Zmiana w projekcie? Po czym poznać, że mamy z nią do czynienia? Jak przebiega proces reagowania na zmianę według popularnego modelu znanego przez psychologów? Jak możesz pomóc osobom będącym na danych etapach w procesie zmiany?
Zmiana w projekcie i zmiana ogólnie to stan, w którym coś zachwiało mocno naszą codziennością. Dla każdego może oznaczać to coś innego. Na przykład dla jednej osoby może to być izolacja w domu spowodowana wirusem. Druga osoba nie odczuje tego jako wielkiej zmiany i będzie utrzymywała, że niewiele się zmieniło: robi to samo, co zawsze, tylko zdalnie. Każdy z nas ma inną tolerancję na zmianę i myślę, że od tego warto zacząć Twoje zarządzanie zmianą w projekcie, czy zespole*.
Jeśli już ustaliłeś jak się czują członkowie Twojego zespołu z daną zmianą, warto podejść do samego procesu świadomie. Popularny w psychologii model zmiany daje wskazówki co do etapów, w których przebiega zmiana oraz sugerowanych reakcji osób przechodzących przez zmianę i osób im towarzyszących.
Poniżej przedstawiam 3 główne fazy zmiany, spektrum zachowań, które mogą się pojawić na danych etapach oraz sugerowane reakcje:
- POJAWIENIE SIĘ ZMIANY.
- DEZORIENTACJA, UNIKANIE.
- NOWE ZAANGAŻOWANIE.
Szok, blokada
Członkowie Twojego zespołu mogą różnie reagować na zmianę w projekcie. Na początku POJAWIENIA SIĘ ZMIANY często towarzyszą nam skrajne emocje. Może być nimi szok, niedowierzanie a nawet black-out, czyli kompletna utrata kontroli nad swoimi myślami oraz swoim ciałem.
Tutaj przypomina mi się opowieść mojej koleżanka, która była świadkiem zamachów w Paryżu. Siedziała ze znajomymi w restauracji, kiedy wszyscy otrzymali sms ostrzegawczy, iż rozpoczął się atak terrorystyczny. Wszyscy dookoła zaczęli uciekać. Moja koleżanka ze znajomymi również. Jednak jedna z nich doznała tak silnego szoku, że nie była w stanie się ruszyć. Koleżanki musiały ją dosłownie za sobą ciągnąć w kierunku schronienia. Takie reakcje pojawiają się również gdy ludzie zupełnie niespodziewanie tracą pracę, nie otrzymują awansu, którego byli pewni lub sypie się ich projekt, który jeszcze minutę temu prowadził się jak bułka z masłem.
W tym momencie osoba towarzysząca nie powinna nic robić. Wystarczy być obok i upewnić się, że danej osobie nie grozi niebezpieczeństwo. Wszelkie pocieszania i argumenty nie będą docierać do osoby, która jest w szoku. Po prostu pokaż jej swoją obecnością, że jesteś. Obserwuj czy nic złego się nie dzieje.
Zaprzeczenie
Po przejściu szoku, mogą pojawić się: zaprzeczenie, złość, gniew, agresja do siebie i do innych ludzi, strach, stres, frustracja. Czyli przechodzimy od bardziej do mniej negatywnych emocji.
Na tym etapie osoba nadal nie będzie w stanie przyjąć naszego aktywnego wsparcia, mogłoby ono tylko spotęgować negatywne emocje. Zalecana jest bierna reakcja lub na przykład odwzorowywanie Gordona. Tak! Dobrze czytasz – w obliczu dużej zmiany w projekcie i intensywnej reakcji na nią pozostaje Ci robić nic. Cóż na pewno niewiele.
Jak to działa? Jeśli ktoś mówi: “Ta firma jest beznadziejna” to nie powinnyśmy mówić: “Tak masz rację”. Wtedy tylko spotęgujemy negatywne emocje. Damy tej osobie podstawę by nakręcać się jeszcze bardziej. W zamian spróbujmy odwzorowywać jej emocje, pokazując ją, że ją czujemy, rozumiemy, ale niekoniecznie czujemy i myślimy to samo. W przytoczonym przykładzie powiedzielibyśmy do osoby osądzającej naszą firmę: “Jesteś zły, jesteś zdenerwowany, wkurzyłeś się”. Nazywamy jej emocje pomagając szybciej przejść do kolejnych etapów.
Gdy poznałam proces zmiany i odwzorowywanie Gordona, uświadomiłam sobie, że wielu dojrzałych managerów, z którymi wcześniej pracowałam stosowali takie zachowanie przekazując mi niezbyt pozytywne informacje związane z moim projektem, czy stanowiskiem. Widząc moje negatywne emocje (albo totalny ich brak, bo działy się w głowie, a na zewnątrz był poker face), nie potęgowali ich, w zamian biernie obserwowali, nazywali jak mogę się czuć. Byli świadomi, że jestem w szoku, w zaprzeczeniu. Wiedzieli, że teraz żadne argumenty do mnie nie dotrą. Za jakiś czas mi przejdzie i wtedy usiądziemy do konstruktywnej rozmowy.
To nie może być prawda.
Wchodzimy w kolejną fazę, w której pojawiają się dezorientacja i unikanie. Osoby, którym przydarza się coś nieoczekiwanego i niekoniecznie pozytywnego, mówią często “To mnie nie dotyczy” lub “Nic się przecież nie stało”. Na tym etapie odpuszcza złość, pojawia się bierność, niemoc, niechęć do rozmowy.
Tutaj właśnie Twoja reakcja może stać się kluczowa. Wchodzisz do akcji! Teraz jesteś słyszany i masz szansę przebić się z argumentem. Więc zarzucasz tzw. kotwice: dzielisz się swoją perspektywą, podajesz pomysły, rysujesz scenariusze, opowiadasz historię, w których innym coś podobnego się przydarzyło.
Niestety, ten okres, przy braku odpowiedniego wsparcia, może zakończyć się wyjściem z procesu zmiany, poddaniem się, odejściem z firmy, rzuceniem papierami, nawet samobójstwem.
Zaciekawienie
Jeśli jednak przejdziemy powyższy etap cało (najczęściej tak się zdarza), zacznie pojawiać się sceptyczne nastawienie do rozwiązań, ale i w końcu wyłoni się nowa perspektywa. Jej zwieńczeniem jest tak pożądane przez psychologów zaciekawienie: “Co będzie dalej?”. To zaciekawienie jest emocją, którą najlepiej wywołać w stresie i jednocześnie najłatwiej skojarzyć z kolejnymi pozytywnymi emocjami. Pamiętaj więc: zawsze stawiaj na wzbudzenie ciekawości!
Pandemii COVID-19 towarzyszy wiele niepewności, co za tym idzie – sporo strachu o przyszłość, ale też coraz więcej wokół nas artykułów i wywiadów zaspokajających, albo i wzmacniających ciekawość: “Jak będziemy podróżować samolotami?”, “Jak podejmuje swoich gości restauracja x?”, “Jak działa przedszkole y?”. W sieci otrzymujemy wiele informacji mówiących o tym, że idzie nowe, wchodzimy w nowy świat. To jest oznaką, że jesteśmy już na tym etapie zaciekawienia.
Jako lider, manager, towarzysz zmiany, również możesz zainicjować stan zaciekawienia u swoich współpracowników. Możesz wywołać taki stan pytaniami: “Kto pierwszy wymyśli szczepionkę? Robimy zakłady? Który pierwszy wpuści samoloty?”.
Nowe zaangażowanie
Gratulacje! Dotarłeś do finału podróży przez zmianę w projekcie. Nadszedł czas na takie emocje jak: akceptacja, zniecierpliwienie, podekscytowanie, które prowadzą do fazy nowego zaangażowania. Tutaj otwiera się przestrzeń na nowe życie, rozwój, nową rzeczywistość. Tutaj człowiek ogląda się za siebie i już tylko wyciąga wnioski, że to, co się przydarzyło miało go czegoś nauczyć, coś uświadomić.
Zmiana w projekcie – wnioski
To ważne, żebyś zapamiętał, że każdy może przechodzić przez zmianę w innej kolejności. Są tacy, którzy najpierw działają, potem nie dowierzają. Są tacy, którzy zaliczą black-out pod koniec, gdy wyczerpią się im baterie zaangażowane maksymalnie w ramach pierwszej reakcji. Poszczególne rodzaje reakcji na zmianę mogą różnić się czasem trwania, osoba może być dłużej w okresie zaprzeczenia, a krócej zaangażowania. Niektórzy nigdy nie wchodzą nawet w fazę zaangażowania, albo nie są w stanie doznać szoku.
Warto wiedzieć, że taki proces istnieje. Potrafić zidentyfikować czego doświadcza osoba, którą chcesz wesprzeć w podróży przez zmianą. Pamiętaj jednak, że każdy z nas jest inny. Każdy projekt i warunki w jakich jest prowadzony rządzi się swoimi prawami. Każdy członek zespołu projektowego jest sumą swoich doświadczeń. Będzie inaczej reagował i przechodził przez zmianę. Ostrożnie więc obserwuj i jeszcze delikatniej wybieraj swoje rodzaje reakcji. Jestem pewna, że tylko w taki sposób możesz realnie kogoś wesprzeć, nie szkodząc Waszej reakcji, ani nie ignorując czyichś emocji.
Zmiana w projekcie i nie tylko jest nieuchronna. W obliczu zmiany najważniejsze jest życie i zdrowie – fizyczne i psychiczne każdego z nas.
Chciałbyś dowiedzieć się jak z ostatnimi zmianami radzili sobie praktycy i jednocześnie eksperci w swoich dziedzinach? Zapisz się na konferencję online #PmTalks. Szczegóły po kliknięciu w grafikę pod tekstem.
Jakie są Twoje sposoby na radzenie sobie ze zmianą? Czy rozpoznajesz niektóre elementy podane powyżej czy może masz zupełnie inne doświadczenie?
Jestem ciekawa Twoich doświadczeń.
*Ze zmianą jest podobnie jak ryzykiem. Każdy z nas, każda organizacja i zespół mogą mieć różny apetyt na ryzyko. Pisałam o tym tutaj.
