Praca zdalna: porozumiewanie się poprzez komunikatory

W czasach koronawirusa praca zdalna staje się normalnością i jednocześnie będzie stawała się coraz większym wyzwaniem. Zespoły porozumiewają się poprzez komunikatory. Tymczasem rozmowa poprzez Slacka, Messengera, WhatsUpa, czy Skype zabiera nam całe spektrum kanałów niewerbalnych: mimikę twarzy, tembr głosu, intonację, ubiór, tło za rozmówcą…. Dlatego komunikatory, smsy, maile dają nam bardzo zawężony obraz sytuacji.

Praca zdalna wiążę się ze stosowaniem różnych nowoczesnych narzędzi: do planowania, do monitorowania statusu prac, do dzielenia się treścią, zbierania feedbacku oraz komunikowania się. Wiele osób jest podekscytowanych nowymi narzędziami i zwiększoną efektywnością pracy w formule home office – i słusznie. O zespołach wirtualnych pisałam w Magazynie Zarządzanie Projektami oraz na swoim blogu tutaj. Dzisiaj chciałabym Ci przypomnieć, że rozmawiając poprzez komunikatory mamy BARDZO ZAWĘŻONY OBRAZ SYTUACJI – zupełnie nie wiemy co się dzieje po drugiej stronie komputera. Działają tutaj nasze domysły, uruchamia się baza osobistych doświadczeń.

Praca zdalna od dziś

W Twojej firmie (jak w tysiącach firm w Polsce i niezliczonej liczbie firm na świecie) zapadła decyzja o pracy zdalnej. Zaczynasz pracę o 9 z kawą na biurku. Siadasz do komputera pośpiechu o 9:15 i kończysz śniadanie. O 9 włączasz komputer, idziesz parzyć kawę i przygotować śniadanie. Do 10 czytasz maile serfujesz po internecie. Wstajesz o 6 rano, żeby nadgonić z pracą. O 8:00 jesz śniadanie od 9 jesteś gotowy na cały dzień spotkań. Nie wiem, którym typem pracownika zdalnego jesteś. Pewne jest, że każdy z nas pracuje inaczej i w czasach home office, zaczyna to wdawać się we znaki. Nie masz pojęcia co robi osoba po drugiej stronie. Nie możesz też zgadnąć jej myśli, ani emocji.

Zaprezentowałam Ci to podczas spotkania. Obejrzyj, żeby się przekonać.

Praca zdalna lubi emotikony

Dlatego WARTO STOSOWAĆ EMOTIKONY. Wiem, wiem nie są do końca biznesowe, jednak mówimy tu o porozumiewaniu się poprzez komunikatory, a więc rozmawiamy o nieformalnych kanałach komunikacji. Emotikony często uzupełniają brak kanałów niewerbalnych. Dodasz uśmiechniętą buźkę i komunikat od razu zostaje zmiękczony.

Zobacz na przykładzie:

Dzisiaj tego nie zrobię!

Dzisiaj tego nie zrobię! 😅

Dzisiaj tego nie zrobię! 🤭

Ten sam komunikat z inną emotką na końcu może wskazywać na zupełnie inne intencje. Celowo zostawiłam wszędzie wykrzyknik. Nadal, dokładniejszego znaczenia wypowiedzi daje buźka na końcu zdania.

Praca zdalna to żyzna gleba do nieporozumień

Myślę, że po przytoczeniu powyższego przykładu nie muszę Cię przekonywać, że w nieformalnej komunikacji warto stosować emotikony. Zwróć jednak uwagę CZY ABY NA PEWNO ZASTOSOWANY PRZEZ CIEBIE EMOTIKON JEST ODEBRANY ZGODNIE Z TWOJĄ INTENCJĄ?

Tu może być różnie. Byłam świadoma tego wcześniej i przy okazji warsztatów z komunikacji dla klienta dostarczającego aplikacje na całym świecie, zgłębiłam ten temat bardziej. Mój klient, zresztą bardzo duży, znany software house z siedzibą w Poznaniu, porozumiewa się ze swoimi klientami poprzez Slacka. Klienci z całego świata. Wydaje się, że angielski znają wszyscy perfekcyjnie i potrzebują raczej doszkolić się z technik zarządzania projektami niż komunikacji. Szybko jednak wyszło, że największym wyzwaniem są relacje z bardzo wymagającymi (roszczeniowymi wręcz) klientami zza oceanu. To taki na pozór wyluzowany klient, który stosuje różne buźki w wiadomościach i ogólnie jest “super cool”, ale nie zmiłuj wymagania pozostają, a oczekiwania przerastają złożone zamówienie. W tym przypadku trzeba było postawić na komunikację.

Praca zdalna – całuję Cię, czy gwiżdżę na wszystko?

Pokażę Ci dzisiaj emoji, które sama mylnie interpretowałam oraz które są powszechnie stosowane na świecie, a inaczej odbierane przez różne kultury.

Na przykład taki emotikon . Bardzo często jest wysyłany jako buziak. W rozumieniu takiego mniej „namiętnego” buziaka, którym jest ta buźka . Tymczasem oznacza gwizdać. W zamierzeniu ten obrazek nie miał nic wspólnego z buziakiem.

Na poniższej grafice podaję przykładowe emotikony, którym nadajemy różne znaczenia i na które warto uważać:

Praca zdalna wymaga ustalenia zasad

Oczywiście może być tak w Twoim zespole, że wcale tych emoji nie mylicie. Możliwe też, że tylko tak Wam się wydaje. Polecam takie zadanie po przeczytaniu tego tekstu:

Zwracaj uwagę na emotikony, które piszesz i które ktoś pisze do Ciebie. Czy na pewno odbieracie je tak samo? Zapytaj odbiorcę czy dobrze zrozumiałeś co miał na myśli. Będzie okazja by trochę się rozluźnić i trochę się pośmiać.

A już w ogóle uważam, że w Twoim zespole zdecydowanie warto stworzyć zasadę porozumiewania się poprzez komunikatory i tam wpisać listę z najbardziej popularnymi emotikonami. A może wymyślicie swoje własne? Emotikony-symbole projektów, albo symbole nastroju, symbole ról projektowych, na przykład scrum mastera. Ciekawe którą z emotikonek być wybrał?

Co więcej wpisać do takich zasad? Jak komunikować się w projektach prowadzonych wirtualnie?

O tym w kolejnych postach. Wpadaj na spotkania na żywo od poniedziałku do piątku o 8:30.

Wspieram Cię teraz w dwójnasób i  również poproszę o wsparcie: podziel się tym tekstem z innymi osobami, skomentuj, prześlij dalej. Jestem w wielkiej mobilizacji do działania i wspierania ludzi biznesu. Potrzebuję wiedzieć, że tu jesteś i korzystasz.