Kiedy Twoja firma potrzebuje zarządzania projektami? Jaka jest rola PMO i czy potrzebne Ci Biuro Projektów?

Post skierowany do właścicieli, tudzież prezesów dynamicznie rozwijających się firm. Jeśli jesteś pracownikiem takiej firmy, możesz ten tekst szefowi pokazać*.

Bez zarządzania projektami firma nie istnieje. I nawet jak w Twej firmie, drogi Panie Prezesie roli Kierownika Projektu nie ma, to wiadomo, że projektami zarządzacie. Trochę intuicyjnie, trochę zgodnie z nabytą wiedzą i doświadczeniem, ale zarządzacie. Robisz to Ty, jak i liderzy, czy specjaliści od poszczególnych obszarów w Twojej firmie. Jak powiedział na 11. Międzynarodowym Kongresie PMI Poland Chapter Piotr Czarnecki, Prezes Zarządu Reiffeisen POLBANKU „zarządzanie projektami jest jak oddychanie” i bez tego funkcjonować się nie da. Wszyscy jakoś funkcjonujemy, wszyscy jakoś oddychamy**.

Jednak na pewnym etapie rozwoju podejście intuicyjne przestaje działać

Liczba Klientów i zleceń zaczyna dynamicznie przyrastać. Cieszysz się ogromnie, zatrudniasz ludzi, nabywasz narzędzia pracy, wynajmujesz kolejne biura – rośniecie, HURRA! Po pewnym czasie, zazwyczaj około kwartału, zauważasz, że przyrost zleceń nie do końca idzie w parze z przybywaniem zasobów finansowych. I wcale nie chodzi tutaj o efekt długoterminowych inwestycji. Ale o efekt MASOWOŚCI i swoistego CHAOSU, który owa masowość za sobą pociągnęła. Innymi słowy, liczba zleceń i Klientów przestaje przekładać się na wyniki finansowe. Twoja firma jest jak kotłownia, w której piece się „rozbuchały”. W środku roi się od zapracowanych, zabieganych palaczy. Hałdy węgla, czy koksu znikają ładowane na taczki i wrzucane do pieca. Dym z kominów bucha na całego. Coraz więcej gospodarstw domowych podłącza się do Waszej kotłowni, ale Ty na koniec miesiąca zastanawiasz się dlaczego na Twoim koncie nie przyrosła góra pieniędzy. Co więcej, coraz częściej słyszysz, że są przerwy w dostawie ciepła, że Klienci skarżą się na długie oczekiwanie na przyłącze, konkurencja robi to taniej, a Ty mógłbyś zarobić na tym o wiele więcej… Nie mówiąc już o kolejnych pomysłach na rozwój biznesu, które zakiełkowały w Twojej głowie, ale od dłuższego czasu nie masz ze swoimi ludźmi chwili by je przedyskutować.

pmo

Na dobry początek wystarczy jeden człowiek

Na tym etapie prawdopodobnie nie potrzebujesz otwierać całego działu o szumnej nazwie PMO. Możliwe, że na dobry początek wystarczy Ci jeden człowiek, który odpowiednio się tym zajmie, tzn.:

Zbuduje portfolio wszystkich projektów, najprościej w postaci listy wszystkich inicjatyw, zleceń od Klientów, którymi aktualnie zajmują się Twoi pracownicy, lub które zaparkowane, czekają na wolne zasoby.  Będziesz wiedział co aktualnie dzieje się w Twojej firmie, nad czym pracują ludzie, ile im to zajmie i ile Cię to kosztuje. Będziesz znał listę projektów, które zaparkowaliście „na później”. Ustalisz priorytety.  Dodatkowo, z jednej strony Ty nakreślisz strategię i zainicjujesz w związku z tym projekty. Z drugiej strony on przekaże Ci listę, która wypłynęła od pracowników, bądź Klientów. Brzmi prosto, prawda? Zastanawiasz się czemu nie robisz tego sam? A może robisz, tylko jakoś nie działa?

Listę projektów nie trudno zrobić, ale listę projektów porównywalnych już trudniej

Trzeba będzie trochę się napracować, żeby wszystkie inicjatywy móc mierzyć jedną miarą, pod kątem pracochłonności, zwrotu z inwestycji, zaawansowania prac itd***. Na koniec dnia będziesz chciał porównywać jabłka z jabłkami, nie z gruszkami, ani śliwkami, bo takie porównanie nie będzie miało sensu. Najwidoczniejsza korzyść, to zwiększenie mocy przerobowych poprzez nadanie odpowiednich priorytetów inicjatywom. To Ty będziesz decydował, dla którego Klienta w pierwszej kolejności realizujecie zlecenia, a którzy odbiorcy mogą poczekać. Zespoły otrzymają czytelne wskazówki nad którymi zleceniami pracować. A do Klientów popłynie przejrzysta komunikacja. Dobrze zbudowane portfolio pozwoli Ci również sprawniej prognozować finanse firmy. Oczywiście na tym nie koniec, Twój  od projektów (PMO) będzie również śledził realizację podjętych inicjatyw.

Rola PMO

To tylko tyle? Nie, to nie wszystko. Tyle wystarczy Ci na początek. Z czasem zapragniesz wnikać w szczegóły i jeszcze dokładniej planować prace, przewidywać ryzyka i dowozić jeszcze sprawniej. W ten sposób Twoje PMO:

– Na pierwszym miejscu będzie realizowało to co chcesz osiągnąć w danym okresie, „szumnie” nazwane strategią.

– Stanie się zalążkiem kolejnych inicjatyw, źródłem pomysłów na szeroko pojęty rozwój, także usprawnianie firmy.

– Będzie ostoją dobrych praktyk, skarbnicą narzędzi wzmacniających skuteczność działań, centrum wiedzy jak zarządzać by osiągać efekty.

– Stworzy bazę wszystkich projektów, którymi się paracie, która z czasem urośnie do sporego repozytorium cennej wiedzy.

– Zbada potrzebę powołania nowych ról – kierowników projektów. Może będą potrzebni, a może nie?

– Zatrudni tychże i będzie dbać o ich rozwój, kompetencje i motywacje.

To najważniejsze moim skromnym zdaniem. Tak mniej więcej po roku (wszystko zależy od charakterystyki branży i kultury organizacyjnej) przekonasz się, że przy tym samym poziomie zasobów realizujecie spory odsetek inicjatyw więcej, a Wasz wysiłek tym razem przekłada się na wyniki finansowe.



PS. Nie, w tym całym PMO wcale nie chodzi o wdrożenie MS Project, czy dobranie odpowiedniej metodyki i „bicie po łapkach” tych, którzy nie napisali wskazanego dokumentu dla swojego projektu. Tak działa PMO, w którym wszyscy już dawno zapomnieli po co ja powołano i jakie korzyści ma przynosić organizacji.

*Ukłon w stronę uczestników moich ostatnich szkoleń

** Z naciskiem na słowo „jakoś”, resztę pozostawiam sferze domysłów. W końcu to blog, nie artykuł naukowy i mogę sobie na to pozwolić 😛

*** I tu wkraczamy na grunt dyskusji na temat metod i narzędzi.

Advertisements

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all

%d blogerów lubi to: