Project Manager – the story teller :)

W kwietniu tego roku występowałam na konferencji New Trends in Project Management w Gdyni i chciałabym się podzielić z Wami pewną myślą.

Na konferencji mówiłam o strategii w projektach globalnych i o tym jakie narzędzia mogą nam posłużyć budowaniu strategii w naszym projekcie. Otóż, okazuje się, że podstawą są historyjki opowiadane przez PMa lub współtworzone z całym zespołem projektowym. Całe tło prezentacji i wspomniane właśnie historyjki opisane zostały w slajdach. Udostępniam więc Wam uproszczoną wersję slajdów i jako smaczek dorzucam zdjęcie podsumowujące moje wystąpienie:

Strategy in Global Projects_AE

Moim skromnym zdaniem rysunek ten piękny nie jest, ale pięknie oddaje całe sedno efektywnego zarządzania projektami. Kto je odpowiednio zinterpretuje, dostanie ode mnie dobrą książkę z zarządzania projektami. Jeszcze nie wiem którą, bo wpadłam na ten pomysł bardzo spontanicznie 🙂 Zapewniam, że będzie to pozycja, z którą nie będzie mi łatwo się rozstać.

A tutaj slajdy:

Strategy in Global Projects_AE

Zarządzasz międzynarodowymi projektami? Tej pozycji nie możesz pominąć!

Tak, dobrze zauważyliście: nie będzie podsumowania roku, ani tekstu na temat postanowień noworocznych. Jest coś, co może Wam się przydać, więc „kujemy żelazo póki gorące”.

Właśnie skończyłam lekturę Jeana Bindera pt. Global Project Management. Communication, Collaboration and Management Across Borders i postanowiłam od razu podzielić się swoimi wrażeniami. Otóż jest to pozycja, której kierownik projektów w międzynarodowej korporacji po prostu nie może pominąć. Jean Binder przedstawia w niej zbiór zasad zarządzania projektami globalnymi (ang. framework). Autor książki nie skupia się na definicjach, czy technikach project managementu. Te uznaje za znane, opisane w PMBoKu, czy podręczniku do PRINCE2. Autor opisuje wszystkie DODATKOWE aspekty, z którymi kierownicy projektów spotykają się zarządzając projektami globalnymi.

jean binder

Nie trudno więc się domyśleć, że główny nacisk położony został na: zarządzanie zespołem, komunikację, struktury organizacyjne oraz narzędzia i techniki stosowane w projektach międzynarodowych. Wiele napisano też o różnicach kulturowych (przedstawiono badania Hofstede i Trompenaars’a).

Pozycja nie jest nowością, ma już swoje lata. Została wydana w 2007 roku i w roku następnym otrzymała tytuł najlepszej książki z zarządzania projektami nadany przez Project Management Institute. Jednak ja trafiłam na nią dopiero teraz, przygotowując się do doktoratu. Pewnie stało się tak dlatego, że nie jest dostępna w Polsce i przyznam, tym razem musiałam się o nią mocno postarać.

Czytając tę książkę zauważyłam jak ogromne mam szczęście. Właściwie od początku swojej kariery PMa pracuję nad międzynarodowymi projektami, a więc od początku „PMuję” z wysoką poprzeczką. Na szczęście swoje pierwsze projekty prowadziłam w organizacji wprost świetnie działającej w środowisku globalnym. Ba! Stwierdzam z dumą i radością, że mój pierwszy pracodawca miał w pełni wdrożony i hulający wprost proces zarządzania projektami globalnymi. Telefony na IP, telekonferencje, wideokonferencje, SharePointy, huby, komunikatory… pod koniec nawet telepresence! Tak, narzędzi mieliśmy mnóstwo i praktycznie każdy wiedział jak się nimi posługiwać. Po prostu, praca z kolegami po drugiej stronie półkuli była na porządku dziennym. Ta książka niesamowicie mi to uświadomiła.

Moje kolejne wrażenie na gorąco to: jaka szkoda, że nie wiedziałam o istnieniu tej książki gdy zostałam PMem! Praca przy pierwszych projektach byłaby o wiele prostsza… A ile stresów by odeszło… Tak bardzo brakowało mi jednego rzetelnego źródła, podręcznika, który nauczy mnie jak zarządzać projektem w wirtualnej rzeczywistości.

Dlatego polecam tę książkę gorąco!

Jest szczególnie przydatna również organizacjom, które planują uporządkować swój system współpracy wewnętrznej na poziomie globalnym. Zawiera wskazówki co do wdrażania zaproponowanego zbioru zasad.

Hello, who has just dialed in?

Dzisiaj polecam Wam kilka praktycznych wskazówek na temat przewodzenia zespołom wirtualnym. Artykuł pojawił się w minionym roku na łamach Magazynu Zarządzanie Projektami.

O tym, że w zespole można osiągnąć więcej niż pracując w pojedynkę wie każdy. W myśl zasady TEAM (Together Everyone Achieves More) w projekcie warto postawić na zbudowanie silnego teamu. Dzisiejsze zespoły projektowe są coraz bardziej zdywersyfikowane. Pracujemy z ludźmi specjalizującymi się w różnych dziedzinach, mieszkańcami innych krajów, posługującymi się na co dzień odmiennym językiem. Dobrym przykładem jest tu jeden z projektów, którymi miałam przyjemność zarządzać. Przedsięwzięcie trwało dwa lata. Członkowie zespołu pochodzili z ponad siedmiu krajów rozmieszczonych na trzech kontynentach. Przez cały okres trwania projektu zespół nie spotkał się ani razu. Jak w takich warunkach zbudować zgrany team?

Aby zacząć mówić o budowaniu zespołów w projektach wirtualnych, warto zastanowić się czym cechuje się modelowy team, do którego dążymy. Na warsztatach, które poprowadziłam podczas ostatniej konferencji New Trends in Project Management w Sopocie, uczestnicy zgodzili się, iż do atrybutów idealnego zespołu należą: zaufanie, zaangażowanie, kreatywność, współpraca, różnorodność, a także lider pełniący rolę mentora.

W jaki sposób wzbudzić powyższe cechy w zespole pracującym wirtualnie? Jak zniwelować działanie barier takich jak: posługiwanie się językiem obcym, różnice kulturowe, brak komunikacji niewerbalnej, ograniczone kanały porozumiewania się, praca w różnych strefach czasowych?

Z mojego doświadczenia wynika, iż warto przywiązać szczególną uwagę do następujących działań:

  1. POZNAJ SIEBIE – jest to pierwsza rzecz, którą powinien uczynić lider zespołu. Zidentyfikowanie swoich mocnych i słabych stron, określenie własnego stylu pracy jest podstawą do rozpoczęcia pracy z innymi.
  2. POZNAJ ZESPÓŁ PROJEKTOWY – szczerze zainteresuj się członkami zespołu. Na pierwszych spotkaniach przedstaw się szczegółowo i poproś o to samo z drugiej strony. ROZMAWIAJ REGULARNIE – zespół poznasz dobrze jedynie regularnie się z nim komunikując. Mówimy tu o komunikacji z osobna z każdym uczestnikiem projektu. DZWOŃ – rozmawiaj jak najwięcej przez telefon. Komunikator (tzw. chat) to najwygodniejszy kanał porozumiewania się. Nie wymaga określonej formy. Można napisać i odebrać wiadomość w każdej chwili. Jednak rozmowa przez komunikator nigdy nie zastąpi rozmowy telefonicznej. Nie pozwoli usłyszeć tonu głosu rozmówcy, czy określić w jakim tak naprawdę jest humorze. Rozmowa przez telefon jest o wiele bardziej naturalna. Regularna komunikacja pozwoli UPEWNIĆ SIĘ, ŻE UCZESTNIK PROJEKTU JEST ZAANGAŻOWANY w projekt, ROZUMIE SWOJĄ ROLĘ oraz CELE PROJEKTU.

W ramach poznawania zespołu, nie można również pominąć obowiązkowej lekcji na temat KULTURY, z której wywodzą się członkowie teamu. Dodatkowo, warto przećwiczyć wymowę imion i nazwisk a także upewnić się, że znamy płeć wszystkich członków. Imiona w obcych językach potrafią być bardzo mylące (np. Andrea – w języku czeskim, słowackim, serbskim, macedońskim, angielskim, niemieckim, włoskim, węgierskim, czy hiszpańskim to imię żeńskie; w języku włoskim, albańskim i rumuńskim – imię męskie). Zdarzyło mi się już Harshę wziąć za kobietę, a Graham za mężczyznę, tymczasem w przypadku obu imion było odwrotnie. Niezbyt udany start na zbudowanie owocnych relacji…

  1. ZBUDUJ ZAUFANIE – nie istnieje wzór, ani przepis na zdobycie zaufania członków zespołu. Wiadomo natomiast, że proces ten trwa stosunkowo długo. W zespole wirtualnym nie zdobędziesz zaufania dzięki przysłowiowemu „pierwszemu dobremu wrażeniu”. Pracując w jednym biurze, można zaobserwować że dana osoba jest bardzo zajęta. Łatwiej wtedy zrozumieć dlaczego nie wywiązuje się ze swojego zadania. W świecie współpracy wirtualnej zespół pozostaje w sferze domysłów, a jedynym faktem staje się słowo, bądź wyniki pracy. Zatem zaufanie zespołu zdobędziesz dotrzymując słowa. Wypracujesz je dzięki konsekwencji w działaniu, dzięki suchym faktom, które będą wynikały z Waszej współpracy. Zaufanie zdobędziesz również dbając o PRZEJRZYSTOŚĆ. W tym celu warto zadbać o wspólną dla zespołu przestrzeń wymiany informacji (np. SharePoint lub serwer). Taka przestrzeń powinna zawierać informacje o członkach zespołu, ich rolach, lokalizacji i strefie czasowej w której pracują. Warto też umieścić kalendarz uwzględniający dni wolne od pracy w poszczególnych krajach i wszelkie inne informacje, które zespół uzna za przydatne.
  2. POZWÓL DZIAŁAĆ INNYM – aby zespół zaangażował się w projekt, jego członkowie muszą identyfikować się z podejmowanymi decyzjami, z koncepcją, z planem projektu. Stanie się tak pod warunkiem, że dasz członkom zespołu swobodę podejmowania decyzji, pozwolisz im się wypowiadać. Wiele osób czuje się bardzo niekomfortowo na spotkaniach wirtualnych i tylko dlatego nie zabiera głosu. Pomóż im pokonać tę barierę. Rozmawiajcie przez telefon. Na spotkaniach wirtualnych zadawaj tej osobie pytania, nawiązując do Waszej wcześniejszej rozmowy.
  3. PIELĘGNUJ  NIEZALEŻNOŚĆ ZESPOŁU – testem czy zespół został zbudowany jest moment nieobecności lidera. Dobrze zbudowany team to samorganizujący się zespół, a zatem taki, który pracuje również pod nieobecność managera.
  4. NAGRADZAJ – gwiazdom pozwól świecić! Chwal ludzi, nagradzaj, podkreślaj zasługi. Pamiętaj, że ich osiągnięcia – gwiazdy i tak świecą na Twoim niebie (czyli w Twoim projekcie). Dobry lider nie czeka na oklaski, ale klaszcze innym!
  5. PRZYGOTUJ SIĘ NA SAMOTNOŚĆ – prawdopodobnie nie jeden raz poczujesz się samotny. Ty – przy biurku w jednej lokalizacji, zespół – rozproszony na całym świecie. Zbuduj dobre relacje z ludźmi, którzy otaczają Cię w biurze. Wychodź z innymi na kawę, czy lunch. Pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu mogą czuć się w swoich lokalizacjach tak samo samotnie. Rozmawiaj z nimi po skończonej telekonferencji, pytaj co sądzą o mailu dotyczącym projektu, jaka jest aktualnie pogoda, jak minął im dzień.
  6. NIE BĄDŹ PRZEWRAŻLIWIONY – w projekcie wirtualnym warto być czujnym, pamiętaj jednak, iż nie jesteś liderem po to by dogadzać innym. Każdego z nas cechują inne style zarządzania, odmienne umiejętności miękkie i twarde. Twoją rolą jest ułatwić współpracę zespołu. To zespół jest odpowiedzialny za plan projektu i określone w nim zadania. Dorośli, odpowiedzialni ludzie nie narzekają, że muszą zrobić coś, co sami wymyślili i do czego osobiście się zobowiązali.
  7. POSŁUGUJ SIĘ PROSTYM JĘZYKIEM – pamiętaj, że język i sposób w jaki się wypowiadamy jest naznaczony kulturą. Mówiąc w języku angielskim, znanym wszystkim członkom zespołu, nie używaj skomplikowanych zwrotów, przysłów, czy skrzydlatych słów. Osobiście przekonałam się, iż wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego aspektu. W jednym z moich wirtualnych zespołów projektowych pracowałam ze sponsorem z Wielkiej Brytanii. W projekcie posługiwaliśmy się językiem angielskim. Tenże sponsor lubował się w kwiecistym języku, często używał wyszukanych synonimów, posługiwał się przysłowiami. O ile my, Polacy rozumieliśmy co miał na myśli mówiąc One man’s meat is another poison (pol. Wszystkim nie dogodzisz), o tyle niewiele mówiło to członkom zespołu zlokalizowanym w Azji. Przysłowia sypały się w trakcie telekonferencji jak z rękawa, wprowadzając do rozmowy sporo nieporozumień. Zadaniem Kierownika Projektu jest być czujnym w takich sytuacjach. Warto parafrazować nie do końca jasne w odbiorze wypowiedzi, zadawać pytania pomocnicze, prosić o powtórzenie.
  8. NAWIĄZUJ DO RZECZYWISTOŚCI – z mojego doświadczenia wynika, iż do projektów wirtualnych warto wprowadzać pierwiastek rzeczywistości. Można to zrobić na wiele sposobów, na przykład porównując biura w różnych lokalizacjach firmy, rozmawiając o pogodzie, planach urlopowych, wydarzeniu na skalę światową, o tym co stoi na naszym biurku…
  9. NIE ZAPOMNIJ O INTEGRACJI – organizując pierwsze spotkania projektowe warto zaplanować tzw. ice breakers. Jest wiele sposób na przeprowadzenie takich działań w otoczeniu wirtualnym. Mogą być to quizy dotyczące muzyki, filmu. Może być seria zabawnych pytań, na które odpowiada każdy uczestnik. Planując integrację pamiętajmy o różnicach kulturowych, szczególnie biorąc pod uwagę aspekt chęci do dzielenia się informacjami na temat życia prywatnego.
  10. STOSUJ NARZĘDZIA DO WIRTUALNEJ WSPÓŁPRACY – szybko rozwijająca się technologia potrafi niesamowicie skrócić dystans zespołu rozproszonego na całym świecie. Narzędzia takie jak Skype, Webex, wideokonferencja czy Telepresence pomagają pokonać bariery komunikacji wirtualnej. Jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym, koniecznie zadbaj o kamerę na swoim biurku!
  11. POSTAW NA BRZMIENIE – skoro tak wiele interakcji odbywa się w zespole wirtualnym poprzez fonię, warto pamiętać o rozgrzaniu swojego głosu i optymistycznym nastawieniu przed każdym spotkaniem. Wyzwaniem w tej materii są szczególnie pierwsze poranne telekonferencje. Znudzony, senny głos ma małe szanse na wzbudzenie entuzjazmu u uczestników.

Podsumowując, projekty rozproszone globalnie to ciągła przygoda, poznawanie obcych kultur i poszerzanie horyzontów. Kierownicy projektów budujący zespoły wirtualne powinni wzmocnić swoje umiejętności miękkie, takie jak empatia czy budowanie relacji. Pracując w zespołach rozproszonych, warto postawić na narzędzia skracające dystans pomiędzy członkami teamu. Takim narzędziem z pewnością nie jest e-mail, stąd celowe pominięcie tej formy komunikacji w niniejszym artykule.

Źródło: https://www.zarzadzanieprojektami.org/

PS.: A na deser polecam obejrzenie tego krótkiego filmiku:

Artykuł w Magazynie Zarządzanie Projektami

magazynW najnowszym wydaniu Magazynu Zarządzanie Projektami możecie przeczytać mój krótki artykuł o budowaniu zespołów wirtualnych. Serdecznie polecam, również ze względu na treść całego magazynu. Wersję PDF za darmo możecie ściągnąć po zarejestrowaniu się na stronie:

https://www.zarzadzanieprojektami.org/

Miłej lektury!

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all