Spotkania wirtualne. Ze względu na sytuację, w jakiej znalazły się zespoły projektowe, przedsiębiorstwa oraz całe korporacje, na blogu oraz na moich kanałach społecznościowych pojawia się dużo narzędzi i dobrych praktyk pracy z domu. Jak myślisz, co zajmuje uczestników podczas wirtualnych spotkań? Zapraszam Cię do przyjrzenia się statystykom.
Zanim zaczniesz czytać listę z 30 wskazówki, którymi się podzieliłam, polecam zajrzeć tutaj: Hello, who has just dialed in! Ten wpis pierwotnie publikowany był w Magazynie Zarządzanie Projektami i odbił się sporym echem.
Spotkania wirtualne – statystyki
Dzisiaj bardziej szczegółowo, ale jednocześnie krócej. Według ankiety State of Remote Work 2019vwykonanej przez Buffer, a cytowanej przez Harvard Business Review, uczestnicy spotkań online zajmują się następującymi sprawami:
65% pracuje,
63% wysyła maile,
55% spożywa lub przygotowuje posiłek,
47% idzie do toalety,
44% pisze smsa,
43% siedzi na kanałach społecznościowych,
25% gra w gry,
21% robi zakupy online,
9% ćwiczy,
6% odbywa inną rozmowę telefoniczną.
Jedno jest pewne, ani nie jest łatwo pozyskać uwagę odbiorców, ani ją dać nadawcy. Brak wielu płaszczyzn porozumiewania się powoduje dekoncentrację manifestującą się w powyższych procentach.
Jak prowadzić efektywne spotkania online?
Obejrzyj nagranie, bądź przeczytaj listę 30 wskazówek poniżej.
Efektywne spotkania wirtualne
Oto wskazówki, które powinny odmienić sytuację na Twoich zdalnych spotkaniach projektowych:
- Technikalia – to podstawy, upewnij się, że wszyscy wcześniej otrzymują możliwość dołączenia do spotkania.
- Włącz kamerkę – to jest podstawa.
- Kamerka start – to nie żart.
- Nie zapomnij o kamerce – i tak mogę powtarzać przez cały ten tekst.
- Dopilnuj by wszyscy włączyli kamerkę – a jakże 🙂
- Przywitaj się jakbyś prowadził show w tv – naprawdę warto i jeśli nie jesteś pewien jak to zrobić, wskakuj na nagranie tego live tutaj. Wydaje mi się, że coraz bliżej mi do kompetencji Huberta Urbańskiego 😉
- Sprawdź obecność- każdy się wita. Idealnie z kamerką, przynajmniej na początku.
- Przypomnij cel spotkania.
- Przedstaw, najlepiej wyświetl agendę.
- Określ zasady przebiegu spotkania (pozostałe 29 wymienionych tu punktów).
- Przed spotkaniem udostępnij dokumenty.
- Pokazuj swój ekran, gdy tylko zaczniecie rozmowę na temat plików, dokumentów, czy aplikacji.
- Uprzedź kluczowych członków spotkania, że będziesz ich potrzebował i w związku z tym – angażował na spotkaniu.
- Poproś by wszyscy się wyciszyli oprócz mówiącego.
- Każdy, kto zabiera głos, najpierw się przedstawia (mówi swoje imię).
- Parafrazuj wypowiedzi, np. “Jeśli dobrze zrozumiałam, podejdziemy do tego w ten sposób?”
- Zachęcaj nieśmiałych, przygotuj ich wcześniej. Powiedz o co będziesz pytał. Uprzedź, że będą poproszeni o zabranie głosu.
- Tematy poboczne – uprzedź że będziesz wyciszał osoby dyskutujące na wszelkie poboczne tematy.
- Czasem jako moderator musisz zacząć dyskusje – powiedz coś kontrowersyjnego. – Przykład na nagraniu.
- Gdy oczekujesz odpowiedzi, zatwierdzenia, a po drugiej stronie słuchawki zapada cisza, licz do pięciu i idź dalej.
- Pytaj na koniec spotkania każdego po kolei czy ma pytania, co myśli, z czym wychodzi ze spotkania.
- Jeśli celem spotkania jest uzyskanie decyzji przez grupę, monitoruj status w tabeli.
- Pisz podsumowanie na bieżąco, na koniec pokaż na ekranie dzielonym.
- Poproś by ktoś zajął się tworzeniem notatki.
- Podsumuj spotkanie na koniec wraz z zadaniami przypisanymi do osób.
- Pracuj w time boxie nie dłużej niż x czasu. Zmora wielu firm to nie kończące się spotkania.
- Włącz kamerkę – nadal aktualne 🙂
- Włącz kamerkę – tak! To konieczne 🙂
- Zaznacz na początku spotkania, że preferujesz wypowiedzi nie dłuższe niż kilka minut.
- Roześlij podsumowanie do wszystkich uczestników wraz ze zaktualizowaną listą obecności.
Jeśli chciałbyś otrzymywać takie wskazówki w formie notatek wizualnych, zapraszam do zapisów na newsletter. Co tydzień wysyłamy Ci notatki wizualne z ostatnich sesji #PmCatchUp. Dzisiaj nasi subskrybenci otrzymali 5 notatek – tak, tak – za darmo.
Chciałbyś więcej “mięsa” w temacie pracy zdalnej? Zapraszam Cię na czwartkowy webinar: Planowanie i monitorowanie pracy zdalnej. Rejestracja pod tym linkiem.
Pingback: Praca zdalna: jakich narzędzi IT warto używać? - Zarządzam Projektami