoła mnie. Zmiana pracy wiązała się z miejscem zamieszkania. Przeniosłam się do Warszawy, nadal dużo pracowałam. Nowa praca pochłaniała mnie w 100%. Jednak po pracy zaczęłam zwalniać. Przypomniałam sobie jak cudownie jest obudzić się w sobotę rano wyspaną i mieć przed sobą cały wolny dzień. Podobnie w niedzielę. Jak pięknie było wyjechać na weekend w góry. Porozmawiać z najbliższą rodziną. Nareszcie przeczytać książkę. Zacząć pisać pamiętnik. Do mojego życia zaczęło wkradać się więcej niematerialnych wartości. Zakupy przestały sprawiać tyle przyjemności. Moment przełomowy, to ten w którym przestałam być singlem. Praca zaczęła być coraz większym problemem. Przyzwyczaiłam siebie i wszystkich dookoła, że spędzę w pracy tyle czasu ile potrzeba. Że praca w piątek do 23 jest w moim przypadku jak najbardziej możliwa. Że w tygodniu Erdmańska bez problemu wychodzi z pracy o 2 w nocy jeśli jest taka potrzeba. Jednak gdy okazało się, że ktoś na mnie czeka i zależy mi na tym by wyjść o 17, nie jest to takie łatwe. Co więcej, koledzy, szef szybko przyzwyczaili się, że wychodzę. Ale największy problem miałam z tym ja sama!!! Opuszczając pracę o 17 czułam się winna. Czułam się jak leń, który tego dnia w ogóle nie pracował. Według mojego standardu nie byłam zmęczona pracą. Nie czułam się „spracowana”. Wykonałam jedynie połowę tego co zazwyczaj. To było straszne uczucie. Po racy nie mogłam wyłączyć myślenia o pracy. Przestawić się na tryb człowieka z normalnymi proporcjami życie prywatne-praca, stało się ogromnym wyzwaniem. Co więcej, zaczęłam czuć dokuczliwe wypalenie. Lata intensywnego życia dały o sobie znać. Nagle każdy dzień w pracy wymagał ode mnie wysiłku by się zmotywować. Zrezygnowałam z dodatkowych zajęć by mieć więcej czasu prywatnego. Jednak strasznie to przeżywałam. Wydawało mi się, że wszystkich zawiodłam. Że w świecie zawodowym nawalam na całej linii. Bo jak inaczej może myśleć ktoś, kto wcześniej pracował trzy razy więcej i angażował się w kilka inicjatyw na raz? A więc nastąpiło ostre wyhamowanie. Właściwie powinnam napisać wyjałowienie. Trzeba było się ratować. Zmieniłam pracę. Pomogło, ale tylko w pewnym stopniu.

Nowe Potrzeby = Nowa Równowaga

Dopiero macierzyństwo przyniosło ulgę i ukoiło wypalenie. Pracować skończyłam w ósmym miesiącu ciąży. Po pierwsze, organizm nie zniósł więcej. Po drugie, w szkole rodzenia byłam najbardziej zaawansowaną ciężarówką i jednocześnie jedyną, która jeszcze pracuje. To dało mi do myślenia. Kolejny miesiąc przyzwyczajałam się do tego, że nie dzwoni telefon, że nie odbieram codziennie 100 maili, że nikt mnie nie potrzebuje, o nic nie pyta, nigdzie się nie spieszę, że mam czas by zjeść obiad i przeczytać książkę. Połykałam książki. Wcześniej, przy tak ogromnym zabieganiu, skupienie się nad kartką tekstu było nieosiągalne. Nagle znalazł się czas na regularne rozmowy z rodzicami, rodzeństwem, przyjaciółmi. Z trwogą przypominałam sobie sytuacje, w których dzwonili do mnie a ja biegnąc na kolejne spotkanie w ogóle nie odbierałam, o oddzwanianiu nie wspominając. Wcześniej ciągle musiało się coś dziać. Wszystko musiało mieć konkretny cel i sens. Teraz? Teraz piękne były liście na drzewach, ptaki w parku. Teraz zaczęłam rozpoznawać sąsiadów i poznawać ich bliżej. Zaczęłam smakować życia, nie poprzez jego intensywność, ale poprzez jego sens, poprzez jego barwy, smaki i zapachy, poprzez cudowność natury. Tak! Brzmi pompatycznie, ale właśnie tak zarysowała się w moim wnętrzu ta zmiana.

Jedna rzecz długo się nie zmieniała – poczucie winy. Poczucie winy, że zawiodłam… siebie, współpracowników, ludzi, którzy na mnie liczyli i do tej pory mnie podziwiali. Na szczęście i z tym się uporałam… po długim czasie.

Teraz jestem pełna energii, nowych pomysłów i postanowień, które wynikają z moich doświadczeń. Czy żyłam za szybko? Tak! Żyłam potwornie szybko, bez czasu na głębsze refleksje. Czy tego żałuję? Nigdy w życiu! To był cudowny, beztroski czas. Bardzo chciałabym, żeby taki czas się jeszcze powtórzył… na chwilę.

Czy teraz jest mi źle? Nie 🙂 Teraz jest cudownie. Teraz dotknęłam głębszego sensu swojego życia. Teraz jest satysfakcja i samorealizacja w pełnym zakresie. Na tempo też nie mogę narzekać.

A jaki jest mój obecny work-life balance? Odwrócony do góry nogami w porównaniu do tego poprzedniego. Teraz tempo narzuca moja rodzina. Ona jest najważniejsza. Ale to nie oznacza, że zostałam mamą w pełnym wymiarze godzin i to jest moje jedyne zajęcie. Tak, w pewnym sensie będę nią do końca życia w każdej jego chwili, niezależnie od czynności, które będę aktualnie wykonywać. Jednak życie nauczyło mnie, że najgorsze dla mnie to zabrnąć pod krawędź którejś ze skrajności. Więc aktualnie opiekuję się moim dzieckiem i ta czynność zajmuje mi najwięcej czasu. Dodatkowo, pracuję nad doktoratem, piszę bloga, występuję na konferencjach, prowadzę Strefę PMa na Facebooku, szkolę z zarządzania projektami. Tego czasu na „dodatkowo” zostaje niewiele. Także tempo jest nadal spore. Nie ukrywam, że tęskno mi do zarządzania projektem. Ale wiem, że to jeszcze nie czas. Gdybym wróciła do PMowania, to już na całego. Praca PMa to tak naprawdę bardzo nienormowane godziny pracy, elastyczność i bycie dostępnym czasami 12 godzin dziennie. Na razie nie mogę sobie na to pozwolić. Na razie są inne priorytety. Ale nic nie robić w zakresie rozwoju zawodowego? Porzucić kochane zarządzanie projektami? Nie, tego też bym nie chciała. Wydaje mi się, że znalazłam złoty środek.

„Przepis” na Równowagę

Jednocześnie coraz mocniej uderza we mnie świadomość, że serce już zawsze będzie rozdarte między córcią, która z tęskną miną i łzami w oczach stoi w drzwiach a małą zadrą, żalem i tęsknotą za adrenaliną, za daniem z siebie 200% po to by osiągnąć pozornie niemożliwe i poczuć ten smak spektakularnego sukcesu. Pewnie, można spotkać się gdzieś pośrodku, ale nie da się mieć jednego i drugiego w stopniu maksymalnym.

Są matki, które twierdzą, że jestem wynaturzeniem, bo nie opiekuję się swoim dzieckiem sama przez 100% czasu mimo, że mam takie możliwości. Są kobiety, które twierdzą, że popełniam straszny błąd nie wracając jeszcze do pracy. I wiecie co? Tak już będzie zawsze! Dlatego pisząc o work-life balance, nie udzielam Wam konkretnych wskazówek, nie piszę jak żyć. To Wasze życie, Wasze priorytety i Wasze wartości. Żonglujcie nimi tak, by żyć w zgodzie ze sobą i być szczęśliwym.

IMG_6925

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all