Jak zdobyć doświadczenie w zarządzaniu projektami? A przy tym również: nietuzinkowych przyjaciół, ciekawe znajomości oraz to wspaniałe uczucie, że się zrobiło coś dobrego dla tego świata?

Jakiś czas temu (sprawdziłam kiedy – prawie dwa lata temu!!!) pisałam o inicjatywie English Camp organizowanej przez Project Management Institute Gdańsk Branch. Artykuł znajdziecie tutaj. Nadal nie mam wątpliwości, że warto udzielać się w takich akcjach i z łezką w oku wspominam tamte czasy. Jeszcze cieplej robi się na mym sercu gdy wiem, że ta inicjatywa trwa, rozwija się, przyciąga coraz to nowych ludzi, odkrywa nowe talenty z zarządzania projektami, no a przede wszystkim pomaga kolejnym dzieciom z trójmiejskich domów dziecka i rodzin zastępczych.

Dzisiaj będzie o kolejnej edycji obozu – English Winter Camp 2015. To już 6. raz dzieci pojadą na nieziemskie ferie zimowe, podreperują angielski, posmakują nowych sportów, poznają zupełnie inny kawałek świata. Co więcej, organizacja obozu ewoluowała do tego stopnia, że jest on teraz zarządzany przy pomocy technik Agile, a dokładnie Scrum! Jestem zachwycona! Ale tyle ode mnie. Dzisiejszy artykuł to gościnny wpis Katarzyny Biernatowskiej, która jest członkiem zespołu projektowego tegorocznej zimowej edycji obozu.

Serdecznie zapraszam 🙂

2

Agile i Scrum w nietypowej odsłonie

Wszystko zaczęło się wiosną 2004 roku. Grupa entuzjastów zarządzania projektami zrzeszona
w ramach gdańskiego oddziału Project Management Institute (PMI) spotkała się i postanowiła wykorzystać swoją wiedzę i swoje doświadczenie w sposób niecodzienny. Tak zaczął się English Camp.

Specyfiką projektów społecznych, a takim niewątpliwie jest English Camp, jest ich zmienny charakter. Z tego powodu w trakcie organizacji tego typu przedsięwzięcia niezbędna jest otwartość na zmianę i gotowość do niej. Nieustanna konieczność dostosowywania się do przeobrażającego się środowiska wymaga stosowania takich metod i narzędzi zarządzania projektem, które pozwalają sprawnie reagować na zmianę. Takie możliwości daje Agile i metodyka Scrum.

Scrum to iteracyjna i przyrostowa metodyka prowadzenia projektów, zaliczana do metodyk zwinnych, zgodnych z manifestem Agile.

Czym objawia się jej iteracyjny charakter? Praca zespołu jest organizowana w podziale na pewne przedziały czasowe nazywane sprintami. Po każdej iteracji organizowane jest spotkanie, na którym zespół omawia to, co zostało zrobione i to, co ma być zrobione w kolejnym sprincie. Tego typu spotkania mają na celu podniesienie motywacji członków zespołu, ułatwienie im zrozumienia projektu oraz poznania etapu, w którym znajduje się projekt. Regularne omawianie bieżącej pracy daje możliwość szybkiego i sprawnego reagowania na zmianę i pojawiające się problemy.

Przyrostowość Scruma polega natomiast na realizowaniu projektu etapami. Cały projekt podzielony jest na zadania, a główne cele na podcele. Taki system działania i organizowania pracy ułatwia zarządzanie projektem, monitorowanie efektów pracy zespołu oraz, podobnie jak podział na iteracje, pomaga na bieżąco dostosowywać działania do zmieniających się wymagań projektu. Przyrostowy charakter pracy pozwala skuteczniej zarządzać ryzykiem, którym niewątpliwie obarczony jest każdy projekt. Taki sposób organizacji projektu sprzyja również podtrzymywaniu motywacji, ponieważ zwiększona jest częstotliwość sukcesów.

Dla metodyki Scrum typowe są również role, jakie pełnią poszczególne osoby w projekcie. Na czele przedsięwzięcia stoi Project Manager. Jego głównymi zadaniami jest zaplanowanie projektu, nadzór nad jego realizacją oraz zakończenie go. Kolejną rolą w projekcie jest Product Owner, czyli osoba reprezentująca zleceniodawcę. To właśnie ta osoba wyznacza główne zadania, nad którymi pracować ma zespół. Trzecią istotną rolą jest Scrum Master, którego zadaniem jest zapewnienie zespołowi najlepszych z możliwych warunków pracy. To właśnie ta osoba dostarcza niezbędnych zasobów, usuwa przeszkody i stara się rozwiązywać problemy. Ostatnią częścią projektu jest zespół, którego członkowie realizują zadania dostarczone przez Product Ownera. Jasny i wszystkim znany podział ról minimalizuje ryzyko niedoinformowania oraz konfliktów między osobami zaangażowanymi w projekt, a także wpływa pozytywnie na motywację członków zespołu.

Z tych i wielu innych powodów, których nie sposób wymienić, w trakcie organizacji English Camp wykorzystywane są elementy Agile oraz metodyki Scrum. Cały projekt rozpoczyna się warsztatem prowadzonym przez opiekuna merytorycznego projektu. W trakcie szkolenia wolontariusze poznają podstawy zarządzania projektami oraz dowiadują się w jaki sposób będzie prowadzony English Camp. Tego dnia przestawiane są również osoby pełniące poszczególne role w projekcie oraz omawiane są ich zadania i obowiązki. W trakcie prawie półrocznego projektu wolontariusze pracują w podziale na pięć zespołów, w którym znajduje się zarówno Product Owner, jak i Scrum Master. Osoby te dokładają wszelkich starań, aby pełnić swoje role w taki sposób, jak uczy nas teoria. Podział na zespołu powstał w naturalny sposób, poprzez stworzenie WBS (ang. Work Breakdown Structure, czyli Struktura Podziału Pracy), co jest również charakterystyczne dla metodyk zarządzania projektami.

Wprowadzenie do projektu English Camp elementów Agile i Scrum ma na celu nie tylko polepszenie pracy zespołu wolontariuszy, ale również zapoznanie ich i przybliżenie im idei zarządzania projektami. Wielu z członków zespołów English Camp właśnie w trakcie organizacji tej inicjatywy rozpoczyna swoją karierę w zarządzaniu projektami. Wsparcie i patronat merytoryczny PMI gwarantuje również wymianę myśli i doświadczeń, co przybiera charakter pewnego rodzaju mentoringu.

3

Krótko o projekcie i organizatorze

English Camp to charytatywny program edukacyjno-wychowawczy, organizowany dwa razy w roku. Głównym celem programu jest umożliwienie dzieciom wychowującym się w domach dziecka, rodzinach zastępczych oraz w rodzinach o niskim statusie materialnym uczestnictwa w kursach języka angielskiego. Oprócz tego, obozowicze uczestniczą również w zajęciach wprowadzających do zarządzania projektami, których celem jest wykształcenie umiejętności planowania i dzielenia zadań, współpracy zespołowej oraz determinacji w dążeniu do celu. Przez cały czas trwania obozu, dzieci przygotowują własny projekt. W poprzednich latach były to m.in. pokaz mody oraz budowa robotów, które wzięły udział w specjalnym wyścigu. Dodatkowo, uczestnicy biorą udział w zajęciach artystycznych, sportowych i innych – przygotowanych przez wolontariuszy.

Organizatorem inicjatywy jest gdański oddział Project Management Institute. PMI to wiodąca międzynarodowa organizacja non-profit, zrzeszająca ekspertów i entuzjastów zarządzania projektami. Opracowuje standardy zarządzania projektami, wydaje międzynarodowe certyfikaty kompetencyjne (m.in. PMP), promuje zwiększanie rozpoznawalności Zarządzania Projektami i roli Kierownika Projektów we wszystkich sektorach gospodarki. PMI istnieje od 1969 roku zrzeszając ponad 450 000 członków w 86 krajach. Więcej na www.pmi.org.pl.

Więcej o całym projekcie na:

http://english-camp.pl/ oraz https://www.facebook.com/EnglishSummerWinterCamp

Kontakt

Katarzyna Biernatowska

katarzyna.biernatowska@pmi.org.pl

Kiedy organizacje zarządzają projektami, czyli przykłady projektów biznesowych

Jakiś czas temu przedstawiłam krótką i prostą definicję projektu (znajdziecie ją tutaj). Wiemy już zatem jakie są podstawowe cechy odróżniające projekty od pozostałej działalności. W dzisiejszym poście, zgodnie z obietnicą, przytoczę przykłady czynności, które zazwyczaj otrzymują miano „projektu” w świecie biznesu.

Zanim dojdę do przykładów, podzielę się z Wami typologią działań w organizacjach, na którą ostatnio trafiłam. Według mnie ten niezwykle trafny i przejrzysty podział, będzie dobrą bazą do dalszej lektury tego artykułu.

Działania w organizacji można skategoryzować pod względem złożoności oraz powtarzalności w następujący sposób:

Typologia działań w organizacji, za: M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003, s. 14

Typologia działań w organizacji, za: M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2003, s. 14

Działania improwizowane to wszystko, co dzieje się jednorazowo, ad hoc, z zaskoczenia. Improwizujemy gdy nagle coś nie zadziała, gdy zaskoczy nas nietypowa sytuacja, problem, ale będziemy w stanie dość szybko znaleźć rozwiązanie, np. zepsuje się nam narzędzie pracy, stracimy członka zespołu itd. Działania rutynowe, to mniej i bardziej powtarzalne nieskomplikowane czynności o małym zakresie, t.j.: wystawianie faktur, zamawianie materiałów biurowych itd. Działania rutynowe wykonujemy szybko, sprawnie i bez zbędnych procedur. Są one proste w wykonaniu i dość często się zdarzają. Nasze doświadczenie pozwala wykonać je bez głębszego zastanowienia. Natomiast funkcje, inaczej powtarzalne procesy, to działania o wyższym stopniu złożenia i powtarzalności. Wymagają procedur, planów, mierników sukcesu… podlegają rozmaitym analizom. Przykłady takich działań to system składania reklamacji, system wsparcia pracowników w obszarze IT, czy system księgowania.

Projekty to pozostałe przedsięwzięcia, o niewielkiej powtarzalności, ale większym stopniu złożoności. Gdy organizacja ma do czynienia z nową sytuacją, problemem, którego rozwiązanie wydaje się złożone (np. nie jesteśmy w stanie od ręki podać rozwiązania problemu i oszacować czas jego trwania), ma do czynienia z projektem. Problemem ten zostaje zarejestrowany jako projekt, potrzebuje właściciela, który stanie się za niego odpowiedzialny. Czy od razu zachodzi potrzeba zatrudnienia project managera? Nie do końca. Wiele projektów prowadzonych jest przez kierowników zespołów, specjalistów, czy samych właścicieli firm. Potrzeba zatrudnienia project managera powstaje zazwyczaj gdy projekt jest na tyle złożony, że nie wiadomo, której z jednostek organizacji go przypisać, np. w ramach projektu musimy usprawnić produkt firmy, wdrożyć rozwiązanie informatyczne, zawrzeć nową umowę z Klientem, zmienić system księgowania oraz zatrudnić nowy zespół.

Bardzo upraszczając, organizacje decydują się na przypisanie kierownika do projektu zazwyczaj w czterech przypadkach:

  1. Projekt jest tak złożony w swej interdyscyplinarności, że nie wiadomo komu (któremu działowi) go przypisać.
  2. Projekt wydaje się tak trudny, że nie wiadomo jak go rozwiązać i w konsekwencji na etapie inicjacji projektu nikt nie czuje się na siłach się nim zająć.
  3. Projekt to trudna zmiana dla pracowników organizacji i nikt nie chce się nią zająć ze względu na wrogie nastawienie. Dla dobra projektu nawet lepiej, by poprowadził go ktoś z zewnątrz, kogo nie dotkną nadchodzące zmiany.
  4. W mniejszych organizacjach: dotychczas projektami zajmowały się zespoły operacyjne, a może i koordynował je sam szef. Jednak organizacja rozwinęła się na taką skalę, że przestała wykorzystywać swój potencjał. Panuje chaos. Jest mnóstwo pracy. Rosnąca liczba kontraktów nie przekłada się na wyniki finansowe. Nikt nie koordynuje centralnie wszystkich przedsięwzięć. Pracownicy, czy poszczególne działy nie wiedzą w jakiej kolejności zajmować się zleceniami od Klientów. Podsumowując: mnóstwo pracy, ale przy stosunkowo niskich wynikach i wiele straconych szans. Potrzebny jest kierownik projektu-centralne pmo, czyli 2 w 1.

A oto przykłady projektów, na podstawie trzech przedsięwzięć wybranych spośród wielu innych, którymi zarządzałam:

  • Usprawnianie produktów – baza danych wymaga usprawnień. Główny Klient skarży się, że w produktach firmy występują niekompletne, przestarzałe a często i błędne dane. Pojawia się poważne ryzyko utraty Klienta. Pod groźbą zerwania kontraktu firma zobowiązuje się usprawnić dane dostępne w produktach. Tak powstał jeden z moich projektów, który trwał dwa lata a w jego wykonanie zaangażowanych było około 100 analityków na całym świecie. Na początku projektu zidentyfikowaliśmy dane, które można wprowadzać do bazy przez proces automatyzacji (niewielka część zakresu) oraz dane, które muszą być wprowadzone ręcznie. W ten sposób musieliśmy zatrudnić i przeszkolić cały sztab analityków ze znajomością języków obcych. Zespół projektowy pracujący nad danymi zakwestionowanymi przez Klienta zlokalizowany był w takich krajach jak: Polska, Wielka Brytania, Cypr, Stany Zjednoczone, Chile, Indie, Pekin, Japonia.
  • Automatyzacja – baza danych może być na bieżąco aktualizowana znacznie niższym kosztem, szybciej i bezbłędnie. Odkryto, że spora część danych obecnie aktualizowanych ręcznie przez analityków może automatycznie wpływać do bazy. W ten sposób można znacznie obniżyć koszty operacyjne. Koszty operacyjne przed projektem to sześciu analityków plus koszt kontraktu od na zakup dostępu do danych austriackiego dostawcy. Koszty operacyjne po projekcie to koszt jednego analityka kontrolującego jakość automatycznie wstawianych danych plus koszt kontraktu na zakup danych w konkretnym formacie pozwalającym na automatyzację. W ramach tego projektu pracowaliśmy między innymi nad: dokładną analizą danych, które można zautomatyzować, nad rozwiązaniem informatycznym (jak sformatować dane by bezbłędnie ładowały się do bazy danych) oraz nad nowym kontraktem z austriackim dostawcą. Ten projekt trwał około 10 miesięcy. Zespół projektowy składał się z informatyka zlokalizowanego w Pekinie, specjalistów od tego typu danych zlokalizowanych w Polsce i Wielkiej Brytanii, osoby zarządzającej relacjami z dostawcą danych zlokalizowanej w Austrii oraz osób zarządzających kontraktami z dostawcami zlokalizowanych w Polsce. Całym projektem zarządzał kierownik projektów z Polski (czyli ja 😉 ).
  • Migracja procesów – budowa centrum usług wspólnych. W Polsce budowano tzw. centrum outsourcingu wewnętrznego dla międzynarodowej korporacji. W związku z tym pojawiło się wiele projektów polegających na przeniesieniu procesów obecnie obsługiwanych w innych krajach Europy Zachodniej. W ramach projektu trzeba było zatrudnić nowy zespół w Polsce, wstępnie przeszkolić go na miejscu, a następnie wysłać do kraju Europy Zachodniej na gruntowne szkolenie oraz zdobycie doświadczenia pod okiem doświadczonych pracowników. Po osiągnięciu określonych wskaźników (kryteriów sukcesu), zespół wracał do Polski by pracować nad procesem. Istotą projektu było też zapewnienie wszelkich narzędzi, systemów, spełnienie wszelkich formalności (np. przepisy prawa) potrzebnych by proces mógł być wykonywany w Polsce. Projekt ten miał dwóch project managerów: jednego po stronie wysyłającej proces do Polski, drugiego po stronie przejmującego proces w Polsce.

Inne, bardzo typowe i często spotykane projekty to: wdrożenie Klienta (czyli sprawienie by nasz system stał się kompatybilny dla nowego Klienta), wdrożenie nowego systemu informatycznego w organizacji, zmiana lokalizacji firmy, usprawnienie produktu, automatyzacja, przeniesienie/rozbudowa serwerów, reorganizacja/restrukturyzacja firmy, budowa strony internetowej, organizacja wydarzenia.

Przykładów można podawać wiele. Te trzy bardziej szczegółowo przytoczone powyżej mają za zadanie przybliżyć sens projektów. Nie opisałam w nich dokładnie ani celu projektu, ani zakresu, czy wymagań projektowych.

Wiecie już co to są projekty, jakie projekty występują w świecie biznesu i kiedy zazwyczaj angażuje się kierownika projektów. Następnym krokiem w budowie „pigułki wiedzy o zarządzaniu projektami” będzie post, w którym wyjaśnię skąd organizacje biorą kierowników projektów i w jaki sposób my PMy jesteśmy zazwyczaj umocowani w strukturze organizacyjnej.

Wywiad

Dzisiaj polecam Wam krótki wywiad, którego udzieliłam na blogu Alternativva w ramach cyklu Inspiring Sunday. Wywiad znajdziecie pod tym linkiem.

Miłej lektury 🙂

 

alternativva

Projekt charytatywny EWC

Mieliście kiedyś okazję wziąć udział w projekcie charytatywnym? Nie? Koniecznie spróbujcie! Szczególnie polecam początkującym PMom!

Poniżej znajdziecie link do filmiku na temat projektu, w którym brałam kiedyś udział.

Filmik na youtube

Kilka słów o projekcie

Egnlish Winter/Summer Camp Prowadzony jest pod patronatem Project Management Institute
w Gdańsku. Polega na organizacji obozów języka angielskiego dla dzieci z rodzin zastępczych i domów dziecka na terenie Trójmiasta. PMI GB organizuje te obozy już od 2006 roku w formie wakacji letnich, od 2010 roku prowadzona jest również edycja zimowa. EWC 16.01.2011 121

Dlaczego PMI?

Inicjatywa prowadzona jest w formie projektu. Przed rozpoczęciem każdej edycji rozpoczyna się rekrutacja wolontariuszy, a w szczególności Project Managera, który będzie odpowiedzialny
za organizację zbliżającego się obozu.  Następnie eksperci do spraw zarządzania projektami zaprzyjaźnieni z PMI prowadzą warsztaty dla zespołu projektowego. W trakcie szkolenia zespół uczy się od najlepszych praktyków jak zarządzać projektami zgodnie z metodyką PMI, poznaje narzędzia wspomagające zarządzanie projektem, opracowuje cel projektu, Kartę Projektu, Strukturę Podziału Prac, Harmonogram, Plan Komunikacji … Spotyka się oddzielnie by stworzyć rejestr ryzyk w projekcie, który stanie się podwaliną zarządzania ryzykiem w trakcie przedsięwzięcia. Efektem końcowym warsztatu jest szczegółowy plan projektowy na kolejną edycję obozu.

W ten sposób PMI pokazuje wolontariuszom, że project management jest wszędzie a jego narzędzia warto zaaplikować do każdego przedsięwzięcia, w życiu prywatnym i zawodowym.

Kluczowym elementem sukcesu projektu EWC jest nagłośnienie inicjatywy w mediach i pozyskanie sponsorów. Dzięki tej promocji PMI propaguje zarządzanie projektami również na zewnątrz zespołu projektowego.

English Winter Camp 2011 - Zespół Projektowy

Dlaczego warto?

Angażując się w taką inicjatywę nie tylko poznacie tajniki zarządzania projektami, ale zdobędziecie tak cenne w tej dziedzinie doświadczenie. Jeśli ktoś z Was nie jest pewien czy zarządzanie projektami jest dla niego, będzie miał okazję się przekonać. Dodatkowo, taki projekt buduje Wasz wizerunek, tworzy okazję do nawiązania wielu cennych kontaktów, wymiany doświadczeń. Nie wspomnę nawet o zawartych przyjaźniach, ciekawych znajomościach no i tym cudownym poczuciu, że zrobiło się coś dobrego dla otoczenia!

 EWC 16.01.2011 020

Gorąco polecam!

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all