Szał na Agile – tak, „szał” to słowo, które wydaje mi się w tym przypadku całkiem odpowiednie – trwa na świecie od kilku dobrych lat (jeśli nie od jakiejś dekady). Komu ten wyraz nic nie mówi, ten obowiązkowo musi zaktualizować swoją wiedzę na temat zarządzania. Agile jest modny. Agile jest trendy. Agile jest potrzebny. Agile dla firm innowacyjnych, które idą z duchem czasu to po prostu „must-have”. A mnie natomiast nowatorskość Agile wydaje się mocno przereklamowana. Hmmm, może powinnam ująć to inaczej: wydaje mi się, że Agile wcale nie jest tak unikatowy i wyjątkowy jakby się na pierwszy rzut oka wydawało. Aaaa, kij w mrowisko – checked. A niech się posypią i te sprzeczne komentarze. Tylko konstruktywnie, proszę! Już rozwijam temat 🙂

Na czym polega koncepcja Agile? Agile to w bezpośrednim tłumaczeniu „zwinny”. Innymi słowy elastyczny, zmienny, „łatwodostosowalny”. A jakie ma to bezpośrednie przełożenie na zarządzanie projektami? Wiodąca koncepcja Agile mówi, że na początku projektu nie powinniśmy na siłę planować całego jego przebiegu aż po produkt końcowy. Projekt powinniśmy wykonywać „w kawałkach”, tzw. iteracjach. W projektach zwinnych zakres nie jest ściśle określony, na początku projektu często nie wiemy jak ma wyglądać ostateczny wynik. Ustalamy razem z Klientem obszar produktu, nad którym popracujemy w pierwszej fazie (iteracji). Po ukończeniu fazy musimy koniecznie mieć namacalny produkt cząstkowy. Kawałek produktu, który da się zobaczyć, ocenić, by na jego podstawie móc ustalić co robimy dalej, w kolejnych iteracjach. I tak powtarzamy wielokrotnie aż do uzyskania upragnionego efektu końcowego. To co uwielbiam w Agile, to koncepcja zespołów „samoorganizujących się”. Zwinne zespoły to takie, które poniekąd same sobą zarządzają. Same ustalają kto jaką rolę będzie pełnił w danej iteracji, komu jakie zadania zostaną przypisane. Jak się domyślacie, rola lidera w projektach zwinnych jest mocno ograniczona. Zadaniem „przywódcy” jest tutaj ułatwianie pracy zespołowi, pokonywanie przeszkód jakie zespół projektowy napotyka w zderzeniu z otoczeniem pozaprojektowym, np. z ograniczeniami płynącymi z organizacji, w której zespół funkcjonuje. Zatem rolą lidera jest zazwyczaj również kontakt z Klientem. To jedynie zarys ogólnej koncepcji. Jest wiele metodyk, odłamów Agile. O nich może kiedyś w oddzielnych artykułach.

Agile a planowanie w stylu klasycznym

Jak to ma się do projektów zarządzanych klasycznie, stylem waterfall? Styl „wodospadowy” rzeczywiście skupia się na tym, by na początku projektu dobrze określić jego końcowy cel i kryteria sukcesu, by dokonać wszelkich dogłębnych analiz, by jak najwięcej czasu poświęcić na planowanie, bo ten czas podobno w fazie realizacji zwróci nam się z przysłowiową „nawiązką”. Ale ten styl również zakłada iteracje, czyli powtarzalność kroków wewnątrz poszczególnych faz projektowych. Ten styl również mówi o planowaniu kroczącym, które zakłada, że nie jesteśmy w stanie w szczegółach zaplanować całego projektu na samym początku. Co możemy, zrobić, to zaplanować fazy projektowe, podstawowe kroki, które musimy w projekcie wykonać i najbliższą fazę projektową zaplanować w szczegółach. Plany dla kolejnych faz projektowych będziemy doprecyzowywać zbliżając się do tych faz. Jeśli wiem, że pierwsza faza w moim projekcie to rekrutacja, a potem szkolenie, to dokładnie zaplanuję poszczególne kroki i scenariusze rozwiązania w fazie rekrutacji. Szkolenie prawdopodobnie zaplanuję na bardzo ogólnym poziomie, a plan ten doprecyzuję pod koniec rekrutacji. Wtedy dokładnie będę wiedziała ile osób weźmie udział w szkoleniu i jakie są potrzeby szkoleniowe. Czy czegoś Wam to nie przypomina? Jeśli chodzi o zarządzanie ludźmi, to „klasyka” nakazuje liderowi przypisywać zasoby do zadań. Czy znacie jednak teorię przywództwa, która mówi by robić to na siłę?

 Zmiany nieuchronne również w „klasyce”

Owszem, mogą zdarzyć się skrajne przypadki, w których rządzi klasyka. Wyobrażam sobie, że takich znajdzie się sporo w budownictwie, górnictwie, ogólnie w przemyśle. Jak przemyślę swoje doświadczenie, szybko jednak nasuwa się wniosek, że niejednokrotnie intuicyjnie działam w stylu Agile. Członkowie moich zespołów decydują na jakie zadania „rozbić” projekt i kto z nich będzie je wykonywał. Ja ich jedynie w tym zakresie wspieram. Nikt tego oficjalnie Agilem nie nazywa. Wszyscy niby myślą na nutę klasyczną. Tymczasem? Każdy wie, że określony cel projektowy będzie ewoluował w trakcie trwania projektu, że plany pewnie niejednokrotnie się zmienią, zmieni się otoczenie, zmienią się wymagania, zmieni się koncepcja. Tak! Bo rzeczywistość taka po prostu jest. W projektach ciągle się coś zmienia. Jeśli pracujemy dla organizacji, która chce być konkurencyjna, zmiana w projektach jest nieuchronna. Jeśli mogę pozwolić sobie na odrobinę szczerości, niejednokrotnie przysparzało mi to wiele frustracji. Jako świeżo upieczony kierownik projektu, denerwowałam się, że jeszcze wczoraj tak pięknie dopieszczony plan projektowy, dzisiaj już nie obowiązuje i trzeba go zmieniać. Przy dużych zmianach organizacyjnych zespołom tak trudno było doprecyzować finalną koncepcję struktury organizacyjnej i docelowego procesu, że wydawało mi się, iż z fazy planowania nigdy się nie wydostaniemy. I co? I trzeba było tworzyć jedynie zarysy nowej struktury, ramy nowego procesu, adresować obszary na daną chwilę bardziej oczywiste, ruszać z projektem i z czasem doprecyzowywać co dalej.

Agile a klasyczne koncepcje zarządzania ludźmi

Jeśli chodzi o zespoły, w klasycznym stylu zarządzania rzeczywiście może być różnie. Style zarządzania ludźmi i sposoby ich motywowania zależą od kierownika projektu, od kultury organizacyjnej. Jednak mój styl mocno wpasowuje się w Agile. Nie wyobrażam sobie zmusić kogoś do wykonywanej pracy. Wyznaję zasadę, że „z niewolnika nie zrobisz pracownika”. Sama jestem tego chodzącym przykładem. Za każdym razem, gdy moja praca ograniczała się do wykonywania zadań, za którymi nie przepadam, rozglądałam się za nowym zajęciem. Gdy moja nowa szefowa codziennie rozliczała mnie z pracy wykonanej w ciągu dnia, zaczęłam wysyłać CV. Na szczęście zdobyłam się na szczerą rozmowę i pozbyłyśmy się tego problemu w inny sposób. Staram się traktować ludzi tak samo, jak chciałabym być traktowana i w swoich projektach pozostawiam im dużą swobodę. Tak, nie zawsze ludzie wykorzystają tę swobodę w odpowiedni sposób. Z tym problemem jednak boryka się również Agile.

Dla kogo Agile?

Podsumowując, Agile jest świetną koncepcją dla każdej organizacji, niezależnie od branży. Jednocześnie Agile wcale nie jest czymś tak niesamowicie nowatorskim dla organizacji, które w metodzie klasycznej dawały swoim pracownikom dużo swobody i liczyły się z nieuchronnymi zmianami z projektach, czy też godziły się z faktem, że projektu nie da się na samym początku zaplanować od A do Z. Agile jest trudny do wdrożenia szczególnie dla kierownictwa wyższego szczebla przyzwyczajonego do tego, że zawsze widzi efekt końcowy, do którego zmierzamy, zna koszty całego projektu. Choć rzeczywistość dynamicznie rozwijających się organizacji jest taka, że zarówno kształt tego efektu końcowego, jak i koszty całego projektu zmieniają się w trakcie realizacji. I tego doświadczony management jest świadomy. W takich przypadkach organizacje wdrażają często Agile „na dole” struktury, a „góra” bądź Klient nadal dostaje raport w stylu klasycznym. Moim zdaniem to bardzo niekorzystne rozwiązanie i zaakceptowałabym je jedynie jako przejściowe. Owszem, mieszanie metodyk to świetne rozwiązanie. Nie ma jednej metodyki, która idealnie adresuje potrzeby organizacji. Każda organizacja powinna „uszyć sobie metodykę na miarę” swoich potrzeb. I takie rozwiązanie może mieć elementy Agile i waterfallowe. Nie ma w tym nic złego. Jeśli jednak wprowadzam elementy Agile do danego obszaru projektowego, to kompleksowo, w całe strukturze organizacyjnej. Nie ma sensu rozwiązanie, w którym „udaję”, że zakres jest nieokreślony i mogę sobie go doprecyzować w trakcie projektu, jeśli tak naprawdę za projektem jest już kontrakt podpisany z Klientem, w którym dokładnie sprecyzowaliśmy co otrzyma Klient, w jakim czasie i za ile.

To tyle gwoli zarysu fenomenu Agile. Polecam wnikać głębiej i wdrażać w swoich projektach. Osobiście uwielbiam swobodę i otwartość metodyk zwinnych.