Praca zdalna – teraz prowadzenie projektów w czasach epidemii to nie lada wyzwanie! Jeśli masz poczucie, że coś zaczyna wymykać Ci się z rąk, a praca w biurze (mimo, że zawsze tak na nią narzekałeś) okazałaby się teraz zbawienna dla realizacji zadań to bardzo dobrze trafiłeś!
W tym szczególnym okresie wzmożonej pracy zdalnej każdy z nas potrzebuje wsparcia. A ja jestem tu po to, aby dać Ci wsparcie, które pomoże przetrwać ten trudny czas! Zapraszam na codzienne (tak, dobrze przeczytałeś) CODZIENNE spotkania ludzi projektów! 😊
#PmCatchUp to spotkania online dla kierowników projektów, menadżerów, członków zespołów projektowych i szefów firm. Na spotkaniach poruszamy bieżące kwestie związane z zarządzaniem projektami w okresie pandemii. Spotkania są dla każdego, kto teraz potrzebuje wsparcia w postaci motywacji, wiedzy, inspiracji, pozytywnej energii i choćby świadomości, że wiele osób zmaga się z podobnymi wyzwaniami, wiele osób pracuje zdalnie i nadal prowadzi swoje projekty. Jeśli oglądasz #PmCatchUp, to mam do Ciebie ogromną prośbę – prześlij link do wybranego spotkania czy tekstu na blogu do osób w Twojej firmie, w najbliższym otoczeniu, do każdego, komu według Ciebie potrzebna jest inspiracja i dawka energii projektowej. Pomagajmy sobie! 😊
Narzędzia IT do pracy zdalnej to jeden z najpopularniejszych tematów #PmCatchUp. Obejrzało go ponad 1 600 osób! Na pewno w Twoim zespole wszyscy już zapoznali się z Zoomem, bądź „Teamsami”. Idąc dalej, chciałbyś zapanować zdalnie nad wszystkimi pracami projektowymi (nie tylko spotkaniami). Spieszę więc z ustrukturyzowaniem wszystkich narzędzi pod kątem ich przeznaczenia, popularności i dostępności.
Narzędzia IT wspierające pracę zdalną podzieliłam na 4 następujące kategorie pod kątem użyteczności:
- Planowanie i monitorowanie pracy.
- Komunikacja.
- Dzielenie się dokumentacją.
- Retrospektywy, podsumowania, lessons learned.
Opiszę je kolejno w tym tekście – przyda Ci się kubek kawy, duuuuży kubek kawy – ten tekst jest dość długi!
1. Praca zdalna – planuj i monitoruj prace Twojego zespołu
Co pomoże Ci planować i monitorować pracę zdalną? Pierwsze narzędzie, którego używamy też w naszym zespole #PmGang do planowania projektów, to ASANA. Możesz przy jej pomocy zrobić harmonogram pracy z konkretnymi zadaniami, które należy wykonać i terminami ich zapadalności, a nawet przypisać odpowiednie osoby odpowiedzialne za ich realizację. Bardzo podobnie działa NOZBE oraz REDMINE. W podstawowym zakresie te programy są darmowe, a ich rozszerzone, bardziej zaawansowane wersje są płatne – sam zdecydujesz,w zależności od potrzeb Twojego zespołu. Specjalistom z branży IT pewnie bardzo dobrze znana jest projektowa Godzilla, czyli JIRA, która występuje też w wersji bezpłatnej. Dzięki Jira możesz planować zadania, przedstawiać nowe pomysły oraz dzielić się swoją wiedzą z innymi. Za jej pomocą udostępniasz zasoby, dokumenty, informacje o statusie zadań i etapach realizacji projektu. W naszym #PmGangu używamy też aplikacji TRELLO, która świetnie sprawdza się właśnie w połączeniu z ASANĄ.
Nie zapominajmy też o podstawowym narzędziu, jakim jest EXCEL, który można współdzielić z członkami zespołu na SharePoint albo w Chmurze. To jest bardzo dobre i praktyczne rozwiązanie nie wymagające dodatkowych aplikacji. Każda zmiana wprowadzana przez jednego użytkownika natychmiastowo jest widoczna dla pozostałych. Podobnym narzędziem są GOOGLE SHEETS czy SMARTSHEET.
Jedną z płatnych aplikacji jest pakiet OFFICE 365. Jakiś czas temu prowadziłam wykład dedykowany dla prawników dotyczący agile, gdzie wspominałam o tym narzędziu. Dostałam informację zwrotną, że pracownicy kancelarii i działów prawnych już go używają i bardzo dobrze im się sprawdza. Częścią tego pakietu jest popularny już MICROSOFT TEAMS, który umożliwia szybkie przekształcenie konwersacji z innym uczestnikiem w konferencję nawet dla 10 000 członków. Konkurencyjną, podobnie działającą aplikacją jest ZOOM. Teams dodatkowo umożliwia dzielenie się dokumentami, pracę w grupach, rozpisywanie i przydzielanie zadań.
Wiesz jaki jest największy błąd popełniany w planowaniu i monitorowaniu projektów? Trzymanie wszystkich ustaleń i podziału zadań jedynie na mailach! To jest najważniejszy etap projektu, aby każdy z jego uczestników mógł dobrze rozumieć jego cele i założenia to wszystkie niezbędne informacje muszą być spisane i zebrane w jednym miejscu! Maile tworzą niepotrzebny chaos i dezinformację. Często zdarza się tak, że ktoś ląduje na L4, a część ustaleń była tylko na jego skrzynce mailowej, więc cała praca stoi. Jestem tu po to, aby mówić o dobrych praktykach i podkreślać najczęściej powielane błędy – przechowuj wszystko w jednym, dostępnym dla wszystkich zainteresowanych miejscu!
Temat narzędzi wspierających planowanie i monitorowanie pracy zdalnej został szerzej omówiony i przedstawiony na przykładach na webinarze, do którego dostęp wykupiło ponad 100 osób. Nagranie do webinaru wraz notatką wizualną możesz zakupić tutaj.
Przy korzystaniu z darmowych wersji niektórych narzędzi, musisz pamiętać o tym, aby uważać na dane, które tam wpisujesz. W większości darmowych wersji nie ma ochrony danych, więc te informacje są publiczne. Nie zamieszczaj tam żadnych umów, danych osobowych, informacji o kontrahentach, bazuj na zadaniach i informacjach, które nie są wrażliwe. To bardzo istotna kwestia!
Pamiętaj! Jeśli masz bałagan w firmie, mieszają Ci się rolę poszczególnych członków zespołu, zadania nie są równo rozdzielone, brakuje podziału odpowiedzialności za konkretne elementy projektu, nie masz informacji, co jest projektem, a co jest zadaniem – to nawet po wrzuceniu tego w idealne narzędzia wspomagające, bałagan nadal będzie bałaganem! Narzędzia są po to, aby nas wspomóc, ale nie wykonają naszej pracy za nas. Ten temat poruszyłam też bardziej szczegółowo na webinarze, o którym pisałam wcześniej. Więc, jeśli czujesz potrzebę poszerzenia swojej wiedzy w tym zakresie – kup dostęp do nagrania i notatki z webinaru.
2. Praca zdalna – komunikacja jeszcze bardziej krytyczna niż dotychczas
W kategorii komunikacja numerem jeden jest TELEFON! Możecie się dziwić, ale nie zastąpi tej podstawowej formy komunikowania się z ludźmi. Szczególnie w pracy zdalnej telefon buduje zupełnie inne relacje niż mail czy inne komunikatory. Dzwoniąc do członków swojego zespołu dowiesz się więcej o ich obecnej sytuacji, jak wygląda ich praca z domu i na przykład dlaczego nie odpisują na maile. Warto dzwonić i rozmawiać, bo jeden telefon może zastąpić dziesięć wymienionych maili, zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu, a informacje otrzymasz od ręki.
Pewnie miałeś kiedyś do czynienia ze SKYPE i GOOGLE HANGOUTS, żeby do kogoś zadzwonić nie musisz nawet mieć przy sobie telefonu, a dodatkowo możesz współdzielić pulpit, co jest świetnym rozwiązaniem na przykład przy omawianiu prezentacji czy raportów. My w firmie korzystamy z aplikacji WHEREBY, która umożliwia nam stworzenie sobie własnego pokoju spotkań, który znajduje się zawsze pod tym samym linkiem, do którego wchodzimy, gdy potrzebujemy porozmawiać online. Jest to wersja płatna, ale od pozostałych różni się tym, że członkowie nie muszą tam zakładać swoich indywidualnych profili i zawsze połączą się za pomocą tego samego linka. Spotkania można nagrywać. Tam też odbywają się niektóre kursy online i konsultacje z klientami. Do każdego celu stworzony jest oddzielny pokój z indywidualnym linkiem i dostosowanymi ustawieniami (grafika, liczba osób w pokoju, dostęp).
Spotkałam się też z firmami, które pracują na tyle zdalnie, że od zawsze komunikują się poprzez MESSENGER, WHATSAPP czy VIBER i tworzą tam dedykowane grupy tematyczne, w których dyskusja toczy się na dany temat. Dodają do niej konkretnych uczestników. Dużym plusem jest to, że zawsze dostępna jest historia konwersacji, do której można wrócić w dowolnym momencie. Przy pomocy tych aplikacji odbywają się również spotkania. O dobrych praktykach spotkań wirtualnych pisałam tutaj. W przytoczonym tekście znajdziesz aż 30 wskazówek, dobrych praktyk spotkań w świecie online!
Ja z moim zespołem komunikuję się za pomocą aplikacji SLACK, która dostępna zarówno w wersji darmowej oraz płatnej. Bardzo fajnie można go połączyć z Asaną. Działa również na telefonach komórkowych. Tworzymy tam konwersacje dla danych grup projektowych, co pozwala zachować historię komunikacji. Dzięki temu można zawsze mieć pod ręką wszystkie ustalenia. Zaletą Slacka jest jego przejrzystość i możliwość wyszukania konkretnych rzeczy w konwersacjach oraz udostępnianie plików.
Współpracowałam też z firmą z Poznania, która na początku bardzo mnie zaskoczyła swoim nietypowym podejściem do komunikacji. Wszystkich pracowników obowiązywała zasada komunikowania się tylko na Slacku. Dodali również mnie do wybranych kanałów, jako swojego zewnętrznego dostawcę. Miałam tam dedykowaną dla siebie grupę i dostęp do niezbędnych w przeprowadzanym przeze mnie audycie informacji. Praca zdalna to dla pracowników tej firmy codzienna rzeczywistość. Warto naśladować najlepszych!
Korzystając z dowolnych komunikatorów trzeba pamiętać, aby najpierw ustalić zasady. Członkowie zespołu często skarżą się, że takie grupy są mocno zaśmiecane tematami, które są zupełnie niezwiązane z pracą projektową. Dlatego warto już na samym początku jasno określić cel stworzenia danej grupy czy konwersacji i wyznaczyć granice, w których będziemy się poruszać np. gdy zwracamy się do konkretnej osoby, oznaczmy ją za pomocą @, aby w łatwy sposób mogła odnaleźć tę wiadomość. A inna mogła ignorować, zakładając że nie jest to sprawa życia i śmierci. O komunikowaniu się na czatach pisałam między innymi tutaj.
3. Praca zdalna – jak dzielić się treścią
W kategorii dzielenie się treścią największy problem również stanowi dzielenie się nią na mailach. Jest to najgorsze z możliwych rozwiązań. Jak mogłeś zauważyć, nigdzie wyżej nie wspominałam o mailu – celowo. Każda skrzynka mailowa ma ograniczoną pojemność i nie posiada takich przejrzystych rozwiązań segregacji treści, jak narzędzia, o których opowiem poniżej. Powoduje to, że więcej czasu spędzasz na czyszczeniu skrzynki mailowej ze zbędnych lub zbyt dużych wiadomości. Mniej poświęcasz na ich analizę. Oby Twoja praca zdalna nie ograniczała się do codziennego bytowania z outlookiem!
Najczęściej wykorzystywane rozwiązania to SHAREPOINT, WE TRANSFER oraz GOOGLE DRIVE. My korzystamy z Google Drive i każdy z naszych podwykonawców ma tam swój indywidualny folder, do którego wrzuca wszystkie swoje zadania, rozliczenia, treści i projekty. Poprzez aplikację Slack informujemy się, że dana treść właśnie znalazła się na dysku. Dzięki temu oszczędzamy czas na czyszczeniu skrzynek mailowych i segregowaniu treści.
4. Praca zdalna – retrospektywy i podsumowania
A teraz krótko, ale mięsiście dla osób, które pracują zwinnie, w scrumie lub w sprintach. W kategorii retrospektywa jedno z fajniejszych narzędzi to MENTIMETER. Korzystałam z niego podczas jednego z ostatnich #PmCatchUp oraz podczas prelekcji na konferencji Women in Project Management w Krakowie. Może Ci na przykład pomóc w szybkim wirtualnym głosowaniu czy quizie. Tych aplikacji na rynku jest bardzo dużo, więc jest z czego wybierać. Ja osobiście testowałam jeszcze TYPEFORM, KAHOOT, SURVEYMONKEY, QUIZLET, SCRUM RETRO czy HUDDLE-BOARD. Tutaj przeczytasz o dobrych praktykach przeprowadzania podsumowań. Ten tekst jest jednym z najbardziej popularnych na moim blogu.
Wszystkie powyższe informacje zostały zebrane w zestawie notatek wizualnych, które znajdziesz w naszym sklepie 😊 Jeśli czujesz, że Ci się przydadzą – kup je!
Za notatki płacisz raz, pobierasz raz, otrzymujesz prawie 50 notatek oraz wszystkie następne, które powstaną do 25 października. Ja nie żartuję – takie przyjazne oferty powstają w ramach akcji „wspieramy się”.
Jeśli uważasz powyższą treść za przydatną, proszę, podziel się nią z innymi – podaj link do tego wpisu dalej! 😊 Niech sprawi, że praca projektowa w czasach pandemii stanie się lżejsza.
Zapraszam Cię na kolejne spotkania #PmCatchUp! Weź ze sobą otwartą głowę, pozytywną energię. Bądź na żywo – dołącz do społeczności zarządzającej projektami z radością i satysfakcją.
Poniedziałek – środa – piątek widzimy się na facebooku.
Wtorek – czwartek – na kanale youtube.
Czekamy na dostęp do opcji live na linkedIN.
Największe wyzwania w pracy zdalnej to motywacja i dyscyplina. Przypominam Ci więc mój wpis na temat motywowania się przy pracy z domu. Niech inspiracja i wiedza idą w świat! Zawsze warto, a w czasie pandemii szczególnie trzeba się wspierać!
