Jak zdobyć doświadczenie w zarządzaniu projektami? A przy tym również: nietuzinkowych przyjaciół, ciekawe znajomości oraz to wspaniałe uczucie, że się zrobiło coś dobrego dla tego świata?

Jakiś czas temu (sprawdziłam kiedy – prawie dwa lata temu!!!) pisałam o inicjatywie English Camp organizowanej przez Project Management Institute Gdańsk Branch. Artykuł znajdziecie tutaj. Nadal nie mam wątpliwości, że warto udzielać się w takich akcjach i z łezką w oku wspominam tamte czasy. Jeszcze cieplej robi się na mym sercu gdy wiem, że ta inicjatywa trwa, rozwija się, przyciąga coraz to nowych ludzi, odkrywa nowe talenty z zarządzania projektami, no a przede wszystkim pomaga kolejnym dzieciom z trójmiejskich domów dziecka i rodzin zastępczych.

Dzisiaj będzie o kolejnej edycji obozu – English Winter Camp 2015. To już 6. raz dzieci pojadą na nieziemskie ferie zimowe, podreperują angielski, posmakują nowych sportów, poznają zupełnie inny kawałek świata. Co więcej, organizacja obozu ewoluowała do tego stopnia, że jest on teraz zarządzany przy pomocy technik Agile, a dokładnie Scrum! Jestem zachwycona! Ale tyle ode mnie. Dzisiejszy artykuł to gościnny wpis Katarzyny Biernatowskiej, która jest członkiem zespołu projektowego tegorocznej zimowej edycji obozu.

Serdecznie zapraszam 🙂

2

Agile i Scrum w nietypowej odsłonie

Wszystko zaczęło się wiosną 2004 roku. Grupa entuzjastów zarządzania projektami zrzeszona
w ramach gdańskiego oddziału Project Management Institute (PMI) spotkała się i postanowiła wykorzystać swoją wiedzę i swoje doświadczenie w sposób niecodzienny. Tak zaczął się English Camp.

Specyfiką projektów społecznych, a takim niewątpliwie jest English Camp, jest ich zmienny charakter. Z tego powodu w trakcie organizacji tego typu przedsięwzięcia niezbędna jest otwartość na zmianę i gotowość do niej. Nieustanna konieczność dostosowywania się do przeobrażającego się środowiska wymaga stosowania takich metod i narzędzi zarządzania projektem, które pozwalają sprawnie reagować na zmianę. Takie możliwości daje Agile i metodyka Scrum.

Scrum to iteracyjna i przyrostowa metodyka prowadzenia projektów, zaliczana do metodyk zwinnych, zgodnych z manifestem Agile.

Czym objawia się jej iteracyjny charakter? Praca zespołu jest organizowana w podziale na pewne przedziały czasowe nazywane sprintami. Po każdej iteracji organizowane jest spotkanie, na którym zespół omawia to, co zostało zrobione i to, co ma być zrobione w kolejnym sprincie. Tego typu spotkania mają na celu podniesienie motywacji członków zespołu, ułatwienie im zrozumienia projektu oraz poznania etapu, w którym znajduje się projekt. Regularne omawianie bieżącej pracy daje możliwość szybkiego i sprawnego reagowania na zmianę i pojawiające się problemy.

Przyrostowość Scruma polega natomiast na realizowaniu projektu etapami. Cały projekt podzielony jest na zadania, a główne cele na podcele. Taki system działania i organizowania pracy ułatwia zarządzanie projektem, monitorowanie efektów pracy zespołu oraz, podobnie jak podział na iteracje, pomaga na bieżąco dostosowywać działania do zmieniających się wymagań projektu. Przyrostowy charakter pracy pozwala skuteczniej zarządzać ryzykiem, którym niewątpliwie obarczony jest każdy projekt. Taki sposób organizacji projektu sprzyja również podtrzymywaniu motywacji, ponieważ zwiększona jest częstotliwość sukcesów.

Dla metodyki Scrum typowe są również role, jakie pełnią poszczególne osoby w projekcie. Na czele przedsięwzięcia stoi Project Manager. Jego głównymi zadaniami jest zaplanowanie projektu, nadzór nad jego realizacją oraz zakończenie go. Kolejną rolą w projekcie jest Product Owner, czyli osoba reprezentująca zleceniodawcę. To właśnie ta osoba wyznacza główne zadania, nad którymi pracować ma zespół. Trzecią istotną rolą jest Scrum Master, którego zadaniem jest zapewnienie zespołowi najlepszych z możliwych warunków pracy. To właśnie ta osoba dostarcza niezbędnych zasobów, usuwa przeszkody i stara się rozwiązywać problemy. Ostatnią częścią projektu jest zespół, którego członkowie realizują zadania dostarczone przez Product Ownera. Jasny i wszystkim znany podział ról minimalizuje ryzyko niedoinformowania oraz konfliktów między osobami zaangażowanymi w projekt, a także wpływa pozytywnie na motywację członków zespołu.

Z tych i wielu innych powodów, których nie sposób wymienić, w trakcie organizacji English Camp wykorzystywane są elementy Agile oraz metodyki Scrum. Cały projekt rozpoczyna się warsztatem prowadzonym przez opiekuna merytorycznego projektu. W trakcie szkolenia wolontariusze poznają podstawy zarządzania projektami oraz dowiadują się w jaki sposób będzie prowadzony English Camp. Tego dnia przestawiane są również osoby pełniące poszczególne role w projekcie oraz omawiane są ich zadania i obowiązki. W trakcie prawie półrocznego projektu wolontariusze pracują w podziale na pięć zespołów, w którym znajduje się zarówno Product Owner, jak i Scrum Master. Osoby te dokładają wszelkich starań, aby pełnić swoje role w taki sposób, jak uczy nas teoria. Podział na zespołu powstał w naturalny sposób, poprzez stworzenie WBS (ang. Work Breakdown Structure, czyli Struktura Podziału Pracy), co jest również charakterystyczne dla metodyk zarządzania projektami.

Wprowadzenie do projektu English Camp elementów Agile i Scrum ma na celu nie tylko polepszenie pracy zespołu wolontariuszy, ale również zapoznanie ich i przybliżenie im idei zarządzania projektami. Wielu z członków zespołów English Camp właśnie w trakcie organizacji tej inicjatywy rozpoczyna swoją karierę w zarządzaniu projektami. Wsparcie i patronat merytoryczny PMI gwarantuje również wymianę myśli i doświadczeń, co przybiera charakter pewnego rodzaju mentoringu.

3

Krótko o projekcie i organizatorze

English Camp to charytatywny program edukacyjno-wychowawczy, organizowany dwa razy w roku. Głównym celem programu jest umożliwienie dzieciom wychowującym się w domach dziecka, rodzinach zastępczych oraz w rodzinach o niskim statusie materialnym uczestnictwa w kursach języka angielskiego. Oprócz tego, obozowicze uczestniczą również w zajęciach wprowadzających do zarządzania projektami, których celem jest wykształcenie umiejętności planowania i dzielenia zadań, współpracy zespołowej oraz determinacji w dążeniu do celu. Przez cały czas trwania obozu, dzieci przygotowują własny projekt. W poprzednich latach były to m.in. pokaz mody oraz budowa robotów, które wzięły udział w specjalnym wyścigu. Dodatkowo, uczestnicy biorą udział w zajęciach artystycznych, sportowych i innych – przygotowanych przez wolontariuszy.

Organizatorem inicjatywy jest gdański oddział Project Management Institute. PMI to wiodąca międzynarodowa organizacja non-profit, zrzeszająca ekspertów i entuzjastów zarządzania projektami. Opracowuje standardy zarządzania projektami, wydaje międzynarodowe certyfikaty kompetencyjne (m.in. PMP), promuje zwiększanie rozpoznawalności Zarządzania Projektami i roli Kierownika Projektów we wszystkich sektorach gospodarki. PMI istnieje od 1969 roku zrzeszając ponad 450 000 członków w 86 krajach. Więcej na www.pmi.org.pl.

Więcej o całym projekcie na:

http://english-camp.pl/ oraz https://www.facebook.com/EnglishSummerWinterCamp

Kontakt

Katarzyna Biernatowska

katarzyna.biernatowska@pmi.org.pl

Pracujesz czterdzieści godzin w tygodniu? Czas to zmienić!

The 4-Hour Workweek Timothy’ego Ferriss’a

Jakiś czas temu (właściwie sprawdziłam, było to dokładnie 1 lipca) obiecałam Wam recenzję książki Timothy’ego Ferrissa pt. Czterogodzinny tydzień pracy. Pisałam już, że lektura ta kipi pomysłami na usprawnienie tygodnia pracy tak, by skrócić go do czterech godzin. Co więcej, w książce znajdziecie przepis na to jak zminimalizować czas, który poświęcamy na pracę, jednocześnie maksymalizując czas, w którym realizujemy swoje marzenia i czerpiemy pełnymi garściami z życia. A więc Moi Drodzy, ta pozycja książkowa zobowiązuje! Jest piękny letni wieczór i nie mogę spędzić go całego nad pisaniem tego artykułu. Do rzeczy!

 The-4-hour-workweek

Jaka jest koncepcja?

Wieść życie, w którym spędzamy jak najmniej czasu na pracę, skupiając się na przyjemnościach, rozwoju i przyjaciołach. W myśl idei pokolenia NEW REACH (w skrócie NR) wykorzystać wszystkie dobra kuli ziemskiej, pracując z dowolnego miejsca na świecie. Nie tracić czasu. Spełniać swoje marzenia. Nie czekać na emeryturę, ale już teraz dysponować porównywalną ilością wolnego czasu. Niemożliwe? Czytajcie dalej 🙂

Kim jest autor?

Wykładowca na Uniwersytecie Princeton z tematyki Przedsiębiorstw High-Tech oraz Inżynierii Elektrycznej. Doradca do spraw finansów i przedsiębiorczości na Uniwersytecie w NASA. Pierwszy Amerykanin, który pobił Rekord Guinnessa w tango. Zna pięć języków (angielski, niemiecki, hiszpański, chiński i japoński). Mistrz narodowych zawodów z kickboxingu w Chinach. Łucznik konny w Nikko, Japonia. Stypendysta programu Henry’ego Crown’a na Uniwersytecie w Aspen. Badacz dziedziny azylów politycznych. Tancerz stylu breakdance w MTV na Tajwanie. Zawodnik irlandzkiego hokeja na trawie. Wyróżniony za najlepszą autopromocję przez Wired Magazine. … i wiele innych.

Wydaje się dość istotne dodać, iż – wbrew pozorom – Tim nie ma jeszcze sześćdziesięciu lat, i w ogóle mu nie blisko do wieku emerytalnego 😉

Co znajdziecie w książce?

Lekturę można podzielić na trzy części:

  • opis idei NR,
  • wskazówki jak usprawnić swój czas pracy,
  • rady dotyczące otworzenia własnego biznesu (Zdaniem Ferrissa najlepiej zarabia się na byciu ekspertem w wąskiej dziedzinie, w której się specjalizujemy).

Dodatkowo, każdy rozdział książki kończy się tzw. sekcją Q&A (ang. Questions and actions, Pytania i akcje), w której autor pomaga czytelnikowi zidentyfikować własne problemy oraz znaleźć ich rozwiązania. Część naprawdę skuteczna – polecam.

Co więcej, w części dotyczącej otwarcia własnego biznesu możemy znaleźć długie listy firm i źródeł informacji rekomendowanych przez autora.

Minusy?

Z mojego punktu widzenia autor mocno przesadził w następujących kwestiach:

– PASJA – głęboko wierzę w to, że pracę można połączyć z pasją i – w ten sposób zarabiając na życie – być szczęśliwym. Ferriss natomiast zupełnie oddziela od siebie te dwie sfery. Praca to jedno, pasja to drugie.

– OUTSOURCING – jest jak najbardziej ok! Jednak u Ferrissa występuje w tak zintensyfikowanym wydaniu, że nie mogę się z nim zgodzić. Wynająć asystentkę w Indiach do opłacania naszych rachunków? Tak! Zatrudnić firmę zewnętrzną do kupienia prezentu dla naszego dziecka, czy też przeproszenia w naszym imieniu żony? Nie! Dla mnie to stanowcza przesada, szczególnie gdy autor opisuje, że firma kupiła żonie kwiatki w jego imieniu, na co on sam by nie wpadł nie uznając sytuacji za aż tak dramatyczną. Muszę jednak przyznać, że lektura Ferrissa utwierdziła mnie, że mój nawyk robienia wszystkich, nawet spożywczych zakupów online jest całkiem korzystny. Zastanawiam się co jeszcze jestem gotowa zlecić do wykonania innym. Do dziś kołacze się po mojej głowie wątpliwość: Czy aby Ferriss napisał tę książkę? A może zlecił jej napisanie komuś innemu?

– NETWORKING I ELEMENT „FACE TO FACE” – autor udziela wskazówek by jak najkrócej rozmawiać przez telefon ze współpracownikami, a najlepiej by kontaktować się ze wszystkimi jedynie przez pocztę elektroniczną. Zdaniem Ferrissa wszystkie spotkania są zbędne i z założenia powinniśmy stawać okoniem przed każdym zaproszeniem do dyskusji. W pracy nie ma miejsca na rozmowy w stylu „Co słychać”. Tim, przepraszam Cię, ale i w tym miejscu mocno się z Tobą nie zgodzę. Za bardzo lubię pracę z ludźmi, a jeszcze bardziej doceniam efektywność, która wzrasta dzięki zachowaniu dobrych relacji i poznaniu ludzi, z którymi się pracuje.

– CZYTANIE – czytanie książek to strata czasu. Jedyna dopuszczalna lektura przez Ferrissa to pozycja z gatunku fantasy czytana do poduszki. O nie! Czytanie rozwija, poszerza horyzonty, ćwiczy naszą wyobraźnię, słownictwo…. Tyle ma plusów, że gotowam kopnąć Ferrissa w kostkę za tę radę 😉

Cenne inspiracje?

Znalazłam w lekturze wiele cennych wskazówek. Oto niektóre z nich:

– Wszystko co masz zrobić danego dnia, zrób przed godziną 11.

– Rób listę rzeczy do zrobienia i…. listę rzeczy, których się od Ciebie oczekuje, ale nie masz zamiaru poświęcić na nie czasu.

– Przejdź na dietę nisko-informacyjną – nie oglądaj telewizji, nie czytaj gazet i Internetu. Pytaj znajomych co słychać w świecie a oni z pewnością streszczą Ci najważniejsze wydarzenia. Muszę przyznać, że odkąd nie oglądam telewizji (będzie około 10 lat) moje życie domowe zyskało nową jakość. Gazety jednak czytam. Jestem uzależniona od zapachu świeżej prasy przy niedzielnej kawie a przesiadywanie w kawiarniach to mój weekendowy nawyk. Internet? Hmm, chyba muszę jeszcze nad tym popracować 😉

– Pozbądź się kłopotliwych klientów – po prostu, szkoda czasu i energii. Skupiając się na klientach bezproblemowych zyskamy o wiele więcej.

– Stawiaj sobie TYLKO NIEREALNE CELE – tak! Cel ma zawsze wydawać się nierealny. W innym wypadku nie wykorzystamy całego swojego potencjału.

– Gdybyś dzisiaj mógł pracować tylko przez godzinę, którymi zadaniami byś się zajął i w jaki sposób?

– …. Wiele innych wskazówek, których jednak nie przytoczę, ponieważ nie o streszczenie książki tu chodzi 😉

Czy polecam?

Stanowczo tak! Książka Ferrissa zmieni Wasze myślenie na temat pracy i życia. Zabierze Was w inny wymiar rzeczywistości. Niezależnie od tego czy pracujecie w korporacji, czy prowadzicie swoje biznesy, znajdziecie w niej multum praktycznych wskazówek i jeszcze więcej przykładów dotyczących sprawniejszego wykorzystania swojego czasu. Ferriss „nie owija w bawełnę”, o wielu sprawach pisze wprost, ułatwiając w ten sposób konfrontację czytelnika z opisywanym problemem. Książka jest też dobrym źródłem informacji na temat firm outsourcingowych na świecie oraz wszelakich inicjatyw skupiających się na zwiększaniu efektywności.

Kto bardziej potrzebuje tego typu wskazówek, niż my: Kierownicy Projektów żonglujący zazwyczaj kilkoma projektami naraz? 🙂

O pozytywnej energii w projektach

Dzisiaj zachęcam Was do przeczytania mojego tekstu na blogu Elisabeth Harrin.

A Girls Guide to Project Management Blog

Jak już wiecie, jestem orędowniczką pracy zespołowej. Motywuje mnie pozytywna energia współpracujących ludzi, potencjał, który się wtedy wytwarza, „boom” kreatywności. Im bardziej zróżnicowane zespoły, tym większą przyjemność czerpię ze swojej pracy.

Ostatnio napisałam krótki artykuł na temat pozytywnej energii w projektach. Artykuł to może zbyt wiele powiedziane. Nazwijmy go tekstem-motywatorem-inspiratorem:) Możecie go przeczytać w języku angielskim na blogu A Girls Guide to Project Management

Zapraszam do lektury i komentarzy:)

Jak prowokować jasne sytuacje i dlaczego nie warto ulegać sile sugestii?

Na pewno przekonaliście się nie jeden raz, że w projektach niewątpliwie warto postawić na jasne sytuacje. Im więcej robimy założeń, w tym ciemniejszy zaułek brniemy, zapewniając sobie w ten sposób o wiele dłuższą drogę do raczej niepewnego celu.

Jako Project Manager jestem zwolenniczką przejrzystych komunikatów i jeszcze jaśniejszych sytuacji. Służą mi do tego bardzo proste narzędzia:

– Zadaję dużo pytań – jestem osobą, która pierwsza po zakończonej dyskusji zada pytanie o to co właśnie ustaliliśmy. Tak – robię to często i z premedytacją J Domyślam się, że staję się w tym momencie centralnym źródłem irytacji. Ba! Niejeden pomyśli, że niewiele rozumiem z omawianego tematu. Tymczasem po prostu wolę paść ofiarą stwierdzenia „Project Manager niewiele rozumie”, niż przez jakiś czas po spotkaniu tłumaczyć wszystkim dookoła co ustaliliśmy. Prawda jest taka, że rozmówcy często pozornie się dogadują. My, jako osoba trzecia w roli moderatora spotkania, nierzadko widzimy wyraźnie, że każdy z nich mówi o czymś innym. Jeśli dodamy do tego rzeczywistość spotkania wirtualnego, to już w ogóle możemy być pewni, że nie wszyscy zrozumieli wynik dyskusji w ten sam sposób.  Zadaję więc pytania by mieć pewność, że wszyscy zrozumieli. I powiem Wam szczerze: traktuję te swoje pytania jako poświęcenie własnego wizerunku dla dobra projektu;)

– Parafrazuję – o tak, w ten sposób bardzo często upewniam się, że dobrze zrozumiałam wynik dyskusji. Powtarzam czyjąś wypowiedź własnymi słowami, czasami uzupełniając ją o konsekwencje zawartych w wypowiedzi decyzji. Taka parafraza często pokazuje, że inni zrozumieli daną wypowiedź inaczej. Wspólnie dopowiadamy wtedy szczegóły, określamy w jaki sposób taka decyzja determinuje kolejne kroki w projekcie i wtedy mamy dwa scenariusze:

a) wszystko staje się o wiele jaśniejsze,

b) pozostaje wiele szczegółów do wyjaśnienia a temat wymaga pogłębionej dyskusji.

– Podsumowuję – podsumowań nigdy za wiele. Przydadzą się tym, którzy nie są pewni czy dobrze zrozumieli ustalenia spotkania. Skorzystają też Ci, którzy w spotkaniu nie wzięli udziału. Z Podsumowanie wykorzystam i ja, wracając do niego na kolejnym spotkaniu.

Jak zapewne zauważyliście, pierwsze dwa punkty to swoisty akt nadgorliwości z mojej strony. Doświadczenie nauczyło mnie jednak, że na spotkaniach ludzie wolą się nie odzywać gdy nie muszą. A już na pewno unikają zadawania pytań, więc… z każdym pytaniem przychodzą po spotkaniu do mnie J Pamiętajcie, że liczą się fakty – konkretna informacja, a nie to co nam się wydaje, że zrozumieliśmy z dodatkowym obciążeniem założenia, że na pewno inni zrozumieli to tak samo jak my.

Jak już mówimy o dobrodziejstwie jasnych sytuacji, pozwolę sobie nawiązać do własnej gafy, której do dziś trochę nie mogę sobie darować. Mam nadzieję, że trochę się przy niej pośmiejecie i zrelaksujecie. W końcu czytacie tego bloga „po godzinach” i raczej dla przyjemności, czyż nie? 🙂

W fazie początkowej jednego z projektów, którym zarządzałam odbyłam spotkanie ze Sponsorem mojego projektu oraz Panem A i Panem B reprezentującymi ten sam pion w organizacji, a w ramach niego odrębny dział. Spotkanie było konieczne, ponieważ celem naszego projektu była transformacja, zmiana strategii całego pionu, co bezpośrednio wpływało na zakres i sposób wykonywania operacji przez dział reprezentowany przez dwóch Panów. Ponadto, jeden z Panów uczestniczył kiedyś w projekcie podobnej natury do mojego i mogłam otrzymać od niego wiele wskazówek w ramach tzw. lessons learned.

Przed spotkaniem nie znałam żadnego z Panów. Przedstawiliśmy się (ich imiona umknęły mi z szybkością błyskawicy) i od razu przeszliśmy do meritum. Dyskusja była owocna, nie zdążyliśmy jednak zgłębić wspomnianych wcześniej lessons learned. Ustaliliśmy, że spotkam się z Panem A oddzielnie.  Pożegnaliśmy się. Rzuciłam się w wir następnych spotkań tego dnia i kiedy wróciłam do biurka wysłałam zaproszenie Panu A na kolejne spotkanie. Do spotkania nie doszło jednak tak szybko. Pracowaliśmy w innych biurach. Temat nie był aż tak pilny, więc kilka razy na zmianę przekładaliśmy spotkanie. Wreszcie udało się spotkać. Po około 1,5 tygodnia pojechałam na drugi koniec miasta na spotkanie z Panem A w jego biurze. Nie muszę Wam pisać jak bardzo byłam zdziwiona gdy na powitanie wyszedł mi Pan B! Okazało się, że od początku źle skojarzyłam imiona Panów z ich twarzami. I w myślach Pana A nazwałam B i odwrotnie.

Zadziałała tutaj siła sugestii. Pan A był szefem Pana B, więc intuicyjnie moja podświadomość wybrała starszego wiekiem uczestnika spotkania (przynajmniej takie było moje silne wrażenie wizualne) na Pana A. Nie przyznałam się do pomyłki. Zbyt często przekładaliśmy to spotkanie. Nie chciałam by Pan B czuł się w jakikolwiek sposób niedoceniony, zdegradowany, czy po prostu mniej dla mnie ważny. Przeszliśmy więc do swobodnej kontynuacji dyskusji, którą prowadziliśmy na spotkaniu ze Sponsorem. Zgłębiliśmy kilka tematów, omówiliśmy punkty styczne dla naszych działów. Nawet ustaliliśmy kilka zadań, które muszą być ujęte w planie projektu.

Jeszcze tego samego dnia umówiłam się na spotkanie z właściwym Panem A. Spotkanie odbyło się po tygodniu.

I w ten oto sposób straciłam dwa tygodnie, żeby omówić najistotniejsze na tym etapie mojego projektu kwestie.  Nic takiego się nie stało. Zbudowałam dobre relacje i przez cały czas trwania projektu nie mieliśmy żadnych zgrzytów w obszarze dotyczącym działu Panów A i B. Wierzę, że to w dużej mierze dzięki tym podwójnym spotkaniom 🙂

Swojej konsternacji nie zapomnę jednak do dziś. Dość długo nie mogłam sobie wybaczyć tak podstawowego błędu. Po prostu poległam w niejasnej sytuacji. Górę wzięła nade mną siła sugestii i podświadomie pokierowane przez nią infantylne założenie, że osoba starsza musi być przełożonym osoby młodszej. Moje własne lesson learned z tego wydarzenia zostało odnotowane i od tej pory mam trzykrotnie wzmożoną czujność na wszystkich spotkaniach w pierwszej fazie projektu, kiedy spotykam mnóstwo osób reprezentujących różne obszary i role.

Jestem ciekawa co na ten temat myślicie. Zdarzyły Wam się podobne sytuacje? A może polegliście jako ofiara czyjegoś założenia?

Zachęcam do komentarzy:)

Networking narzędziem skutecznego Project Managera

Relacja z wydarzenia:

5 kwietnia 2013 roku, Uprawiaj networking jako profesjonalista

Spotkanie z Ivanem Misnerem założycielem organizacji BNI

ivan i ja

Dlaczego networking dla PMa?

W prasie specjalistycznej wiele się mówi na temat profilu Project Managera, podkreślając konieczność posiadania tzw. umiejętności miękkich. Zaraz po tym stwierdzeniu wylicza się szereg umiejętności takich jak:

  • komunikacja,
  • przywództwo,
  • budowanie zespołów,
  • nawiązywanie relacji,
  • umiejętność pracy pod presją czasu itd.

Na konferencji Sukcesu Pisanego Szminką, w której miałam okazję uczestniczyć w grudniu 2012 roku, Iwona Majewska-Opiełka podkreśliła, że organizacje są w stanie zapłacić duże pieniądze Project Managerowi, który ‘załatwi’ każdą sprawę, który z łatwością będzie poruszał się po strukturze organizacji, który samodzielnie rozwiąże każdy problem, dotrze do  potrzebnych informacji, porozmawia z odpowiednimi ludźmi. Niestety, nie łatwo kogoś takiego znaleźć. Należy dodać, że Pani Iwona wie co mówi, jest psychologiem, specjalistą w zakresie kierowania ludźmi, mentorem, coachem i doradcą dla najwyższej kadry kierowniczej. Na co dzień spotyka wielu managerów, właścicieli firm, prezesów, pomagając im w rozwoju.

A zatem jako skuteczny Kierownik Projektów musisz znać ludzi. Zyskasz to dzięki rozbudowanej umiejętności nawiązywania kontaktów, budowania relacji. Sama wiem z doświadczenia, że każda organizacja rządzi się własnymi zasadami. W gąszczu miliona regulacji, procedur, zaleceń można łatwo się zgubić zanim odkryjesz właściwą drogę rozwiązania problemu. Każdy doświadczony manager zespołu, czy kierownik projektu wie, że jeden telefon do znajomego potrafi zdziałać cuda. Czasami odwiedzenie kolegi z działu IT przy jego biurku sprawi, że to co zgodnie z procedurami może trwać nawet trzy tygodnie, bez problemu da się zrobić w kilka dni. Tak, zgadzam się: rzeczywistość jest brutalna. Wszyscy chcielibyśmy by organizacje działały bez zarzutów, efektywnie i zgodnie z procedurami. Niestety, często tak nie jest, a my jako Project Managerzy musimy się w tej rzeczywistości odnaleźć. Naszym celem są rezultaty zaplanowane w projekcie. Dobry Project Manager skutecznie toruje swojemu zespołowi drogę do zakończenia projektu. A zatem kontakty, znajomości w otoczeniu, w którym pracujesz są niezwykle ważne.

O BNI

BNI (Business Network International) to organizacja założona w 1985 roku przez Ivana Misnera. Jest to największa na świecie profesjonalna organizacja rekomendacji biznesowych. Obecnie liczy ponad 6,200 grup na całym świecie. W 2011 roku, członkowie BNI wygenerowali 6,9 milionów rekomendacji, które przyniosły im biznesy o wartości blisko 3,1 miliardów dolarów. Członkowie BNI uczą się jak wspierać się nawzajem w swoich biznesowych przedsięwzięciach. Skupiają się na poznawaniu nowych przedsiębiorców, budowaniu coraz większej sieci znajomości biznesowych służącej wzajemnej rekomendacji.

Guru networkingu radzi

Seminarium zorganizowane 5 kwietnia było szczególnym dla członków BNI spotkaniem, ponieważ wystąpił na nim sam założyciel organizacji Ivan Misner. Znany na całym świecie jako guru networkingu gość rozpoczął swój wykład od statystyk, według których aż 98% przedsiębiorców na całym świecie przyznało, iż kontakty odegrały istotną rolę w ich drodze do sukcesu.

Ivan Misner

Zdaniem Ivana najważniejsza cecha dzisiejszego przedsiębiorcy to współczynnik EQ (Emotional Quotient). To dzięki niemu potrafimy budować relacje z ludźmi i umiejętnie wykorzystywać je w biznesie. Należy jednak pamiętać, że networking to długi proces, który raz puszczony w ruch, rozwija się lawinowo w różnych kierunkach a jego efekty mogą zaskoczyć każdego z nas. Samoczynny rozwój networkingu Ivan nazywa ‘Efektem Motyla’. A zatem wszystko zaczyna się od małych kroczków, które mogą rozwinąć się na wielką skalę i w zupełnie niespodziewanych kierunkach.

Sam guru networkingu nie spodziewał się, że będzie miał możliwość spędzenia wakacji u boku światowego milionera, Richarda Bransona. Stało się tak w listopadzie 2012 roku. Na swoim wykładzie Ivan zaprezentował ścieżkę znajomości, która doprowadziła go do poznania milionera. Wszystko zaczęło się od telefonu, który wykonała znajoma do Ivana. Potrzebowała pomocy przy projekcie szkoleniowym. Wtedy to motyl poraz pierwszy zamachał skrzydłami. Decyzja o pomocy znajomej zaowocowała kolejnymi znajomościami, które w efekcie końcowym doprowadziły Ivana do Richarda Bransona.

Zdaniem Ivana w networkingu obowiązują trzy podstawowe fazy, tzw. VCP:

  1. Faza pierwsza to VISIBILITY, czyli etap, w którym ludzie wiedzą kim jesteś i czym się zajmujesz
  2. Faza druga to CREDIBILITY, na tym etapie ludzie są przekonani, że jesteś dobry w tym co robisz
  3. Faza trzecia to PROFITABILITY, czyli ostatni etap, kiedy ludzie zaczynają polecać Cię innym a Ty zyskujesz nowe kontrakty

Kolejna wskazówka Ivana to zasada 12x12x12:

1. Jak wyglądasz z odległości 12 stóp?

Czy prezentujesz się odpowiednio? Nosisz biznesowy strój? Twoje ubranie jest schludne i eleganckie?

2. Jak wyglądasz z odległości 12 cali?

Czy jesteś pozytywnie nastawiony do otoczenia? Sprawiasz wrażenie otwartego i pełnego entuzjazmu?

3. Jakich 12 słów używasz gdy się przedstawiasz?

Każdy z nas powinien mieć przygotowaną krótką wypowiedź na temat tego czym się zajmuje. Powinna to być jedyna w swoim rodzaju oferta sprzedaży, krótka i słodka.

Ile czasu powinniśmy spędzać na budowaniu relacji? Zdaniem Ivana optymalny czas to 8 godzin tygodniowo. Tyle czasu powinniśmy poświęcić na spotkania, telefony, odwiedziny w biurze, wspólne lunche, przerwy na kawę.

Co jest sekretem owocnego spotkania zdaniem Ivana? Struktura. Zdaniem guru networkingu spotkaniom należy narzucać pewną strukturę, każdy członek spotkania powinien wiedzieć jaką ma odegrać w nim rolę. Nieśmiali ludzie źle się czują w nieustrukturyzowanej rzeczywistości. Warto wdrażać tę zasadę organizując spotkania projektowe. Na naszych spotkaniach często biorą udział reprezentanci różnych biznesów, klienci – ludzie, którzy się nie znają. Upewnijmy się przed spotkaniem, że każdy z zaproszonych wie jaka jest jego rola w wydarzeniu.

Magiczne słowa skutecznego networkingu: Jak mogę Ci pomóc?

Wedle zasady:

Pomóż innym osiągnąć sukces, a i ty go osiągniesz.

Nancy Giacomuzzi

 

Na koniec chciałabym podzielić się z Wami wskazówkami na temat nawiązywania relacji na spotkaniach. Na seminarium udzielił ich Grzegorz Turniak, założyciel i prezes BNI Polska.

 IMG_8788

10 przykazań skutecznego networkingu:

  1. Przyjdź wcześniej – na każde spotkanie warto przyjść wcześniej. O wiele łatwiej jest zapoznać się w mniej zatłoczonej przestrzeni, pijąc kawę wraz z innymi wcześniej przybyłymi na spotkanie.
  2. Stój – stojąc szybko poznasz innych stojących;), przybierz otwartą postawę. Najlepiej nie zabieraj na spotkanie walizek, laptopów, czy dużych rozmiarów toreb. Utrudniają swobodne przemieszczanie się w tłumie, czy nawet rozmowę przy kawie.
  3. Przybierz pozytywną postawę – nie zakładaj rąk, nie wkładaj dłoni do kieszeni, przyjmij tzw. postawę otwartą, uśmiechaj się.
  4. Nie sprzedawaj – nie rozdawaj swoich wizytówek na siłę każdemu kogo poznasz. Skup się na swobodnej rozmowie.
  5. Rozmawiaj z nieznajomymi – nie rozmawiaj z ludźmi, których znasz, z którymi przyszedłeś. Skup się na zawieraniu nowych znajomości.
  6. Interesuj się innymi – zadawaj pytania swojemu rozmówcy, uważnie słuchaj, nie skupiaj się na mówieniu o sobie.
  7. Nie zostawiaj rozmówcy samego – nigdy nie zostawiaj rozmówcy samego, poznaj go z innymi lub zaproś do innej grupy osób, z którą idziesz porozmawiać.
  8. Bywaj regularnie – po prostu:)
  9. Baw się – śmiej się, opowiadaj kawały. Skup się na atmosferze spotkania. Będziecie mieli czas na biznesy jeśli przypadniecie sobie do gustu lub znajdziecie wspólne cele.
  10. Nie stój sam – staraj się dołączyć do grup, nie obawiaj się, po prostu podejdź, uśmiechnij się i zapytaj czy możesz dołączyć.

Wydaje się proste i oczywiste, ale czy na pewno działasz według tych zasad? Pomyśl o spotkaniach, konferencjach, szkoleniach, w których ostatnio uczestniczyłeś. Czy stosowałeś powyższe zasady? Ile nowych osób udało Ci się poznać? Rachunek sumienia należy do Ciebie:)

DSC06007

Pozostaje mi życzyć owocnego networkingu:)

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all