Masz świetny pomysł, otrzymałeś zlecenie od klienta, przypisano Ci nowy projekt? Pracujesz w konsultingu, szkolnictwie, branży medycznej, przemyśle ciężkim, finansach? Od hydraulika przez jednoosobowego przedsiębiorcę, po prezesa wielkiej firmy – każdy ma do zrealizowania jednorazowe przedsięwzięcia. Każdy, zarządzając projektem, chce go zrealizować od początku do końca. Na świecie popularnych jest wiele metodyk i podejść do zarządzania projektami. Wszystkie opierają się na kilku podstawowych krokach. Jakich? Czytaj dalej.

Kroki, które Ci dziś przedstawię różnie nazywają się w metodykach. Tymczasem polegają na podjęciu tych samych działań przy planowaniu inicjatywy. Warto je poznać lub przypomnieć sobie na czym polegają, gdyż pomagają podejść do planowania w ułożony, przemyślany sposób.

Zbierz wymagania

Zabierając się za planowanie powinieneś przede wszystkim upewnić się, że masz zebrane wymagania.  Oczywiście ich źródłem są interesariusze, czyli wszystkie osoby, zespoły, działy, czy organizacje, które mogą wpływać na Twój projekt lub projekt może wpłynąć na nie. Wymagania możesz spisywać w formie historyjki. Pisałam o niej na blogu tutaj i tutaj. Zastosowanie tego narzędzia zapewnia, że efekt Twojego projektu będzie zaspokajał potrzeby odbiorców, czyli zrealizujesz swój cel. Wymagania możesz spisać na przykład w narzędziu, które nazywamy Macierzą Śledzenia Wymagań (ang. Requirements Traceability Matrix). Pamiętaj, że długą listę wymagań możesz spriorytetyzować przy pomocy techniki MoSCoW. Przeczytasz o niej tutaj. Wymagania, które spiszesz, powinny być jednoznaczne, weryfikowalne, spójne, nie wykluczające się itd. O zbieraniu wymagań i narzędziach, które temu służą można by napisać książkę.

Ustal zakres

Gdy zebrałeś już kompletną i spriorytetyzowaną listę wymagań, czas zastanowić się nad efektem końcowym i zakresem prac, które należy weń włożyć. Tutaj z pomocą nadchodzi na przykład Struktura Podziału Prac (ang. Work Breakdown Structure). Możesz też zastosować Rejestr Produktów (ang. Product Backlog) lub Mapę Myśli (ang. Mind Map). Na tym etapie skup się na tym co chcesz wykonać. Nie myśl jeszcze w jakiej kolejności i za ile. Upewnij się, że weźmiesz pod uwagę 100% prac, które jesteś w stanie określić na dzisiaj. W tym kroku często powstaje demo dla klienta, wizualizacja, makieta, prototyp i inne formy obrazujące efekt końcowy, na którego wykonanie chcemy się umówić. Takie koncepcje jak planowanie kroczące (ang. rolling wave planning), czy progressive elaboration pozwalają na szczegółowe planowanie tego, co już wiemy i ogólne planowanie tego, co później sobie dookreślimy. Często jesteśmy w stanie szczegółowo zaplanować kolejny etap projektu dopiero, gdy kończy się poprzedni, który przyniósł nam dane wsadowe do dalszego planowania.

Stwórz listę zadań

Gdy znasz już zakres, możesz zabrać się za najniższe jego komponenty i zacząć rozpisywać je na zadania (historyjki albo pakiety robocze). W ten sposób tworzysz listę zadań – tabelę z taskami do wykonania

Ustal kolejność zadań

Następny krok to zdeterminowanie zależności między zadaniami. Narzędzie, które bardzo nas tutaj wspiera to diagram sieciowy (ang. diagramme network). Można też po prostu dla każdego zadania z listy ustalić zadania poprzedzające (ang. predecessors) i następujące (ang. ancestors). Tę technikę znają osoby posługujące się narzędziem MS Project i stawiające na klasyczne zarządzanie projektami.

Przypisz zasoby

Wiesz już jakie zadania są do wykonania w Twoim projekcie. Jesteś w stanie ustalić narzędzia i kompetencje: wiedzę, umiejętności i doświadczenie potrzebne do wykonania każdego zadania. Idąc tym kluczem, przypisujesz osoby do zadań. Polecam robić to w tej samej tabeli, w której wcześniej zrobiłeś listę z taskami.

Szacuj czas trwania zadań

Gdy już wiesz, kto realizuje które zadanie, łatwiej Ci ustalić ile czasu ono zajmie. Ustalisz to z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne czynności. Tak, możliwe, że po wstępnych szacunkach, przypiszesz do niektórych zadań więcej lub mniej osób.

Stwórz harmonogram

Wiesz kiedy musi skończyć się Twój projekt? Kiedy może się zacząć? Dysponując informacjami z wcześniejszych kroków, możesz stworzyć harmonogram Gantta.  Innymi słowy, w tym kroku nanosisz diagram sieciowy na oś czasu. Teraz możesz dokładnie zobaczyć ile zadań będzie wykonanych na przykład w pierwszym tygodniu projektu, a ile w kolejnym. Którego dnia w kalendarzu skończy się Twój projekt jeśli rozpoczniesz prace teraz. Możesz podjąć decyzję kiedy zacząć i czy któreś zadania należy skrócić (ang. crashing), a inne może zrównoleglić (ang. fast tracking).

Stwórz budżet

Nie ma projektu, w którym nie mówilibyśmy o budżecie. Trzeba więc i go zaplanować. Jak? Najlepiej oszacować koszty poszczególnych czynności z listy zadań i zsumować metodą „bottom-up”. Możesz też posłużyć się WBSem z poprzedniego kroku. Polecam jednak zrobić to na zadaniach. Wtedy można szczegółowo śledzić wymagania finansowe rozłożone w czasie, tzn. jaki poziom budżetu jest Ci potrzebny w pierwszym miesiącu, czy kwartale.

Powyżej przedstawiłam kroki, na których bazują klasyczne metodyki zarządzania projektami. Niestety, niektórzy Kierownicy Projektów przesiąkli nimi tak bardzo, że coś podobnego próbują zrobić planując kolejne sprinty. Tymczasem gorąco namawiam do tego by nie czynić poszczególnych sprintów małymi kaskadami. W ten sposób zabijamy zwinność w swoich działaniach. Chyba, że działamy hybrydowo albo etapowo. Wtedy robienie kaskady dla małych kawałków ma sens.

Udaje Ci się stosować powyższe kroki i uzyskiwać plan projektu? Świetnie! Zapewne doświadczyłeś już sytuacji, w której ten harmonogram szybko przestaje być aktualny. Nie szkodzi, mawiał znany generał: „Plan jest niczym, planowanie wszystkim”.

Jedno jest pewne: Lepiej jest wiedzieć dlaczego się spóźnię i o ile, niż ciągle powtarzać, że jesteśmy w „czarnej d…” i trudno coś powiedzieć. Jak skończymy, to damy znać. Niektórzy nazywają to agile😉