Jakiś czas temu (sprawdziłam kiedy – prawie dwa lata temu!!!) pisałam o inicjatywie English Camp organizowanej przez Project Management Institute Gdańsk Branch. Artykuł znajdziecie tutaj. Nadal nie mam wątpliwości, że warto udzielać się w takich akcjach i z łezką w oku wspominam tamte czasy. Jeszcze cieplej robi się na mym sercu gdy wiem, że ta inicjatywa trwa, rozwija się, przyciąga coraz to nowych ludzi, odkrywa nowe talenty z zarządzania projektami, no a przede wszystkim pomaga kolejnym dzieciom z trójmiejskich domów dziecka i rodzin zastępczych.

Dzisiaj będzie o kolejnej edycji obozu – English Winter Camp 2015. To już 6. raz dzieci pojadą na nieziemskie ferie zimowe, podreperują angielski, posmakują nowych sportów, poznają zupełnie inny kawałek świata. Co więcej, organizacja obozu ewoluowała do tego stopnia, że jest on teraz zarządzany przy pomocy technik Agile, a dokładnie Scrum! Jestem zachwycona! Ale tyle ode mnie. Dzisiejszy artykuł to gościnny wpis Katarzyny Biernatowskiej, która jest członkiem zespołu projektowego tegorocznej zimowej edycji obozu.

Serdecznie zapraszam 🙂

Agile i Scrum w nietypowej odsłonie

Wszystko zaczęło się wiosną 2004 roku. Grupa entuzjastów zarządzania projektami zrzeszona
w ramach gdańskiego oddziału Project Management Institute (PMI) spotkała się i postanowiła wykorzystać swoją wiedzę i swoje doświadczenie w sposób niecodzienny. Tak zaczął się English Camp.

Specyfiką projektów społecznych, a takim niewątpliwie jest English Camp, jest ich zmienny charakter. Z tego powodu w trakcie organizacji tego typu przedsięwzięcia niezbędna jest otwartość na zmianę i gotowość do niej. Nieustanna konieczność dostosowywania się do przeobrażającego się środowiska wymaga stosowania takich metod i narzędzi zarządzania projektem, które pozwalają sprawnie reagować na zmianę. Takie możliwości daje Agile i metodyka Scrum.

Scrum to iteracyjna i przyrostowa metodyka prowadzenia projektów, zaliczana do metodyk zwinnych, zgodnych z manifestem Agile.

Czym objawia się jej iteracyjny charakter? Praca zespołu jest organizowana w podziale na pewne przedziały czasowe nazywane sprintami. Po każdej iteracji organizowane jest spotkanie, na którym zespół omawia to, co zostało zrobione i to, co ma być zrobione w kolejnym sprincie. Tego typu spotkania mają na celu podniesienie motywacji członków zespołu, ułatwienie im zrozumienia projektu oraz poznania etapu, w którym znajduje się projekt. Regularne omawianie bieżącej pracy daje możliwość szybkiego i sprawnego reagowania na zmianę i pojawiające się problemy.

Przyrostowość Scruma polega natomiast na realizowaniu projektu etapami. Cały projekt podzielony jest na zadania, a główne cele na podcele. Taki system działania i organizowania pracy ułatwia zarządzanie projektem, monitorowanie efektów pracy zespołu oraz, podobnie jak podział na iteracje, pomaga na bieżąco dostosowywać działania do zmieniających się wymagań projektu. Przyrostowy charakter pracy pozwala skuteczniej zarządzać ryzykiem, którym niewątpliwie obarczony jest każdy projekt. Taki sposób organizacji projektu sprzyja również podtrzymywaniu motywacji, ponieważ zwiększona jest częstotliwość sukcesów.

Dla metodyki Scrum typowe są również role, jakie pełnią poszczególne osoby w projekcie. Na czele przedsięwzięcia stoi Project Manager. Jego głównymi zadaniami jest zaplanowanie projektu, nadzór nad jego realizacją oraz zakończenie go. Kolejną rolą w projekcie jest Product Owner, czyli osoba reprezentująca zleceniodawcę. To właśnie ta osoba wyznacza główne zadania, nad którymi pracować ma zespół. Trzecią istotną rolą jest Scrum Master, którego zadaniem jest zapewnienie zespołowi najlepszych z możliwych warunków pracy. To właśnie ta osoba dostarcza niezbędnych zasobów, usuwa przeszkody i stara się rozwiązywać problemy. Ostatnią częścią projektu jest zespół, którego członkowie realizują zadania dostarczone przez Product Ownera. Jasny i wszystkim znany podział ról minimalizuje ryzyko niedoinformowania oraz konfliktów między osobami zaangażowanymi w projekt, a także wpływa pozytywnie na motywację członków zespołu.

Z tych i wielu innych powodów, których nie sposób wymienić, w trakcie organizacji English Camp wykorzystywane są elementy Agile oraz metodyki Scrum. Cały projekt rozpoczyna się warsztatem prowadzonym przez opiekuna merytorycznego projektu. W trakcie szkolenia wolontariusze poznają podstawy zarządzania projektami oraz dowiadują się w jaki sposób będzie prowadzony English Camp. Tego dnia przestawiane są również osoby pełniące poszczególne role w projekcie oraz omawiane są ich zadania i obowiązki. W trakcie prawie półrocznego projektu wolontariusze pracują w podziale na pięć zespołów, w którym znajduje się zarówno Product Owner, jak i Scrum Master. Osoby te dokładają wszelkich starań, aby pełnić swoje role w taki sposób, jak uczy nas teoria. Podział na zespołu powstał w naturalny sposób, poprzez stworzenie WBS (ang. Work Breakdown Structure, czyli Struktura Podziału Pracy), co jest również charakterystyczne dla metodyk zarządzania projektami.

Wprowadzenie do projektu English Camp elementów Agile i Scrum ma na celu nie tylko polepszenie pracy zespołu wolontariuszy, ale również zapoznanie ich i przybliżenie im idei zarządzania projektami. Wielu z członków zespołów English Camp właśnie w trakcie organizacji tej inicjatywy rozpoczyna swoją karierę w zarządzaniu projektami. Wsparcie i patronat merytoryczny PMI gwarantuje również wymianę myśli i doświadczeń, co przybiera charakter pewnego rodzaju mentoringu.

Krótko o projekcie i organizatorze

English Camp to charytatywny program edukacyjno-wychowawczy, organizowany dwa razy w roku. Głównym celem programu jest umożliwienie dzieciom wychowującym się w domach dziecka, rodzinach zastępczych oraz w rodzinach o niskim statusie materialnym uczestnictwa w kursach języka angielskiego. Oprócz tego, obozowicze uczestniczą również w zajęciach wprowadzających do zarządzania projektami, których celem jest wykształcenie umiejętności planowania i dzielenia zadań, współpracy zespołowej oraz determinacji w dążeniu do celu. Przez cały czas trwania obozu, dzieci przygotowują własny projekt. W poprzednich latach były to m.in. pokaz mody oraz budowa robotów, które wzięły udział w specjalnym wyścigu. Dodatkowo, uczestnicy biorą udział w zajęciach artystycznych, sportowych i innych – przygotowanych przez wolontariuszy.

Organizatorem inicjatywy jest gdański oddział Project Management Institute. PMI to wiodąca międzynarodowa organizacja non-profit, zrzeszająca ekspertów i entuzjastów zarządzania projektami. Opracowuje standardy zarządzania projektami, wydaje międzynarodowe certyfikaty kompetencyjne (m.in. PMP), promuje zwiększanie rozpoznawalności Zarządzania Projektami i roli Kierownika Projektów we wszystkich sektorach gospodarki. PMI istnieje od 1969 roku zrzeszając ponad 450 000 członków w 86 krajach. Więcej na www.pmi.org.pl.

Więcej o całym projekcie na:

http://english-camp.pl/ oraz https://www.facebook.com/EnglishSummerWinterCamp

Kontakt

Katarzyna Biernatowska

katarzyna.biernatowska@pmi.org.pl