Aktualności

Jak skupiać się na tym co ważne w projektach i nie utonąć w morzu działań, możliwości, opcji, rozwiązań i pomysłów?

PMPiada 2017, postanowiłam postawić na praktykę, nie teorię, podzielić się doświadczeniem projektowym i nie tylko. Tym razem zapraszam na post w formie wideo.

W swej wypowiedzi zaadresowałam problem dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości i natłoku różnych możliwości. Prywatnie i zawodowo nieustannie stajemy przed koniecznością dokonywania wyborów i podejmowania niełatwych decyzji. Jak sobie z tym radzić?

Wypowiedź z założenia miała trwać 20 minut, nie dłużej. Tak, trudno się siebie ogląda i słucha. Tak wiele zrobiłoby się inaczej. Właśnie dlatego doświadczenie zaliczam do tych wartych przeżycia pod kątem rozwojowym.

Zapraszam na krótki film, który znajdziecie pod linkiem.

A tu krótka fotorelacja z PMPiady:

A tutaj moje slajdy:

Anna_Erdmanska_Zarządzanie_integracją_projektu

Życzenia Wielkanocne z nutką ekshibicjonizmu

Do tej pory unikałam postów związanych z kalendarzem pod tytułem: Wesołych Świąt, Szczęśliwego Nowego Roku, podsumowanie poprzedniego roku, postanowienia na następny, do widzenia przed urlopem, jak zacząć nowy rok szkolny itd. Uważałam je za mocno sztampowe, przez co mało ciekawe. Dziś postanowiłam przełamać tę konwencję. Może dlatego, że to miły pretekst by napisać cokolwiek po dłuższej przerwie 😉 A może dlatego, że udało mi się dzisiaj zrobić całkiem przyzwoite zdjęcie podczas prac nad świątecznymi stroikami (niech żyje radosna twórczość z dziećmi) 😉

Wielkanoc 2017 copy

Z pewnością przewodnia myśl jest taka, że tegoroczne święta traktuję wyjątkowo pod kątem osobistym. Od pewnego czasu przechodzę przez dużą zmianę w swoim życiu. Zmiana cudowna, mocno rozwojowa, głównie zawodowa, ale jednocześnie bezpośrednio i z impetem wpływa na życie prywatne. Jestem dokładnie tam, gdzie marzyłam sobie kiedyś być (ale to nie znaczy, że to koniec marzeń, kto mnie zna, ten wie, że koniec to za każdym razem dopiero początek). Od kilku miesięcy towarzyszy mi ogromny entuzjazm i zapał do pracy, których wypadkowa urzeczywistniła się w kilku fajnych działaniach.

Równolegle jednak ta wielokierunkowa zmiana wywołała lawinową identyfikację różnych obszarów, które wymagają poprawy. Uświadomiłam sobie, że pewne relacje nie są dla mnie korzystne, bądź źle się w nich odnajduję (zarówno te zawodowe, jak i te prywatne). Zdałam sobie sprawę z zagrożeń generowanych przez kierunek, w którym idę. Zidentyfikowałam wiele obszarów własnego rozwoju, które wcześniej wydawało mi się, że działają bez zarzutów. A co tam! Ot, wprost napiszę, że poczucie własnej wartości upadło i poszczególne kawałki powoli odnajdują się nawzajem w gruzach.

Dlatego te święta będą dla mnie okresem przejścia, przemiany. Bynajmniej mocno na to liczę. Że zatrzymam się, że przemyślę, że się zastanowię. Że postawię kropkę nad i w tych wszystkich swoich przemyśleniach. Że po świętach wrócę z „przewietrzoną głową”, przekonana dokąd zmierzam, na czym chcę się skupić, co mi służy, a co nie. I tego moi drodzy również Wam życzę.

Szaleje wiosna, świat się zmienia na zewnątrz. Pozwólcie też zmienić mu się wewnątrz Was. Przemyślcie, zastanówcie się, odetchnijcie, nabierzcie świeższej perspektywy. Jak to uzyskać? Pobudźcie swoją kreatywność zajmując się czymś, czego na co dzień nie robicie. Mi na przykład idealnie „przemyśliwuje się” ciąg przyczynowo-skutkowy dzisiejszego świata podczas pieczenia sernika, malowania jajek i porządkowania ogrodu. Zakładam, że dla Was może to być coś innego, na przykład przyjęcie długiej pozycji w roli tzw. kanapowca, którego głównym zadaniem jest obsłużenie pilota od telewizora. Cokolwiek u Was zadziała.

Podsumowując:

Radosnych, Spokojnych, Twórczych i Refleksyjnych Świąt Wielkanocnych serdecznie Wam życzę!

PS. O powyższych rozważaniach i o tym jak sobie z nimi poradziłam na pewno kiedyś jeszcze konkretniej napiszę.

Zmiany w PRINCE2 – ile można zaoszczędzić, a ile stracić?

Dzisiaj zapraszam Was do lektury tekstu, który poczyniłam na stronie PMQ.

  • Jeśli planujecie zdawać egzamin PRINCE2, którykolwiek z poziomów…
  • Jeśli w niedalekiej przyszłości czeka Was re-certyfikacja…
  • Jeśli stosujecie metodykę PRINCE2 w swoich projektach…

…warto wiedzieć jakiego rodzaju zmiany nadchodzą.

Tekst pod linkiem.

pmq prince2

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na Kierownika Projektu?

Jakich pytań można spodziewać się na rozmowie kwalifikacyjnej? O co samemu warto zapytać przyszłego pracodawcę?
Bazując na doświadczeniach własnych – zarówno po stronie aplikanta, jak i prowadzącego rozmowę – oraz na bazie doświadczeń znajomych z branży, stworzyłam tekst, który może wesprzeć Was w przygotowaniach do rozmowy kwalifikacyjnej.

Interview_-_HSG_TALENTS_Conference

Zdarzyło mi się ostatnio kilkukrotnie przygotować Klientów, bądź znajomych do rozmowy kwalifikacyjnej na Kierownika Projektu. I wiecie co? Wszyscy jak jeden mąż po rozmowie oddzwonili do mnie z podziękowaniami. Okazało się, że otrzymali dokładnie takie pytania jak sugerowałam. Stąd pomysł na dzisiejszy wpis.

Jeśli więc wybieracie się wkrótce na rozmowę o pracę, zachęcam do podjęcia następujących kroków:

Krok 1  – Pytania o projektową przeszłość

 

Porządnie podsumujcie sobie swoje doświadczenie zawodowe ze szczególnym uwzględnieniem następujących informacji:

  • Jak długo zarządzacie projektami?
  • Od ilu lat jesteście Kierownikiem Projektów?
  • Jakie role pełniliście do tej pory w projektach?
  • Jakie budżety miały Wasze projekty? Szczególnie ten najdroższy projekt?
  • Ile trwał Wasz najkrótszy i najdłuższy projekt?
  • Z ilu osób składał się Wasz zespół projektowy?
  • W jaki sposób umocowany był zespół projektowy?
  • W jakiej strukturze projektowej pracowaliście dotychczas?
  • Jakie metodyki, modele, podejścia stosujecie w swoich projektach?
  • Jakie narzędzia intelektualne wykorzystujecie w Waszych projektach?
  • Jakich narzędzi software’owych do zarządzania projektami używaliście do tej pory?
  • W jaki sposób podejmowaliście decyzje w Waszych projektach?
  • Jak zarządzaliście kosztami? Czy sami tworzyliście budżet?
  • Jakie dokumenty tworzycie zazwyczaj w projektach?
  • Czy pracowaliście kiedyś z dostawcą zewnętrznym?
  • Czy pracowaliście kiedyś z klientem zewnętrznym?
  • Czy zarządzaliście ryzykiem w Waszych projektach?
  • Iloma projektami jednocześnie zarządzaliście do tej pory?

Krok 2 – Pytania merytoryczne i te z natury pytań subiektywnych

 

Kolejny krok to lista pytań natury „miękkiej”, czyli takich na które odpowiedź wymaga przemyślenia i strategii. Pytania te również dotyczą Waszego doświadczenia, ale różnią się od tych z kroku pierwszego tym, że dwóch Kierowników Projektów o tym samym doświadczeniu mogłoby na te samo pytanie odpowiedzieć zupełnie inaczej, również prawidłowo. Oto one:

  • Jaką najtrudniejszą decyzję musiałeś dotychczas podjąć w projektach?
  • Podaj przykład najbardziej innowacyjnego projektu, rozwiązania, które wdrażałeś ze swoim zespołem.
  • Czy któryś z Twoich projektów zakończył się porażką? Dlaczego? Czy drugi raz zrobiłbyś coś inaczej?
  • Podaj przykład projektu, z którego jesteś najbardziej dumny.
  • Czy musiałeś rozwiązywać konflikty między ludźmi? Jeśli tak, podaj przykład.
  • Dlaczego projekty się nie udają?
  • Którą metodykę zarządzania projektami uważasz za najlepszą?
  • Od czego zależy sukces w projektach?
  • Na czym polega rola Kierownika Projektu?
  • Jakbyś opisał siebie jako lidera?
  • Co Cię motywuje w pracy?
  • Jak motywujesz członków swoich zespołów projektowych?
  • Podaj przykład trudnej sytuacji z Klientem zewnętrznym i opowiedz jak sobie w niej poradziłeś.
  • Jaką wiedzę i umiejętności powinien mieć Kierownik Projektu?
  • Załóżmy, że masz poprowadzić taki a taki projekt (tu krótki opis danego projektu), od czego zaczniesz?
  • Jak poprowadzić dobre spotkanie projektowe?
  • Członek zespołu projektowego regularnie spóźnia się do pracy, na spotkania i nie kończy swoich zadań na czas. Co robisz?
  • Jak wygląda dobry raport z projektu?
  • Klient żąda od Ciebie zmiany w produkcie, Sponsor oczekuje czegoś zupełnie innego. Co robisz?
  • W jaki sposób tworzysz plan projektu?
  • Jakie są Twoje trzy wady? A trzy zalety?
  • Jak widzisz swoją karierę za pięć lat? A za 10 lat?
  • Czym różni się PRINCE2 od PMBoKa?
  • Czy zarządzałeś projektem zwinnie?
  • Dlaczego chcesz zmienić pracę?

Krok 3 –  Twoje pytania do pracodawcy

 

Czas na pytania od Ciebie. Oprócz tego, że zapytasz o godziny pracy, parking i telefon, upewnij się, że wykorzystasz szansę by dowiedzieć się czegoś merytorycznego na temat swojego potencjalnego pracodawcy. Kierownik Projektów to zawód, który często bywa różnie definiowany. W zakres obowiązków Project Managera może wchodzić kupowanie biletów lotniczych, drukowanie prezentacji i rezerwowanie sali na spotkanie (czyli tzw. rola 3P: przynieś, podaj, pozamiataj), ale może też wchodzić niezależne zarządzanie projektami na poziomie strategicznym (od wzięcia udziału w decyzji czy dany projekt rozpocząć, po zatrudnianie ludzi i akceptowanie projektowych wydatków na ustalonym poziomie). Warto zweryfikować, w którą rolę miałbyś się wcielić i czy jest szansa, że w danej roli nauczysz się czegoś nowego. W tym celu sugeruję rozważyć zadanie następujących pytań:

  • Jakie modele, metodyki zarządzania projektami preferuje pracodawca?
  • Jakich narzędzi do zarządzania projektami używa się w firmie?
  • Jakiego rodzaju dokumenty powstają w projektach?
  • Czy Kierownik Projektu akceptuje ponoszone koszty projektowe, czy robi to ktoś inny?
  • Jak wygląda współpraca z Klientem zewnętrznym? Czy Project Manager może bezpośrednio się z nim kontaktować?
  • Czy w firmie istnieje archiwum dokumentacji z poprzednich projektów?
  • W jaki sposób pracodawca wspiera Kierowników Projektów w rozwoju? Czy wysyła na szkolenia? Sponsoruje certyfikację? Studia?
  • Czy w firmie jest taka jednostka jak Biuro Projektów?
  • W jaki sposób zatrudnia się członków zespołu projektowego?
  • Kto będzie Twoim szefem?
  • W jaki sposób podejmuje się decyzje w projektach?
  • Co zazwyczaj mierzy się w projektach? Czy firma ma odgórne KPI, które obowiązują w projektach?
  • Czy Kierownik Projektu ma wgląd do umowy z Klientem/dostawcą?
  • W jaki sposób wynagradzany jest zespół projektowy? Czy dostaje bonus za projekt skończony z sukcesem?

Niektóre z tych pytań omówicie w ramach poprzedniego kroku. Pamiętajcie, warto być dość dociekliwym. Będzie Wam łatwiej zdecydować czy w danej firmie będziecie się rozwijać. Osobiście niejednokrotnie wychodziłam z takiej rozmowy z mieszanymi uczuciami. Sympatycznie się rozmawiało, merytorycznie było bez zarzutów, oczekiwania podobne, ale ja jakoś nie unosiłam się w powietrzu, o gęsiej skórce z ekscytacji tym bardziej nie było mowy. Po zadaniu niektórych pytań z powyższej listy czułam, że na dłuższą metę byłabym w tej pracy nieszczęśliwa. A to ze względu na wartości, którymi kieruje się firma, a to ze względu na brak możliwości rozwoju, a to tak po prostu, bez szczególnych powodów. Nie było chemii i tyle.

Teraz, siedząc często po drugiej stronie, zatrudniając kierowników projektów dla swoich Klientów mam podobne obserwacje. Chemia jest, albo jej nie ma. Dlatego tak ważne jest byśmy rozmawiali, pytali, tak po partnersku. Bo obie strony są zainteresowane owocną współpracą w dłuższym okresie. Jeśli mamy na tym wszyscy skorzystać, to ja lepszego rozwiązania nie widzę 🙂

Jak zwykle z niecierpliwością czekam na Wasze komentarze. Odsyłam również na fanpage’a, bo tam zazwyczaj wywiązują się jakieś dyskusje.

O tym, z czym my, PMowie zmagamy się w pracy, czyli 12 mitów na temat roli Kierownika Projektów

Tym razem zapraszam Was do krótkiej i przyjemnej lektury wpisu natury nieformalnej, który zaczęłam pisać (uwaga!) dwa lata temu 🙂 Ten tekst pokazuje jak różnorodnie rozumiana może być rola project managera i jak często fakt ten jest w różnych celach wykorzystywany.

Oto 12 mitów na temat roli kierownika projektu. Mam nadzieję,  że raczej się pośmiejecie, niż popłaczecie nad tym tekstem. A może i dodacie coś od siebie?

danbo-1870370

12 MITÓW NA TEMAT ROLI KIEROWNIKA PROJEKTÓW

  1. Kierownik Projektów jest od robienia slajdów.
  2. My tu nie potrzebujemy kolejnego PMa, który stworzy tabelkę w Excelu, wstawi tam jakieś daty i będzie nas z nich rozliczał.
  3. PM to osoba od ścigania. Niczego nie rozumie, mało co wie, obchodzi go tylko dotrzymanie terminu.
  4. Z PMem lepiej nie gadać o kwestiach merytorycznych projektu, i tak nic nie zrozumie.
  5. PM to osoba, której można przypisać wszystkie zadania koordynacyjno-asystenckie. Zorganizuje biurko, zamówi komputer, naprawi drukarkę. …to by było na tyle.
  6. Dla PMa liczy się tylko jedno: DEADLINE.
  7. Kierownik Projektu to osoba od prowadzenia spotkań.
  8. PMa nie ma co wtajemniczać w problem, i tak nic nie załatwi, tylko eskaluje niepotrzebnie jakieś małe nieporozumienie.
  9. Przepraszam, że znowu Cię nagabuję, ale jestem PMem i moją rolą jest ścigać ludzi.
  10. Główną kompetencją Kierownika Projektu jest znajomość procedur, przepisów i obowiązującej polityki.
  11. Kierownik Projektów musi przede wszystkim mieć wiedzę i umiejętności techniczne.

No i na podsumowanie:

  1. Brakuje nam człowieka, który zająłby się „tym” i jeszcze kilkoma innymi sprawami. Hmm… Jakby nazwać to stanowisko…? Kierownik Projektu! Pasuje idealnie!

Trochę to śmieszne, trochę frustrujące. Grunt, żeby umieć z takimi mitami walczyć, a przede wszystkim samemu takiego obrazu Kierownika Projektu nie tworzyć.

Pozdrawiam Was przez pryzmat krzywego zwierciadła 😉

Co determinuje sukces w biznesie?

Tym razem gościnnie na blogu PMQ.PL. Kilka słów o tym, że liczy się skuteczność, a nie jakieś tam tabelki, wykresy, czy slajdy. Coś, o czym już dawno chciałam napisać. Zapraszam do lektury tutaj 🙂

 

O jednym z zadań PMO, czyli: jak motywować Kierowników Projektu?

Ten wpis to odpowiedź na prośbę Pani Anny, która poprosiła by napisać więcej o motywowaniu Project Managerów i podległych im zespołów. Kontynuując wątek poprzedniego artykułu na temat roli PMO, napiszę najpierw o motywacji Kierowników Projektów.

motywacja

Cztery lata temu opublikowałam na tym blogu artykuł pt. Dlaczego lubię zarządzać projektami (tutaj link). Tak myślałam cztery lata temu. Teraz napisałabym ten tekst zupełnie inaczej. Nie ulega wątpliwości, że nadal uwielbiam zarządzać projektami. Po latach doceniam jednak inne aspekty project managementu, patrząc przez pryzmat strategii i kultury organizacyjnej. Bardziej z poziomu zarządzania portfelem projektów.

Tak, czy owak, ten tekst sprzed czterech lat pokazuje, że Project Manager to taka specyficzna osoba, która w dużej mierze motywuje się sama. Tacy już jesteśmy, lubimy jak się dużo dzieje, lubimy obserwować wpływ naszych projektów na otoczenie, lubimy zmieniać świat. Zazwyczaj jesteśmy dobrze zorganizowani i nawet prywatnie nie należymy do typów zalegających na kanapie*. Jest też ciemna strona tego zawodu – nieustająca dynamika, stres i zmiany, które sprawiają, że po pewnym czasie każdy z nas może poczuć przysłowiowe „dość”.

Zapewnij różnorodność działań

Kiedy Kierownik Projektu przestaje być zmotywowany? W tym zawodzie zazwyczaj nie dzieje się to z powodu rutyny, czy braku rozwoju. Projektom daleko do rutyny. Przy każdym kolejnym projekcie uruchamiamy myślenie i uczymy się nowych rzeczy. A to mamy do czynienia z nowym Klientem, a to współpracujemy z innym działem, a więc z innymi osobami, i nad innym zakresem. Kierownikom Projektów grozi przede wszystkim wypalenie spowodowane dynamiką charakterystyczną dla projektów, stresem, wymogiem dostępności 24h na dobę, wystawieniem na pierwszą linię frontu wobec wymagającego Klienta, czy Sponsora. Tak, lubimy to bardzo, ale każdy z nas jest tylko człowiekiem i ma swoje granice wytrzymałości. U jednych trwa to rok, u innych kilka lat. Jednak nikt na dłuższą metę nie zniesie 100% aktywności przy projektach**.

Jak sobie z tym radzić? Mocno idąc na skróty, porządnie regenerować się w czasie wolnym, wieczorami, w weekendy i na urlopach. Dużo by tu pisać i nie trudno znaleźć informacje i szkolenia na ten temat. Przejdźmy więc od razu do konkretów: a co może z tym zrobić PMO?

  • Przypisywać PMom różne projekty pod kątem dynamiki i trudności (przewidywalności, poziomu skomplikowania). Raz masz projekt, w którym nie odstępujesz zespołu na krok, a następnym razem zarządzasz czymś bardziej przewidywalnym. Przy pierwszym projekcie „siedzi Ci na głowie” Klient zewnętrzny, a przy drugim już „tylko” szef działu kadr, dla którego prowadzisz projekt.
  • Dodatkowo, takie PMO może przypisać Kierownika Projektu do zadań związanych z prowadzeniem samej jednostki: usprawnianie procesu zarządzania projektami, praca nad narzędziami, dokumentacją, szkoleniami, mentoring w zakresie project managementu, udział w rekrutacji nowych Kierowników Projektu itd.

Określ ścieżki rozwoju

Kolejnym czynnikiem często demotywującym Kierowników Projektu jest brak planu ich rozwoju. Wielu z nas zostaje PMem, zarządza projektami i z czasem zastanawia się co dalej. Starszy Kierownik Projektu? Kierownik Programu? Portfolio Manager? To tylko nowe nazwy tej samej roli? Czy wiąże się z nimi coś jeszcze oprócz zasłużonej po latach podwyżki? Oczywiście powinno wiązać się z nimi coś jeszcze, ale nie zawsze tak jest. Nie zawsze takie role w ogóle istnieją w organizacji.

  • Zadaniem PMO jest stworzenie i zakomunikowanie potencjalnych ścieżek rozwoju, a w następnym kroku zaplanowanie takiej ścieżki dla Kierownika Projektu. Oczywiście razem z nim.

Stwórz PMO, w którym ludzie chcą pracować, po prostu

I teraz wkraczamy na grząski grunt. Grząski, bo bardzo osobisty. Obowiązkowo trzeba by przemyśleć kwestie indywidualnie, pod każdego pracownika. Jednych motywować będą elastyczne godziny pracy, innych ciekawe projekty, a jeszcze innych możliwość pracy zdalnej. Tutaj uruchomić trzeba swoje umiejętności słuchania i motywowania innych.

W aspekcie merytorycznym można już pokusić się o konkretne czynniki motywujące Kierowników Projektów do pracy w tej, a nie innej organizacji, do zarządzania tym, a nie innym projektem. Oto co zazwyczaj motywuje doświadczonych Project Managerów:

– Otwarta komunikacja i zrozumienie strategii, z której biorą się projekty,

– Projekty, które mają sens, przemyślany business case, widoczne rezultaty,

– Możliwość wpływania na proces zarządzania projektami, na stosowane koncepcje, modele, narzędzia (te merytoryczne i te technologiczne),

– Możliwość poznawania i wdrażania nowych koncepcji zarządzania (dostęp do czasopism branżowych, konferencji, szkoleń…),

– Autonomia w zarządzaniu projektami – swoboda w wybieraniu odpowiednich narzędzi, możliwość stosowania zdroworozsądkowego podejścia do modeli i procesów,

– Decyzyjność  w projekcie, w ramach ustalonych przedziałów,

– Kultura organizacyjna – projektami zajmujemy się, żeby je realizować, dowozić oczekiwane efekty, a nie żeby chować się za slajdami, dokumentami i tabelkami,

– Rozwinięta świadomość projektowa – dobrze rozumiana rola Project Managera oraz inne role projektowe.

I jeszcze kilka słów na temat grywalizacji

Bardziej na życzenie Pani Anny. Myślę, że to świetna sprawa. Dobra dla samych PMów, ale szczególnie sprawdzi się w rozwijaniu pojedynczego zespołu projektowego, który wspólnie realizuje określony cel. W grywalizacji najciekawsze jest to, że stwarza ona możliwość wejścia w inną rolę projektową. Stając po drugiej stronie, rozumiemy z czym borykają się na co dzień pozostali członkowie zespołu projektowego. Dlatego o grywalizacji więcej w oddzielnym poście.

* Mam tu na myśli ludzi, którzy są dobrzy w zawodzie Kierownika Projektu, mają predyspozycje do tej roli i w niej się spełniają.

** Umówmy się, 100% to „średnia” (rozumiana obrazowo, nie matematycznie;) ), są chwile kiedy to jest 150%, albo i 200%. Jeśli zarządzamy umiejętnie, zdarzy się też 20% i 60%.

Kiedy Twoja firma potrzebuje zarządzania projektami? Jaka jest rola PMO i czy potrzebne Ci Biuro Projektów?

Post skierowany do właścicieli, tudzież prezesów dynamicznie rozwijających się firm. Jeśli jesteś pracownikiem takiej firmy, możesz ten tekst szefowi pokazać*.

Bez zarządzania projektami firma nie istnieje. I nawet jak w Twej firmie, drogi Panie Prezesie roli Kierownika Projektu nie ma, to wiadomo, że projektami zarządzacie. Trochę intuicyjnie, trochę zgodnie z nabytą wiedzą i doświadczeniem, ale zarządzacie. Robisz to Ty, jak i liderzy, czy specjaliści od poszczególnych obszarów w Twojej firmie. Jak powiedział na 11. Międzynarodowym Kongresie PMI Poland Chapter Piotr Czarnecki, Prezes Zarządu Reiffeisen POLBANKU „zarządzanie projektami jest jak oddychanie” i bez tego funkcjonować się nie da. Wszyscy jakoś funkcjonujemy, wszyscy jakoś oddychamy**.

Jednak na pewnym etapie rozwoju podejście intuicyjne przestaje działać

Liczba Klientów i zleceń zaczyna dynamicznie przyrastać. Cieszysz się ogromnie, zatrudniasz ludzi, nabywasz narzędzia pracy, wynajmujesz kolejne biura – rośniecie, HURRA! Po pewnym czasie, zazwyczaj około kwartału, zauważasz, że przyrost zleceń nie do końca idzie w parze z przybywaniem zasobów finansowych. I wcale nie chodzi tutaj o efekt długoterminowych inwestycji. Ale o efekt MASOWOŚCI i swoistego CHAOSU, który owa masowość za sobą pociągnęła. Innymi słowy, liczba zleceń i Klientów przestaje przekładać się na wyniki finansowe. Twoja firma jest jak kotłownia, w której piece się „rozbuchały”. W środku roi się od zapracowanych, zabieganych palaczy. Hałdy węgla, czy koksu znikają ładowane na taczki i wrzucane do pieca. Dym z kominów bucha na całego. Coraz więcej gospodarstw domowych podłącza się do Waszej kotłowni, ale Ty na koniec miesiąca zastanawiasz się dlaczego na Twoim koncie nie przyrosła góra pieniędzy. Co więcej, coraz częściej słyszysz, że są przerwy w dostawie ciepła, że Klienci skarżą się na długie oczekiwanie na przyłącze, konkurencja robi to taniej, a Ty mógłbyś zarobić na tym o wiele więcej… Nie mówiąc już o kolejnych pomysłach na rozwój biznesu, które zakiełkowały w Twojej głowie, ale od dłuższego czasu nie masz ze swoimi ludźmi chwili by je przedyskutować.

pmo

Na dobry początek wystarczy jeden człowiek

Na tym etapie prawdopodobnie nie potrzebujesz otwierać całego działu o szumnej nazwie PMO. Możliwe, że na dobry początek wystarczy Ci jeden człowiek, który odpowiednio się tym zajmie, tzn.:

Zbuduje portfolio wszystkich projektów, najprościej w postaci listy wszystkich inicjatyw, zleceń od Klientów, którymi aktualnie zajmują się Twoi pracownicy, lub które zaparkowane, czekają na wolne zasoby.  Będziesz wiedział co aktualnie dzieje się w Twojej firmie, nad czym pracują ludzie, ile im to zajmie i ile Cię to kosztuje. Będziesz znał listę projektów, które zaparkowaliście „na później”. Ustalisz priorytety.  Dodatkowo, z jednej strony Ty nakreślisz strategię i zainicjujesz w związku z tym projekty. Z drugiej strony on przekaże Ci listę, która wypłynęła od pracowników, bądź Klientów. Brzmi prosto, prawda? Zastanawiasz się czemu nie robisz tego sam? A może robisz, tylko jakoś nie działa?

Listę projektów nie trudno zrobić, ale listę projektów porównywalnych już trudniej

Trzeba będzie trochę się napracować, żeby wszystkie inicjatywy móc mierzyć jedną miarą, pod kątem pracochłonności, zwrotu z inwestycji, zaawansowania prac itd***. Na koniec dnia będziesz chciał porównywać jabłka z jabłkami, nie z gruszkami, ani śliwkami, bo takie porównanie nie będzie miało sensu. Najwidoczniejsza korzyść, to zwiększenie mocy przerobowych poprzez nadanie odpowiednich priorytetów inicjatywom. To Ty będziesz decydował, dla którego Klienta w pierwszej kolejności realizujecie zlecenia, a którzy odbiorcy mogą poczekać. Zespoły otrzymają czytelne wskazówki nad którymi zleceniami pracować. A do Klientów popłynie przejrzysta komunikacja. Dobrze zbudowane portfolio pozwoli Ci również sprawniej prognozować finanse firmy. Oczywiście na tym nie koniec, Twój  od projektów (PMO) będzie również śledził realizację podjętych inicjatyw.

Rola PMO

To tylko tyle? Nie, to nie wszystko. Tyle wystarczy Ci na początek. Z czasem zapragniesz wnikać w szczegóły i jeszcze dokładniej planować prace, przewidywać ryzyka i dowozić jeszcze sprawniej. W ten sposób Twoje PMO:

– Na pierwszym miejscu będzie realizowało to co chcesz osiągnąć w danym okresie, „szumnie” nazwane strategią.

– Stanie się zalążkiem kolejnych inicjatyw, źródłem pomysłów na szeroko pojęty rozwój, także usprawnianie firmy.

– Będzie ostoją dobrych praktyk, skarbnicą narzędzi wzmacniających skuteczność działań, centrum wiedzy jak zarządzać by osiągać efekty.

– Stworzy bazę wszystkich projektów, którymi się paracie, która z czasem urośnie do sporego repozytorium cennej wiedzy.

– Zbada potrzebę powołania nowych ról – kierowników projektów. Może będą potrzebni, a może nie?

– Zatrudni tychże i będzie dbać o ich rozwój, kompetencje i motywacje.

To najważniejsze moim skromnym zdaniem. Tak mniej więcej po roku (wszystko zależy od charakterystyki branży i kultury organizacyjnej) przekonasz się, że przy tym samym poziomie zasobów realizujecie spory odsetek inicjatyw więcej, a Wasz wysiłek tym razem przekłada się na wyniki finansowe.



PS. Nie, w tym całym PMO wcale nie chodzi o wdrożenie MS Project, czy dobranie odpowiedniej metodyki i „bicie po łapkach” tych, którzy nie napisali wskazanego dokumentu dla swojego projektu. Tak działa PMO, w którym wszyscy już dawno zapomnieli po co ja powołano i jakie korzyści ma przynosić organizacji.

*Ukłon w stronę uczestników moich ostatnich szkoleń

** Z naciskiem na słowo „jakoś”, resztę pozostawiam sferze domysłów. W końcu to blog, nie artykuł naukowy i mogę sobie na to pozwolić 😛

*** I tu wkraczamy na grunt dyskusji na temat metod i narzędzi.

Co czytać z zarządzania projektami?

Obiecałam Pani Ani, że będzie o motywowaniu kierowników projektów. Zamysł „ugryzienia” tematu kiełkuje w mej głowie od miesięcy ponad dwóch i stworzył się z tego cykl tematyczny, z którego pierwszy odcinek już niedługo ujrzy światło dzienne. Tymczasem, w chwili przerwy, dawka inspiracji dla Was.

co-czytam

Co jakiś czas pytacie o pozycje czytelnicze z zarządzania projektami. Na zdjęciu fotka próbki tego, co posiadam. Nie będę się tu jakoś szczególnie rozpisywać. Co jest na zdjęciu, widzicie. A ja nie przepadam za odtwórczymi tekstami w stylu co kto powiedział lub napisał. Swoją drogą odtwórczość mocno potrenowałam tworząc dla Was cykl postów dotyczących certyfikacji 😉

Podsumowując:

  1. PO LEWEJ: stara dobra klasyka zarządzania projektami wzbogacona o bardziej niszowe pozycje. Standardy, metody, dobre praktyki kompleksowego podejścia do projektów, również międzynarodowych.
  2. PO PRAWEJ: Bardziej ideologicznie, rozwojowo, motywacyjnie i nowatorsko, raczej na wybiórcze tematy.

Mnie ostatnio pochłonęło sześć górnych pozycji po prawej. Szczególnie przypadł mi do gustu „Esencjalista”, no i przede wszystkim „Management 3.0”. Niech żyje pragmatyczne podejście w projektach!

I od tego zaczniemy następny post.

Szczęśliwego Nowego Roku tymczasem. Obyście trafiali na wartościowe lektury i w ogóle znajdowali na nie czas.

PS. Jak macie jakieś pytania, co do konkretnych pozycji, proszę śmiało 🙂

PS2. Chętnie przyjmę inne pozycje na moją „to-read-list”.

 

 

 

Jak zdać certyfikat PMP®? Część 3/3

Nareszcie! Ten wpis „wisiał nade mną” od roku. Przyznam, że po troszę w związku z innymi priorytetami, ale trochę też ze względu na moją niechęć do tego tematu. A szczególnie od dwóch tygodni „wisiał”. Jako PM nie cierpię takich nie dotrzymań w terminie. No ale wpadło pilne zobowiązanie zawodowe, a potem nawet organizm zastrajkował i skończyło się na krótkim pobycie w szpitalu. I tak już „wisiało” to nade mną jak czarna chmura znienawidzona w piękny letni dzień. Ale skoro piszecie, pytacie, serca nie mam już z tym zwlekać. A więc… ta daaaam! „Jak zdać certyfikat PMP®”, odsłona trzecia, czyli:

Część 3. Jak przygotować się do egzaminu certyfikującego z PMP®?

Doc - 15 Jul 2015 13-03

Właściwie ten post powinien mieć tytuł „Jak przygotowałam się do egzaminu PMP®”, ponieważ będę tutaj pisała głównie o swoich doświadczeniach. No właśnie, zanim do tego przejdę, kilka zastrzeżeń natury formalnej:

– Niniejszy tekst skupia się na samym zdaniu certyfikatu. Uwaga! Nie piszę tutaj o tym jak skutecznie zarządzać projektami wdrażając dobre praktyki z PMBoKa®! Nie piszę jak zrozumieć standardy promowane przez PMI. Nie skupiam się również na tym, na czym one polegają i kiedy je najlepiej zastosować, jakie są ich zalety i wady. W tym tekście podchodzę do tematu pragmatycznie, ściśle pod kątem zdobycia certyfikatu.

– Opisuję tutaj swoje subiektywne doświadczenia. Proszę, weźcie pod uwagę, że każdy z nas reprezentuje inny poziom zdobytej wiedzy, ma inne preferencje, style i tempo przyswajania wiedzy.

– Nie znam wszystkich istniejących na rynku pozycji książkowych i innych materiałów przygotowujących do PMP®. Piszę jedynie o tym, z czym sama miałam styczność.

– Ten wpis ogromnie zyska na znaczeniu jeśli zechcecie w komentarzach podzielić się swoim doświadczeniem w tym temacie.

A więc do dzieła!

Miałam niebywałą okazję uczestniczyć w dziesięciodniowym kursie przygotowującym do PMP®. Kurs odbywał się w pięciu dwudniowych sesjach i trwał kilka miesięcy. Na kolejnych spotkaniach poznawaliśmy obszary wiedzy z PMBoKa®, a na ostatnim powtarzaliśmy materiał i rozwiązywaliśmy testy. Odbywałam to szkolenie jako stosunkowo młody kierownik projektów. Byłam nim zachwycona! Dzięki szkoleniu zrozumiałam „o co w tym zarządzaniu projektami chodzi”, zdobyłam solidny warsztat narzędziowy, który na bieżąco wdrażałam do swoich projektów. PMBoK® nadal był dla mnie dość mglistą wielką „kobyłą” napisaną nieprzystępnym angielskim. Dzięki szkoleniu zrozumiałam, że nie ja jedyna mam problemy z przebrnięciem przez PMBoKa® ze zrozumieniem i przełożeniem tego na rzeczywistość. Nauczyłam się jednak jak go czytać i na co zwracać uwagę. Zrozumiałam też skąd ta cała wiedza w PMBoKu® się wzięła i jak ją interpretować.

Do egzaminu podeszłam dużo później. Ponad rok później. Ucząc się do egzaminu wydawało mi się, że przyswajam zupełnie inny materiał i wcześniej byłam na szkoleniu z jakiejś kompletnie innej metodyki. Może wynika to z faktu, że od szkolenia upłynęło dużo czasu. Bardziej jednak jestem skłonna uznać, że jest to „wina” samego PMBoKa® 😉 To znaczy, na szkoleniu podeszliśmy do sprawy praktycznie. Omawialiśmy to, co w projektach najbardziej się przydaje. Ćwiczyliśmy pracę na najistotniejszych narzędziach. A PMBoK® to taki trochę odczłowieczony spis wskazówek i dobrych praktyk, w którym trudno znaleźć jakiś schemat (jak na przykład w PRINCE2), ścieżkę do naśladowania. (Uwaga! Właśnie za to teraz PMBoKa® ubóstwiam i lubię z nim pracować na co dzień.) Przygotowanie się do certyfikacji, a umiejętne korzystanie z PMBoKa® w zarządzaniu projektami, to dwie odmienne sprawy. Warto o tym pamiętać.

Z jakich materiałów się przygotowywać i czy da się samemu?

Przede wszystkim uważam, że naprawdę warto wziąć udział w szkoleniu, które zazwyczaj otwiera nam oczy na praktyczną stronę PMBoKa®. Jednak sam udział w szkoleniu nie zapewni zdanego egzaminu. Tu potrzeba dużo pracy własnej. Na szczęście jest jedno rzetelne źródło, które w pełni pozwala przygotować się do certyfikatu. Mam tu na myśli Ritę Mulcahy i jej pozycję „PMP – Exam Prep”. Iście amerykańska książka, obszerna, ale napisana przystępnym językiem, opatrzona wieloma przykładami i ćwiczeniami. Trzeba koniecznie zwrócić uwagę, do której edycji PMBoKa® odnosi się egzemplarz Rity. Chcecie oczywiście przygotowywać się z najnowszej wersji. I powiem tak: jeśli chcecie tylko zdobyć PMP®, dacie radę jeśli przebrniecie przez Ritę, potem przejrzycie PMBoKa® i zrobicie dużo przykładowych testów. Jeśli jednak chcecie, by Wasz nowo zdobyty tytuł przy nazwisku naprawdę coś znaczył i miał przełożenie na rzeczywistość, warto wziąć udział w szkoleniu. Podsumowując, tak, do egzaminu można przygotować się samemu z Rity, PMBoKa® i z testów.

Skąd zdobyć testy?

Sporo testów jest w samej Ricie w wersji drukowanej, zaraz po każdym rozdziale, a także na załączonej do Rity płycie. Dodatkowo, można zdobyć książki z testami poprzez bibliotekę PMI (dostępną dla członków). Różne firmy szkoleniowo-konsultingowe zagraniczne i polskie wyprodukowały aplikacje na smartfony, w których można zrobić sobie próbny egzamin na PMP®. To nie jest sponsorowany artykuł, zupełnie nie taki jego zamiar, więc nie będę się tu dzieliła konkretnymi nazwami. Jak poszperacie w Internecie, to znajdziecie. Pamiętajcie znowu, o tym, że szukacie testów do najnowszej wersji PMBoKa®!

Jak długo się przygotowywać?

To są bardzo relatywne kwestie. Mnie mówiono, że minimum trzy miesiące. Tymczasem sama nauka do egzaminu zajęła mi około dwóch tygodni (z dwoma weekendami). W pierwszym tygodniu poświęcałam nauce kilka godzin dziennie (chodziłam do pracy i uczyłam się po godzinach). Drugi tydzień to już nauka praktycznie 12/24 jeśli nie więcej – czyli swoisty maraton. Taki mam system przyswajania dużej ilości wiedzy. Myślę, że to nic, czym powinnam się chwalić, ale u mnie wyszło tak, że najpierw zdałam PMP®, a potem dopiero polubiłam i zaczęłam rozumieć i wdrażać PMBoKa®. Muszę też dodać, że gdy przygotowywałam się do egzaminu, dużo już wiedziałam na temat project managementu w ogóle. Nie obce były mi nazwy, narzędzia, nazwiska, czy różne podejścia.

Na jaki materiał zwrócić uwagę?

Przede wszystkim egzamin na PMP® to test inteligencji projektowej. Niewiele tam pytań o nazwiska, regułki, nazwy, czy wzory. Większość pytań, to tzw. pytania sytuacyjne. Jest opisana sytuacja w projekcie, jakiś problem do rozwiązania. Waszym zadaniem jest wcielić się zazwyczaj w rolę Project Managera i podjąć odpowiednie kroki. Tak, dobrze się domyślacie, że wśród odpowiedzi do wyboru są mniej i bardziej właściwe, no i ta „najwłaściwsza”. Stąd egzamin ten uznawany jest za dość trudny. Moja rada co do tych pytań: koniecznie zwróćcie uwagę na jakim etapie znajduje się Wasz projekt. Często wtedy od razu wyłania się prawidłowa odpowiedź.

Dodatkowo, radziłabym bardzo dobrze zaznajomić się z tematami: roli PMa na poszczególnych etapach projektowych, WBSa, karty projektu, sponsora, harmonogramowania i ścieżki krytycznej oraz dostawców. Te dwa ostatnie tematy czasem spędzają sen z powiek. Ale możecie je na spokojnie okiełznać za pomocą Rity. Jak już będziecie w nich biegli, to macie około 20 dobrych odpowiedzi „w kieszeni”.

Najmniej pytań na egzaminie jest z komunikacji i zarządzania zespołami.

No a co z wartością wypracowaną? Wiem, nie każdy lubi ten temat. Ostatecznie go okiełznałam za pomocą Rity, choć wiele pytań z tego nie padło (około 4-6 pytań).

Natomiast świadomie odpuściłam sobie czystą „pamięciówkę” – czyli wszystkie 47 procesów w PMBoKu® z ich wejściami, narzędziami i wyjściami. Te podstawowe były oczywiste, ale im dalej w las, tym mniej logicznie się robiło i tym trudniej było mi wszystko spamiętać. Ostatecznie pogodziłam się z tym, że na około 10 pytań będę musiała „strzelać” (niestety, logika nie zawsze tu działa).

Jak już opanujecie materiał i przejdziecie do ćwiczenia biegłości w rozwiązywaniu testów, koniecznie sprawdźcie jak Wam idzie zmieszczenie się w czasie egzaminacyjnym. Jedno pytanie powinniście średnio rozwiązywać w około minutę.

Podsumowując, Rita, PMBoK, a potem testy, testy, testy… Na same testy dobrze byłoby zaplanować sobie przynajmniej tydzień (codziennie kilka godzin).

POWODZENIA!

Zapraszam do komentowania tych, którzy również zdawali!

PS. Jak coś jeszcze przyjdzie mi do głowy, dodam w komentarzach.

 

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all