Co zrobić gdy toniesz w morzu zadań? Jak priorytetyzować pracę zespołu?

Toniesz w morzu zadań? Właśnie kończy się piątek a Twoja lista „to do” na ten tydzień wcale nie zmalała? Co zrobić?

Metody są różne:

  1. Wyrzuć listę do kosza wychodząc dziś punkt 17:00 z biura. W poniedziałek zacznij od nowa, czekając aż niektóre zadania z listy niejako zgłoszą się do Ciebie same: a to przez rozzłoszczonego szefa, a może przez niezadowolonego klienta, albo też przez sfrustrowanego Ciebie we własnej osobie. A może zadania wcale nie dadzą Ci spokojnie spędzić weekendu?

Tej metody stanowczo nie polecam.

  1. Zostań dziś w biurze do północy. Zrób wszystko by wyczyścić listę. Możliwe, że część zadań wykonasz na przysłowiowe półgwizdka, a części i tak nie da się z różnych powodów niezależnych od Ciebie dziś zrobić. Zawsze możesz jednak zostać po godzinach by uśpić swoje wyrzuty sumienia i przynamniej porozsyłać wszystkim maile, tak by każdy temat był niejako przez Ciebie „zaopiekowany”, jeszcze w tym tygodniu.  W poniedziałek wrócisz do pracy i zajmiesz się wszystkim od nowa.

Tej metody również szczerze nie polecam.

  1. Zastosuj Macierz Eisenhowera.

W tym celu uprzątnij swoje biurko. Pozbądź się trzech kubków po kawie, luźnych kartek w postaci brudnopisów, żółtych karteczek oblepiających Twój monitor z zadaniami do wykonania, wycisz telefon, zdjęcie z wakacji możesz jak najbardziej zostawić 😉

Weź dwa głębokie wdechy. Trzeci też nie zaszkodzi.

Spójrz w okno.

Jeśli nadal czujesz się spięty, zrób sobie 1-minutowy spacer, najlepiej z zaczerpnięciem świeżego powietrza.

Wróć do biurka. Usiądź i stwórz listę wszystkich zadań, które planowałeś wykonać w tym tygodniu. W tym celu możesz zweryfikować swoją aktualną listę, która spędza Ci sen z powiek.

Lista może mieć 6 pozycji, 20 albo 100. To nie ma znaczenia.

Jak już będzie gotowa, zastanów się, które z elementów na tej liście są PILNE. Pilne będą zadania z najkrótszym terminem realizacji. Często zaplanowane na dziś, a nawet na wczoraj. Niewykonanie tych zadań może, ale nie musi wiązać się z poważniejszymi konsekwencjami. Najważniejszy jest termin, a właściwie jego bliskość. Wszystkie z zadań na liście określ jako pilnie lub niepilne. Nie ma tutaj taryfy ulgowej. Myśl tylko o terminie.

W drugiej kolejności zastanów się które z tych zadań są WAŻNE. Jakie zadania będą ważne? Odpowiedź na to pytanie nie jest już taka zero-jedynkowa jak w przypadku pilności. Jeśli masz do czynienia z projektem, rozważ ważność zadania w odniesieniu do celu projektu, do korzyści jaką projekt ma zrealizować. Jeśli dane zadanie wpływa na cel projektu, jest ważne. Gdybyś nadal miał wątpliwości możesz wesprzeć się dodatkowymi pytaniami (tzw. pytaniami kartezjańskimi):

  1. Co się stanie, jeśli to zrobisz?
  2. Co się stanie, jeśli tego nie zrobisz?
  3. Co się nie stanie, jeśli to zrobisz?
  4. Co się nie stanie, jeśli tego nie zrobisz?

Oczywiście pytania możesz modyfikować odpowiednio do kontekstu, np. Które wymaganie klienta zostanie spełnione, jeśli to zrobię? Który cel nie zostanie zrealizowany, jeśli tego nie zrobię? Jakie ryzyko się zmaterializuje, jeśli tego nie zrobię?

Wszystkie zadania na Twojej liście muszą być opisane jako ważne lub nieważne, pilne lub niepilne.

W następnym kroku umieszczasz je na macierzy Eisenhowera:

Jak priorytetyzować zadania w zespole? Anna Jaszczołt zarzadza-projektami.pl

Jeśli w tym momencie pomyślałeś o prezydencie Stanów Zjednoczonych, strzeliłeś w dziesiątkę. To właśnie Eisenhowerowi, prezydentowi USA, dowódcy wojsk amerykańskich, człowiekowi wybitnie efektywnie zarządzającemu swoim czasem przypisuje się prawa autorskie do wspomnianej macierzy (nazywanej również macierzą priorytetów). Eisenhower oczywiście nie poprzestał na klasyfikacji zadań, ale również sformułował następujące zasady:

  1. Ważność jest istotniejsza od pilności.
  2. Ważne zadania, należy wykonywać zanim staną się pilne.
  3. Jeśli zadanie nie jest ani ważne, ani pilne, nie zajmuj się nim.

W myśl tej zasady wzór na priorytetyzowanie zadań w projekcie mógłby wyglądać następująco:

Jak planować zadania zespołu? Jak zdecydować co jest najważniejsze? Anna Jaszczołt, zarządzanie projektami

Niech posłuży Wam jako ściąga. U mnie wisi na ścianie nad biurkiem – serio! 🙂

Całe zadanie możecie wykonać razem z zespołem projektowym – gorąco polecam! Szybko okaże się jak różnie interpretujecie pilność i ważność zadań. Warto stawić temu czoła. Można to zrobić wspólnie z właścicielem biznesowym, Product Ownerem, klientem, sponsorem.

Używam tego narzędzia gdy tylko czuję, że zaczynam nieefektywnie spędzać czas, żonglując między kilkoma zadaniami naraz. Albo gdy nie mogę porozumieć się z Klientem co do priorytetów w projekcie, bądź co do wymagań wobec produktu.

O czym warto pamiętać stosując macierz Eisenhowera?

  1. Jest to obrazek sytuacji w projekcie. Nie jest to konkretna miara, statystyka, czy wyliczenia ze wzoru.
  2. Zadania, które dzisiaj są ważne i pilne jutro mogą być mniej ważne i zupełnie niepilne. Wszystko zależy od perspektywy i zmieniających się okoliczności.
  3. Z dwóch ważnych zadań jedno może być ważniejsze, umieszczenie ich w odpowiednim miejscu na macierzy pozwala zarządzić również tym aspektem.

Idąc krok dalej, przy nieskomplikowanym projekcie, można by taką macierzą potraktować nasz product backlog i już wiemy czym zająć się w pierwszej iteracji. Szybko też zidentyfikujemy najbardziej krytyczne obszary. Będą dotyczyły wymagań ważnych i pilnych, ale niemożliwych do zrobienia w pierwszych iteracjach. O nich też warto wiedzieć, które to są. Dzięki temu możemy efektywnie zarządzać naszymi interesariuszami.

Ciekawe czy Wam się przydało? 🙂

Anna Jaszczołt

 

Konkurs dla każdego!

konkurs

Kto śledzi tego bloga, ten wie, że w swoim podejściu do zarządzania projektami stosuję elementy zwinności. Nie jedna osoba już się nasłuchała o jednej z transformacji globalnych, które przeprowadzałam, a której nie dało się tak naprawdę poprowadzić inaczej, niż etapowo, w iteracjach. Już czas by na blogu powstała oddzielna zakładka, pod którą chciałabym umieszczać posty dotykające zwinności, opisujące narzędzia, które świetnie sprawdzą się na co dzień w zarządzaniu projektami, ale i ogólnie w zarządzaniu.

No i teraz zostaje kwestia pomysłu na nazwę tej zakładki. Myślałam o takich nazwach:

  • Agileorium
  • Agile
  • Zwinne inspiracje
  • Zwinność
  • Zwinnie mi
  • Agile-owo
  • Agile-ownik

Dla doprecyzowania wymagań (takie małe spaczenie zawodowe;) ):

Pod tą zakładką mają kryć się teksty, które będą:

  • prezentowały narzędzia, myślenie stosowane w świecie agile, które można zastosować w zarządzaniu (nie tylko projektami),
  • pomagały tradycyjnym kierownikom projektów odnaleźć się w świecie zwinności.

Szukamy nazwy chwytliwej, możliwie sympatycznej, jednocześnie mówiącej co się pod nią kryje.

Nazwa może maksymalnie składać się z trzech wyrazów.

Dla pewności: nazwa będzie widniała w pasku na równi z: Aktualności, Sztuka Zarządzania Projektami, Pamiętnik PMa, Wydarzenia.

W konkursie wezmą udział tylko komentarze pod tym postem na blogu (nie na facebooku). Co jest do wygrania?

Jedna z pozycji książkowych, które posiadam w dwóch wersjach: Doktryna jakości. Rzecz o turkusowej samoorganizacji Andrzeja Blikle. Solidna piguła wiedzy. Chętnie oddam w dobre ręce, a raczej oczy;)

Doktryna

To co? Macie jakieś propozycje? 🙂

Jeśli nic nie przypłynie, stawiam na agilownik. Zakładam, że macie coś lepszego 🙂

Konkurs trwa do wtorku, 17 października. Do końca dnia. Szczęśliwy zwycięzca zostanie ogłoszony 18 października w komentarzach do tego posta.

Anna Jaszczołt

Dlaczego szkolenia z zarządzania projektami (i nie tylko) nie działają?

Anna Jaszczolt
 

W jednej z podróży z Krakowa do Warszawy poznałam profesora nauk ścisłych. Profesor miał niesamowitą wiedzę. Jest zapraszany na konferencje na całym świecie. W latach 70. zaprojektował i wyprodukował sprzęt, który do dzisiaj sprzedaje w swojej firmie. Wracał z obrony czyjegoś doktoratu, gdzie zasiadał w komisji.

Moim planem na tę podróż było skanowanie ankiet z warsztatu i wprowadzanie ocen uczestników do swojej bazy. Cieszyłam się na te trzy godziny zatopienia się w pracy. Na początku słuchałam Pana delikatnie podenerwowana, z laptopem wciąż otwartym na kolanach, trochę zmęczona z lekko bolącym gardłem po dwóch dniach prowadzenia intensywnych warsztatów.

Zaczęło się od „dokąd Pani jedzie” a skończyło na wymianie swoich życiowych historii. rozmowie o wartościach, sensie życia. Rozmawialiśmy o postępującej technologii, o tym jak nasze życie może wyglądać za 10 lat.

Pan uprzejmie zapytał czy chcę pracować, czy mi przeszkadza… Wciągnął mnie w rozmowę tak bardzo, że odłożyłam wszystko na bok i wspólnie z nim wybrałam się na wędrówkę wyobraźni po tym co może się stać za 10 lat, jak może zmienić się nasz świat, jak rozwój technologii wpływa na nasze postrzeganie świata i nasze codzienne życie. Rozmawialiśmy o wartościach, celach, o sensie życia. Ta rozmowa niesamowicie mnie wzbogaciła, o wiedzę z fizyki, o wiedzę życiową, o inną perspektywę, inne postrzeganie świata.

Warto otworzyć się na drugiego człowieka.

To również uświadomiło mi dlaczego właśnie programy rozwojowe są wartościowe, a nie szkolenia „z pudełka”.

W swoich pierwszych latach działalności jako trener poprowadziłam wiele szkoleń „z pudełka”. Przeszkoliłam w ten sposób ponad 500 osób. Pod koniec każdego warsztatu niejednokrotnie odbywał się „galop przez slajdy”. Bo było ich prawie 200 zaplanowanych na dwudniowy warsztat.

Tak bardzo chciałam wysłuchać uczestników, ich doświadczeń i pomysłów, tak mało było na to czasu.

Dzisiaj wiem, że nie chcę prowadzić szkoleń, z których wychodzą zadowoleni uczestnicy, ba szczęśliwi i wdzięczni za wartościowy czas przybijają ze mną przysłowiową „piątkę”, a potem wracają do biurek i robią dokładnie to samo, co przed szkoleniem. Bo zmieniło się ich myślenie, ale ich otoczenie: zespół, szef, sponsor, klient nadal myśli tak samo.

Dlatego od jakiegoś czasu prowadzę programy rozwojowe, w których skupiam się na uczestnikach. To Wy jesteście źródłem wiedzy na temat tego jak prowadzi się projekty w Waszej organizacji, kogo należy zaangażować w Wasz program, która zmiana jest najbardziej pilna do wprowadzenia. Ja pozostaję w roli inspiratora, źródła wiedzy na temat dobrych praktyk, strażnika wdrażania tego, co wspólnie wypracowaliśmy. Moderuję, naprowadzam i sama uczę się z Wami każdego dnia. W takich działaniach widzę sens, takie działania motywują mnie do podejmowania się kolejnych programów dla kolejnych firm.

Warto otworzyć się na wiedzę, która jest dookoła nas.

Nie bójmy się tego.

Anna Jaszczołt