7 sekretów skutecznego Kierownika Projektu

7 sekretów

Ten moment – kiedy chcesz koniecznie rozwiązać temat, a nie da się od razu. Więc robisz cokolwiek, np. odpisujesz na maila. Piszesz o tym co wiesz na dzień dzisiejszy. Nie wnosisz wiele, ale przecież jakoś zareagować musisz by sprawić wrażenie, że masz wszystko pod kontrolą. Pchasz taczkę, ale pustą.

Miałam kiedyś takiego kolegę w pracy, nazwę go Rakietą. Rakieta działał ekspresowo, potrafił lecieć w tempie błyskawicznym prosto do celu. Rozwiązywał problemy tu i teraz, aż ludzie z którymi pracował byli do pewnego stopnia przerażeni tempem i konkretami jakie im serwował.

Sama czasem łapię się na pokusie tego popularnego myślenia:

– Nie zadzwonię o 9 rano, dam człowiekowi chwilę na rozruch;

– Nie będę od razu naciskała na działania, poczekam aż zespół się przyzwyczai do nowiny i potem zadziałamy;

– Podejmę decyzję jutro, może dzisiaj jeszcze coś się wydarzy.

Nie mylcie tego z prokrastynacją. Tutaj chodzi o reagowanie, ale totalnie nieskuteczne. Zabieranie się za coś, po to by się zabrać, niekoniecznie z jakimś wymiernym efektem. To tak jak wpisać na listę rzeczy do zrobienia coś, co tak naprawdę możemy załatwić od razu:

– zadzwonić do urzędu,

– wypełnić wniosek,

– przeczytać umowę,

– porozmawiać z szefem,

– ustalić coś z zespołem.

Tak, jestem za planowaniem dnia i niepozwalaniem na to by tzw. bieżączka rozbiła mi dzień pracy. Wszystko w rozsądnych proporcjach.

Tymczasem często wkrada się myślenie w stylu: nie mogę zrobić czegoś teraz, więc wpiszę to na swoją listę rzeczy do zrobienia. W mojej głowie powstaje niebezpieczne przekonanie, że coś już z tym problemem zrobiłam – wpisałam go na listę by się nim zająć (sic!). Najzabawniejsze jest to, że zanim zabiorę się za tę listę niejednokrotnie problem jest nieaktualny. Jeśli rozwiązał się sam – fantastycznie! Gorzej gdy ktoś go rozwiązał za mnie…

W projektach często chowamy się za mailami, prezentacjami, raportami, spotkaniami i tabelkami. Komunikujemy co wiemy i rozkładamy ręce w bezsilności:

– Podejmiemy tę decyzję, gdy Pan x wróci z wakacji.

– Zajmiemy się tym problemem gdy będziemy w pełnym składzie.

– Zrobimy budżet projektowy gdy będziemy znać pełen zakres itd.

Tymczasem sekretem skutecznych Project Managerów, których podziwiają moi klienci jest bycie MISTRZEM DZIAŁANIA, REAGOWANIE NATYCHMIAST. Dobry Kierownik Projektu stoi po stronie rozwiązania i działania. Każdy problem próbuje od razu rozwiązać, nie odkładając go na bliżej nieokreślone „później”. Zamiast: pisania maila, ustawiania spotkania na piątek, wysyłania raportu pt. „to co wiem na dziś”, często wystarczy po prostu zadzwonić i porozmawiać z kilkoma osobami i sprawa załatwiona.

Są takie kultury organizacyjne (sama w takiej pracowałam), w których pracownicy przytłoczeni nadmiarem spotkań i maili nie mają czasu odbierać telefonów, odbywać spotkań ad hoc i na bieżąco wypracowywać rozwiązań pojawiających się problemów. W ciągu dnia biegają ze spotkania na spotkanie, odpisują na maile, a na biurku leży lista z zadaniami do wykonania, która rozrasta się z godziny na godzinę. Na koniec dnia zostają z tą listą i poczuciem „dzisiejsza praca dopiero przede mną”.

Tkwimy w planie spotkań, który powstał tydzień, dwa tygodnie temu, tymczasem rzeczywistość zgotowała nam zupełnie inne wyzwania od tych wczorajszych (nie mówiąc o tych z zeszłego tygodnia). Ile razy zorganizowałeś spotkanie, którego temat po tygodniu okazał się nieaktualny w dniu spotkania?

Pocieszę Was, mój kolega, Rakieta właśnie w takim otoczeniu działał i nie przeszkadzało mu działać po swojemu. Nie czekał na odpowiedź na maila dniami, nie czekał na miejsce w kalendarzu na ważne spotkanie decyzyjne. Po prostu działał, organizował, załatwiał. Nie spotkałam nigdy później kogoś bardziej skutecznego niż on. Jego podejście baaaaardzo dużo mnie nauczyło. Miało też wady – wiele osób nie chciało z nim pracować. Bali się, że naprawdę będą musieli zrobić to, co trzeba. Kochali go szefowie. Z różnych przyczyn (również tu nie wspomnianych) nienawidziły go zespoły.

Jakie płyną z tego wnioski?

  1. W swych działaniach postaw na bezpośredni kontakt.
  2. Konfrontuj problem od razu.
  3. Myśl rozwiązaniem, nie problemem.
  4. Nie chowaj się za raportem, tabelką, prezentacją, kolejnym spotkaniem, nieobecnością jednej osoby w biurze, czy na spotkaniu.
  5. To że w Twojej firmie panuje pewna kultura pracy, nie oznacza, że musisz działać tak jak wszyscy*.
  6. Analizując problem, zastanów się co możesz zrobić by rozwiązać go już dziś.
  7. Zanim wyślesz maila albo zorganizujesz spotkanie – przemyśl to dwa razy.

Gdy zaczniesz postępować w ten sposób, inni bardzo szybko zarażą się Twoim zachowaniem. Zdziwisz się jak szybko ludzie zaczną być skuteczni. Polecam wypróbować jeszcze dziś, przy pierwszym napotkanym problemie.

                                                                                                               Anna Jaszczołt

 

*Dotknęłam tu głębszego tematu, jakim jest kultura organizacyjna, w której pracujemy. Uważam, że nie zawsze powinniśmy tkwić w otoczeniu, które nam nie odpowiada mając nadzieję, że zmienimy świat. „Zmiana zaczyna się od Ciebie” – tak, w rozsądnych okolicznościach. O tym w oddzielnym wpisie.

PS. Dołączam ściągę w zweryfikowanej postaci syntetycznej:

5 zasad skutecznego Kierownika Projektu-5

7 comments

  1. Czasem to tak ciężko… łatwo się mówi i ogólnie w teorii brzmi fajnie, ale w praktyce robota czeka i nie ma się czasu na pełno spotkań i rozwiązywanie każdego problemu już i teraz. Trzeba po prostu ogarnąć priorytety i tyle 😛

    • Mam wrażenie, że nadal mówimy o tym samym 🙂 Zaprawdę wypłynęło to z praktyki. Gdybym pisała o teorii, przedstawiłabym tu zapewne jedną z metodyk 😀

  2. Aga

    Jestem taką „Rakietą”, przynajmniej tak mnie moi współpracownicy oceniali…..i zgadzam się, że bali się mnie, bo „naprawdę będą musieli zrobić to, co trzeba”…Prawda jest taka, że również zaczęli inaczej pracować, lepiej. Moim zdaniem, takie działanie powoduje wzięcie na siebie odpowiedzialność (większej)….a ludzie boją się tego…Pozdrawiam!

    • Gratuluję! 🙂 Taka „Rakieta” musi też mieć wysoki poziom asertywności, bo wszyscy biegną ze swoimi projektami do niej, a doba, jak to dobra trwa zawsze tyle samo 🙂

  3. <3 W punkt! Tak naprawdę to jeden sekret będący parafrazą tego słynnego cytatu z Druckera o robieniu właściwych rzeczy + 7 porad jak się za to zabrać prawidłowo 🙂

    Anyway – aż podlinkowałem u siebie: https://igormroz.com/zarzadzanie-projektami-dobre-praktyki/jak-zarzadzac-wlasnym-czasem-i-zadaniami/

    Anyway2: też masz tak, że patrzysz na siebie sprzed 5-10 lat i myślisz 'ojej, postepowałam dokładnie WBREW wszystkim tym punktom, a mangement …. bił brawo'.

    I.

    • Dokładnie tak! Takiego działania nauczyłam się w pierwszej pracy, obserwując innych.
      Do teraz potrafię się na tym złapać. Nieustannie walczę o lepszą wersję siebie:)

Prowadzę bloga ofd 2013 roku, a każdy komentarz dodaje mi skrzydeł:)

%d bloggers like this: