Tradycyjne a zwinne metodyki zarządzania projektami. Perspektywa kulinarna

Metodyki zarządzania projektami to bardzo niefortunne określenie. Dlaczego?  

Agile rzadko kiedy znajduje warunki na zastosowanie. Na szkoleniach często spotykam się z frustracją: „produkt nie nadaje się do wytwarzania w iteracjach”, „klient określa zakres, budżet i terminy”, „zespół się nie angażuje”. Dzisiaj chciałabym pokazać Ci, że warto uznać otoczenie w którym działasz i przyjąć zasady: Działam najlepiej jak potrafię z tym, czym aktualnie dysponuję. Zmieniam to, na co mam wpływ. Dostosowuję swoje działanie do czynników, których nie zmienię.

Metodyki zarządzania projektami zacznij traktować jak półkę z narzędziami, po które możesz sięgać gdy tylko stwierdzisz, że najsprawniej doprowadzą Cię do celu projektu.

Czy na pewno należy całkowicie odrzucać PRINCE2®, PMBoKa®, model IPMA NCB®?

Nie w moim stylu tabelki i mierniki, schematy i wykresy. Choć te niejednokrotnie zajmowały znaczną część mojego czasu jako kierownika transformacji w międzynarodowym banku. Prawda jest taka, że wolałabym Cię zabrać w podróż po aspektach i wątkach kulinarnych. Ten, kto uczestniczył w moim webinarze jakieś pół roku temu, domyśla się o czym mowa. Zapraszam serdecznie do wspólnego gotowania, a właściwie – pieczenia ciast. Dzięki podróży po meandrach tworzenia udanych wypieków dowiesz się i zapamiętasz raz na zawsze dlaczego scrum, PMBoK®, czy SAFe® nie są metodyką, a co nią zdecydowanie jest. Gotowy? Zaczynamy!

METODYKI ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
CZYLI
P R Z E P I S   N A   C I A S T O

Jeśli tak jak ja, oprócz prowadzenia dużych, międzynarodowych transformacji, lubisz też piec ciasta, zapewne korzystasz z licznych przepisów. Mam kilka (no, może dopuściłam się przy ostatnim słówku znacznego eufemizmu) książek kucharskich. Do tego dochodzi dość pokaźna lista blogów kulinarnych zapisanych w przeglądarce jako ulubione. Mam też zeszyt: szary, z pożółkłymi stronami, licznymi plamami – po jajkach, po tłuszczu do pieczenia. Używała go kiedyś w kuchni moja mama. Są to źródła przepisów, na bazie których powstają moje wypieki. Jak wygląda taki przepis? Zdaje się, doskonale wiesz jeśli tylko choć raz próbowałeś coś upiec czy ugotować. W każdym przepisie wymienione są składniki, ich proporcje, ilości bądź wagi. Autor opisuje czynności w odpowiedniej kolejności. Nazywa sprzęty, których należy użyć. Kompletny przepis na ciasto zawiera takie informacje jak: temperatura piekarnika, wskazana konsystencja masła, minuty miksowania na średnich obrotach itd. Dobry przepis jest jak instrukcja: mówi Ci dokładnie co masz zrobić by upiec ciasto od początku do końca. Coraz częściej zawiera też zdjęcia i filmiki z instruktażem. Działając zgodnie z przepisem, trudno coś pominąć.

PROJEKT NALEŻY PROWADZIĆ TAK

Odpowiednikiem takiego przepisu na ciasto, szczegółową instrukcją prowadzenia projektów jest PRINCE2®. Prowadząc projekt według tej metodyki, otrzymasz dokładne wskazówki co możesz zrobić w danej sytuacji projektowej. Rozpiszesz sobie rozkład jazdy (ang. road mapę), ścieżkę działania, która (przy różnych opcjonalnych drogach do wyboru) pozwoli Ci kroczyć przez projekt od początku do końca. Mowa tu o procesie zarządzania projektami. PRINCE2® zawiera precyzyjne wymagania wobec dokumentów, które muszą powstać w projekcie (np. Dokument Inicjujący Projekt), wobec ról i ich decyzyjności. W PRINCE2® mówimy o trójpodziale władzy. Rola Kierownika Projektu jest jednoznacznie opisana a świętością jest Uzasadnienie Biznesowe, które regularnie weryfikujemy – proces podpowiada kiedy należy to robić.

Podobnie można powiedzieć o metodyce Tenstep® czy Theory of Constraints®. Dają jasne wytyczne co należy zrobić, na jakim etapie projektu i w jaki sposób. Dlatego właśnie mówimy, że są to metodyki zarządzania projektami.

STANDARDY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

CZYLI

D O B R E   R A D Y   B A B Ć   I   C I O Ć

Jednak sam przepis często nie wystarcza. Z niewiadomych powodów zdarza się, że piekąc ciasto według tego samego przepisu, nie raz się zdziwiłeś, że „coś poszło nie tak”. A to spód lekko przypalony, a to ciasto opada i robi się zakalec. Mimo, że działasz według przepisu, efekt nie jest gwarantowany.

Z pomocą przychodzą tutaj często wskazówki najstarszych z rodu: cioć, babć, dziadków i wujków, którzy w swoim życiu setki takich ciast upiekli. Czy stosujesz również wskazówki typu: pamiętaj by wszystkie składniki miały temperaturę pokojową? Albo (moje wielkie odkrycie i zwrot w kuchennych wypiekach): ciasto z tendencją do opadania zrzuć z dużej wysokości na blat zgodnie z zasadą, że ciasto dwukrotnie nie spada. Ta ostatnia zasada sprawiła, że zaczęłam piec drożdżówki, które wcześniej po wystygnięciu zawsze osiągały 1 cm wysokości. Teraz, gdy po wyjęciu z piekarnika potrząsam nimi porządnie, lekko opadają, by potem już nigdy nie osiągnąć formy zakalca. „Ciasto opada tylko raz!” – powiedziała mi kiedyś koleżanka, dzieląc się ze mną tym trikiem. Skąd ktoś to wie? W jaki sposób odkryto, że potrawy należy mieszać tylko w jedną stronę? Stawiam na to, że z autopsji. Może, gdy pewnego razu przygotował wcześniej składniki, a za pieczenie zupełnie przypadkowo zabrał się później, wyszedł mu najbardziej puszysty sernik z tych, które dotychczas upiekł?

WYBIERZ TO, CO CI SIĘ PRZYDA

W zarządzaniu projektami zestaw dobrych praktyk, które możesz, ale nie musisz zastosować, to druga kategoria. Nie należy mieszać jej z PRINCE2®. Ostatnio słyszałam fantastyczną metaforę, że PMBoK® jest jak worek puzzli. Wszystkie składają się na wielką wielopoziomową układankę. Jednak nie wszystkie musisz w swoim projekcie zastosować. Możesz ułożyć mniejszą układankę z części puzzli, która okaże się wystarczająca by z sukcesem dowieźć projekt do końca. Podobnie jest z rolą Kierownika Projektu. Według standardu PMI, może to być wysoko zaszeregowana w organizacji, w pełni decyzyjna, wręcz samostanowiąca o projekcie osoba. Może to jednak być również manager, który na co dzień zarządza operacjami w swoim dziale, a projekt jest dla niego dodatkowym zadaniem. Może to być równie dobrze specjalista lub inny pracownik działu. Kierownik Projektu może bezpośrednio zarządzać zespołem, bądź nie. PMBoK® daje tutaj dużą swobodę. Więcej o tym standardzie przeczytasz tutaj. Podobnie IPMA i model NCB®, który opisuje jakie powinieneś mieć kompetencje zarządzając projektami, programami, portfelami, czy całym biurem projektowym. To nie znaczy jednak, że przy każdej inicjatywie będziesz wykorzystywał wszystkie swoje umiejętności. Wybierzesz te techniki zarządzania projektami, których potrzebuje sukces Twojego projektu.

ZWINNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
CZYLI
R Ó B   T O   Z   S E R C E M

Agile. Pisałam o nim już sporo, na przykład tutaj. Jak zapewne się domyślasz, została nam najważniejsza, najbardziej modna kategoria podejść do zarządzania projektami. Podobnie jest z pieczeniem ciast. Omówiliśmy już powstawanie wypieków zgodnie z przepisami i zgodnie z dobrymi praktykami. Jednak to nie wszystko. Nie ma jeszcze gwarancji sukcesu. Ostatnio znajoma opowiadała mi o sytuacji w programie telewizyjnym na temat gotowania. Uczestnicy brali udział w konkursie. Gdy członek jury podszedł do jednego z nich, rozpoczęli rozmowę: „Zrobiłem wszystko zgodnie z przepisem, a jednak danie mi nie wyszło.” I rzeczywiście, sam kucharz ocenił: smak niby ok, wygląd poprawny, ale w całokształcie czegoś brakuje. Po chwili członek jury skomentował: „Danie Ci nie wyszło, ponieważ nie sporządziłeś go z miłością, z zaangażowaniem. Zobacz jaki bałagan po sobie zostawiłeś. Robiłeś byle zrobić, odhaczałeś kolejne punkty w przepisie byle zdążyć na czas. Zabrakło Twojej pasji do gotowania. Zabrakło zdrowych nawyków, takich jak mycie naczyń na bieżąco, chowanie niepotrzebnych produktów do szafek, dbanie o otoczenie i atmosferę, w jakich tworzysz potrawę”.

NIE MASZ PRZEKONANIA? NIE BIERZ SIĘ ZA TO

Zwinne zarządzanie projektami działa podobnie. To podejście jest jak filozofia: bez wartości, na których bazuje, nie zadziała stosowana w czystej postaci. Zespół, w którym brak: zaangażowania, szacunku, otwartości, skupienia i odwagi ma problem z codziennymi stand-upami. Nie na rękę takiemu zespołowi transparentność. Podobnie z zasadą inspect and adapt. Gdy w firmie panuje atmosfera szukania winnych, trudno o entuzjastyczne podejście do próbowania i ryzykowania, że odniesiemy porażkę. Agile to działanie zgodnie z wartościami, to chęć próbowania oraz nabieranie zdrowych nawyków (np. co sprint retro). Scrum leży u podstaw taki podejść zwinnych jak: LeSS®, DAD®, Agile PM®, SAFe®, PRINCE2 Agile®.  Praktycznie każda z nich odpowiada na pytanie jak skalować technikę scrum zarządzając całą organizacją, w której działają dziesiątki, a nawet setki zespołów scrumowych.

NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
CZYLI
WNIOSKI

Techniki zarządzania projektami – to o nich tu mowa. Liczę na to, że teraz już wiesz dlaczego scrum nie jest ani metodyką, ani metodologią. Dlaczego PRINCE2® świetnie sprawdza się przy projektach unijnych, gdzie musimy nieustannie oceniać, porównywać i monitorować wiele projektów na raz.

Liczę na to, że teraz nie masz już wątpliwości dlaczego nie każda organizacja może być zwinna. Dlaczego tak często mamy do czynienia z wykorzystaniem narzędzi agile, niekoniecznie z byciem zwinnym w pełnym znaczeniu tego słowa.

I na sam koniec wskazówka całkiem wprost: zarządzając projektem warto korzystać, z przepisu, z dobrych praktyk (własnych i ze świata) i ze zdrowych nawyków – często za jednym razem.

Metodyki zarządzania projektami – każda z nich może obdarować Cię czymś skutecznym, co sprawdzi się w Twojej firmie na różnych poziomach zarządzania projektami. Jak wyobrażam sobie łączenie wymienionych w artykule podejść? Obrazuje to schemat nr 1. Właściwie takie łączenie już się odbywa w wielu organizacjach.

Tak, możliwe, że przez to firmy nie są całkowicie zwinne.

Możliwe, że dzięki temu produkują wypieki najwyższej jakości, w terminie i ku zadowoleniu zamawiającego.

To jak, bierzemy się za pieczenie?

Artykuł jest republikacją artykułu zamieszczonego w 24 numerze Strefy PMI.