Zarządzanie ryzykiem w projektach – ten temat poruszyłam jako jeden z pierwszych po rozmowach z moimi klientami. Nie bądź przeciętnym Kierownikiem Projektów. Dołącz do najlepszych i zarządzaj ryzykiem w profesjonalny sposób. Rynek pracy niedługo niestety zupełnie się zmieni. W firmach zostaną najmocniejsi. Nie chcę Cię straszyć, chcę Ci pomóc. Dlatego dzisiaj o zarządzaniu ryzykiem oraz o działaniach, którymi chciałabym Cię wesprzeć w tych wyjątkowych czasach.
Nie jestem producentem maseczek, ani tkanin, czy płynów dezynfekujących. W ostatnich dniach nawet firma Wedel wysłała swoje produkty do polskich szpitali by podnieść na duchu naszych rodzimych lekarzy. Mam silną potrzebę działania na korzyść naszego społeczeństwa i ludzkości w ogóle. Więc, w tych trudnych dla biznesu czasach, daję to, co potrafię robić najlepiej: wspieram biznes w organizowaniu pracy projektowej, szczególnie w warunkach pracy zdalnej.
Wspieramy się codziennie na #PmCatchUp
Dlatego od kilku dni spotykamy się codziennie na żywo o godzinie 8:30 na moim fanpage oraz na Instagramie. Wszystkie nagrania są rejestrowane na moim kanale youtube i możesz obejrzeć je tutaj. Nagrania na facebooku ogląda ponad 1200 osób bez żadnej reklamy, co pokazuje jak duża jest potrzeba takich działań.
Celem tych spotkań jest wspieranie się w nowych warunkach pracy, które dotyczą każdego z nas. Codziennie prezentuję Ci narzędzie, które możesz wykorzystać organizując pracę zespołów w zmiennych okolicznościach. Do tego inspiruję do rozwoju, zadbania o swoją karierę oraz motywuję do pracy z energią od samego rana. Na home office nie jest to takie oczywiste. To spotkanie to wspólne rozpoczęcie dnia – oczywiście w świecie wirtualnym. Czasem zdarzy mi się tam dokończyć makijaż, codziennie się gimnastykujemy razem. A na końcu jest tak zwane mięso.
Nagranie o ryzyku zobaczysz klikając w poniższy link:
Zarządzanie ryzykiem w projektach stało się teraz kluczową umiejętnością. Pisałam już kiedyś na blogu jak identyfikować ryzyko, w szczególności jak je opisywać. Polecam Ci ten wpis.
Dzisiaj chciałabym się skupić na odróżnieniu ryzyka od problemu oraz na umiejętnym jego komunikowaniu.
Zarządzanie ryzykiem w projektach
Numer jeden jeśli chodzi o zarządzanie ryzykiem w projektach, to umiejętność oddzielenia ryzyka od pożaru, który musisz gasić. Moi klienci często mylą te dwa aspekty, a właściwie mówiąc ryzyko, mają na myśli problem, który już zaistniał (czyli wcześniej wspomniany pożar).
Pamiętaj, ryzyko to coś co potencjalnie może się zdarzyć. Definicja mówi: Ryzyko to niepewne zdarzenie, które ma wpływ na projekt. Słowo „niepewne” dotyczy dwóch czynników: prawdopodobieństwa i wpływu. Na przykład ryzyko, że „Będzie kwarantanna i trzeba będzie zamknąć restaurację”. To ryzyko miało inne prawdopodobieństwo pół roku temu. Wtedy nikt nie brał go pod uwagę. Inne dwa miesiące temu, gdy pandemia szalała już w Chinach i inne dwa tygodnie temu, gdy wirus porządnie już rozprzestrzeniał się we Włoszech. Prawdopodobieństwo kwarantanny zmieniało się wraz z rozwojem sytuacji. Druga część niepewności dotyczy skutku, czy też natężenia z jakim wystąpi ryzyko. Inny skutek ma na naszą restaurację dwutygodniowa kwarantanna. Inny miesięczna i dwumiesięczna.
Takich niepewnych zdarzeń jest mnóstwo w naszym bliższym i dalszym otoczeniu. W projektach wybieramy do analizy te, które mogą wpłynąć na cel naszego przedsięwzięcia.
Ryzyko będzie zawsze funkcjonowało w sferze potencjalnych zdarzeń. Jeśli podczas analizy ryzyk identyfikujesz problem, z którym już teraz masz do czynienia, to zidentyfikowałaś pożar, a nie ryzyko. Międzynarodowe metodyki zarządzania projektami wyróżniają tu dwie kategorie: risk and issues. Czyli ryzyka i problemy. Często rejestrujemy je w jednym pliku w projektach. Jednak wymagają one od nas odmiennej reakcji.
Ryzyko pozytywne i negatywne
Tak, tak – o tym trzeba koniecznie wspomnieć, że ryzyko może mieć zarówno negatywny, jak i pozytywny wpływ na projekt. W obliczu obecnej pandemii możesz znaleźć mnóstwo biznesów, dla których wirus okazał się szansą na wzrost, czy rozwój, na przykład apteki, producenci produktów higienicznych, supermarkety z żywnością, paczkomaty i kurierzy… Ja również obserwuję pozytywne strony wirusa w swoim biznesie: mogę znowu rozwijać się online! Wcześniej, mimo szczerych chęci, blokował mnie czas spędzany na doradztwie u klientów oraz na sali szkoleniowej. Mam zbudowaną społeczność online. Mam sklep online i pierwsze produkty cyfrowe. Możesz je sprawdzić tutaj. Teraz mogę zająć się tym, o czym marzyłam już od roku. Ryzyko, które ma pozytywny wpływ na projekt to SZANSA. Zarządzanie ryzykiem w projektach polega również na identyfikacji takich szans.
Oczywiście najbardziej martwią nas obecnie ryzyka związane z pandemią, które mają negatywny wpływ na nasze biznesy i projekty, czyli ZAGROŻENIA.
Reakcja na ryzyko
Na ten właśnie aspekt skarżą się moi klienci: managerowie, liderzy, dyrektorzy i właściciele firm. Kierownicy Projektów przybiegają do nich z czerwoną flagą: „Dostawca zamknął fabrykę”, „Komponenty z Chin mogą się opóźnić”, „Mój klient prawdopodobnie zawiesi zamówienie”, „Projekt się opóźni z powodu koronawirusa”. I to jest niestety bardzo popularny przykład słabego zarządzania ryzykiem w projekcie.
Profesjonalny manager (nie tylko project manager) działa proaktywnie i tak właśnie trzeba zajmować się ryzykiem. Najpierw je identyfikujesz, potem planujesz co z nim zrobisz, jak zareagujesz. W kolejnym kroku monitorujesz czy zmienia się prawdopodobieństwo bądź skutek ryzyka, a wraz z nim jego ważność, czy też priorytet. Dla utrwalenia:
- Identyfikuj ryzyko
- Mierz ryzyko
- Planuj reakcję
- Monitoruj ryzyko
Zarządzanie ryzykiem w projektach to planowanie reakcji na niepewne zdarzenie. Reagować na ryzyko możemy w następujący sposób:
- Ryzyko można akceptować – nic z nim nie zrobimy. Możemy przygotować plan B.
- Ryzyka można unikać.
- Ryzyko można mitygować /zmniejszać prawdopodobieństwo i/lub skutek.
- Ryzyko można przenosić.
Jeśli chodzi o mierzenie ryzyka, w nagraniu, które udostępniłam powyżej poznasz narzędzia oraz moją opinię na temat analizy ilościowej ryzyk.
Jeśli lubisz materiał podany w formie przyjaznej dla oka, koniecznie zapisz się do mojego newslettera. Na koniec każdego tygodnia wysyłam notatki wizualne z wszystkich sesji #PmCatchUp, które odbyły się od poniedziałku do piątku.
Taka notatka została sporządzona z sesji na temat ryzyka:
Możesz też kupić notatki do poprzednich sesji live. Stworzyliśmy z moim zespołem pakiet 21 notatek, po 3 zł każda. Więcej szczegółów tutaj.
Mam nadzieję, że ten wpis pomógł wzmocnić Twoją umiejętność zarządzania ryzykiem w projektach bądź pomógł Ci wymagać by bardziej efektywnie je komunikowano do Ciebie. To pierwszy krok do tego, żeby rzeczywiście zarządzać ryzykiem, a nie tylko gasić pożary.
Do zobaczenia na #PmCatchUp – na żywo, od poniedziałku do piątku o godz. 8:30. Do odwołania.
Ania Jaszczołt
#ByAnnaJaszczolt
