Spotkania wirtualne – 30 wskazówek

Spotkania wirtualne. Ze względu na sytuację, w jakiej znalazły się zespoły projektowe, przedsiębiorstwa oraz całe korporacje, na blogu oraz na moich kanałach społecznościowych pojawia się dużo narzędzi i dobrych praktyk pracy z domu. Jak myślisz, co zajmuje uczestników podczas wirtualnych spotkań? Zapraszam Cię do przyjrzenia się statystykom.

Zanim zaczniesz czytać listę z 30 wskazówki, którymi się podzieliłam, polecam zajrzeć tutaj: Hello, who has just dialed in! Ten wpis pierwotnie publikowany był w Magazynie Zarządzanie Projektami i odbił się sporym echem.

Spotkania wirtualne – statystyki

Dzisiaj bardziej szczegółowo, ale jednocześnie krócej. Według ankiety State of Remote Work 2019vwykonanej przez Buffer, a cytowanej przez Harvard Business Review,  uczestnicy spotkań online zajmują się następującymi sprawami:

65% pracuje,
63% wysyła maile,
55% spożywa lub przygotowuje posiłek,
47% idzie do toalety,
44% pisze smsa,
43% siedzi na kanałach społecznościowych,
25% gra w gry,
21% robi zakupy online,
9% ćwiczy,
6% odbywa inną rozmowę telefoniczną.

Jedno jest pewne, ani nie jest łatwo pozyskać uwagę odbiorców, ani ją dać nadawcy. Brak wielu płaszczyzn porozumiewania się powoduje dekoncentrację manifestującą się w powyższych procentach.

Jak prowadzić efektywne spotkania online?

Obejrzyj nagranie, bądź przeczytaj listę 30 wskazówek poniżej.

Efektywne spotkania wirtualne

Oto wskazówki, które powinny odmienić sytuację na Twoich zdalnych spotkaniach projektowych:

1. Technikalia – to podstawy, upewnij się, że wszyscy wcześniej otrzymują możliwość dołączenia do spotkania.
2. Włącz kamerkę – to jest podstawa.
3. Kamerka start – to nie żart.
4. Nie zapomnij o kamerce – i tak mogę powtarzać przez cały ten tekst.
5. Dopilnuj by wszyscy włączyli kamerkę – a jakże 🙂
6. Przywitaj się jakbyś prowadził show w tv – naprawdę warto i jeśli nie jesteś pewien jak to zrobić, wskakuj na nagranie tego live tutaj. Wydaje mi się, że coraz bliżej mi do kompetencji Huberta Urbańskiego 😉
7. Sprawdź obecność- każdy się wita. Idealnie z kamerką, przynajmniej na początku.
8. Przypomnij cel spotkania.
9. Przedstaw, najlepiej wyświetl agendę.
10. Określ zasady przebiegu spotkania (pozostałe 29 wymienionych tu punktów).
11. Przed spotkaniem udostępnij dokumenty.
12. Pokazuj swój ekran, gdy tylko zaczniecie rozmowę na temat plików, dokumentów, czy aplikacji.
13. Uprzedź kluczowych członków spotkania, że będziesz ich potrzebował i w związku z tym – angażował na spotkaniu.
14. Poproś by wszyscy się wyciszyli oprócz mówiącego.
15. Każdy, kto zabiera głos, najpierw się przedstawia (mówi swoje imię).
16. Parafrazuj wypowiedzi, np. “Jeśli dobrze zrozumiałam, podejdziemy do tego w ten sposób?”
17. Zachęcaj nieśmiałych, przygotuj ich wcześniej. Powiedz o co będziesz pytał. Uprzedź, że będą poproszeni o zabranie głosu.
18. Tematy poboczne – uprzedź że będziesz wyciszał osoby dyskutujące na wszelkie poboczne tematy.
19. Czasem jako moderator musisz zacząć dyskusje – powiedz coś kontrowersyjnego. – Przykład na nagraniu.
20. Gdy oczekujesz odpowiedzi, zatwierdzenia, a po drugiej stronie słuchawki zapada cisza, licz do pięciu i idź dalej.
21. Pytaj na koniec spotkania każdego po kolei czy ma pytania, co myśli, z czym wychodzi ze spotkania.
22. Jeśli celem spotkania jest uzyskanie decyzji przez grupę, monitoruj status w tabeli.
23. Pisz podsumowanie na bieżąco, na koniec pokaż na ekranie dzielonym.
24. Poproś by ktoś zajął się tworzeniem notatki.
25. Podsumuj spotkanie na koniec wraz z zadaniami przypisanymi do osób.
26. Pracuj w time boxie nie dłużej niż x czasu. Zmora wielu firm to nie kończące się spotkania.
27. Włącz kamerkę – nadal aktualne 🙂
28. Włącz kamerkę – tak! To konieczne 🙂
29. Zaznacz na początku spotkania, że preferujesz wypowiedzi nie dłuższe niż kilka minut.
30. Roześlij podsumowanie do wszystkich uczestników wraz ze zaktualizowaną listą obecności.

Jeśli chciałbyś otrzymywać takie wskazówki w formie notatek wizualnych, zapraszam do zapisów na newsletter. Co tydzień wysyłamy Ci notatki wizualne z ostatnich sesji #PmCatchUp. Dzisiaj nasi subskrybenci otrzymali 5 notatek – tak, tak – za darmo.

Chciałbyś więcej “mięsa” w temacie pracy zdalnej? Zapraszam Cię na czwartkowy webinar: Planowanie i monitorowanie pracy zdalnej. Rejestracja pod tym linkiem.