Jakich pytań można spodziewać się na rozmowie kwalifikacyjnej? O co samemu warto zapytać przyszłego pracodawcę?
Bazując na doświadczeniach własnych – zarówno po stronie aplikanta, jak i prowadzącego rozmowę – oraz na bazie doświadczeń znajomych z branży, stworzyłam tekst, który może wesprzeć Was w przygotowaniach do rozmowy kwalifikacyjnej.

Zdarzyło mi się ostatnio kilkukrotnie przygotować Klientów, bądź znajomych do rozmowy kwalifikacyjnej na Kierownika Projektu. I wiecie co? Wszyscy jak jeden mąż po rozmowie oddzwonili do mnie z podziękowaniami. Okazało się, że otrzymali dokładnie takie pytania jak sugerowałam. Stąd pomysł na dzisiejszy wpis.

Jeśli więc wybieracie się wkrótce na rozmowę o pracę, zachęcam do podjęcia następujących kroków:

Krok 1  – Pytania o projektową przeszłość

Porządnie podsumujcie sobie swoje doświadczenie zawodowe ze szczególnym uwzględnieniem następujących informacji:

• Jak długo zarządzacie projektami?
• Od ilu lat jesteście Kierownikiem Projektów?
• Jakie role pełniliście do tej pory w projektach?
• Jakie budżety miały Wasze projekty? Szczególnie ten najdroższy projekt?
• Ile trwał Wasz najkrótszy i najdłuższy projekt?
• Z ilu osób składał się Wasz zespół projektowy?
• W jaki sposób umocowany był zespół projektowy?
• W jakiej strukturze projektowej pracowaliście dotychczas?
• Jakie metodyki, modele, podejścia stosujecie w swoich projektach?
• Jakie narzędzia intelektualne wykorzystujecie w Waszych projektach?
• Jakich narzędzi software’owych do zarządzania projektami używaliście do tej pory?
• W jaki sposób podejmowaliście decyzje w Waszych projektach?
• Jak zarządzaliście kosztami? Czy sami tworzyliście budżet?
• Jakie dokumenty tworzycie zazwyczaj w projektach?
• Czy pracowaliście kiedyś z dostawcą zewnętrznym?
• Czy pracowaliście kiedyś z klientem zewnętrznym?
• Czy zarządzaliście ryzykiem w Waszych projektach?
• Iloma projektami jednocześnie zarządzaliście do tej pory?
• …

Krok 2 – Pytania merytoryczne i te z natury pytań subiektywnych

Kolejny krok to lista pytań natury „miękkiej”, czyli takich na które odpowiedź wymaga przemyślenia i strategii. Pytania te również dotyczą Waszego doświadczenia, ale różnią się od tych z kroku pierwszego tym, że dwóch Kierowników Projektów o tym samym doświadczeniu mogłoby na te samo pytanie odpowiedzieć zupełnie inaczej, również prawidłowo. Oto one:

• Jaką najtrudniejszą decyzję musiałeś dotychczas podjąć w projektach?
• Podaj przykład najbardziej innowacyjnego projektu, rozwiązania, które wdrażałeś ze swoim zespołem.
• Czy któryś z Twoich projektów zakończył się porażką? Dlaczego? Czy drugi raz zrobiłbyś coś inaczej?
• Podaj przykład projektu, z którego jesteś najbardziej dumny.
• Czy musiałeś rozwiązywać konflikty między ludźmi? Jeśli tak, podaj przykład.
• Dlaczego projekty się nie udają?
• Którą metodykę zarządzania projektami uważasz za najlepszą?
• Od czego zależy sukces w projektach?
• Na czym polega rola Kierownika Projektu?
• Jakbyś opisał siebie jako lidera?
• Co Cię motywuje w pracy?
• Jak motywujesz członków swoich zespołów projektowych?
• Podaj przykład trudnej sytuacji z Klientem zewnętrznym i opowiedz jak sobie w niej poradziłeś.
• Jaką wiedzę i umiejętności powinien mieć Kierownik Projektu?
• Załóżmy, że masz poprowadzić taki a taki projekt (tu krótki opis danego projektu), od czego zaczniesz?
• Jak poprowadzić dobre spotkanie projektowe?
• Członek zespołu projektowego regularnie spóźnia się do pracy, na spotkania i nie kończy swoich zadań na czas. Co robisz?
• Jak wygląda dobry raport z projektu?
• Klient żąda od Ciebie zmiany w produkcie, Sponsor oczekuje czegoś zupełnie innego. Co robisz?
• W jaki sposób tworzysz plan projektu?
• Jakie są Twoje trzy wady? A trzy zalety?
• Jak widzisz swoją karierę za pięć lat? A za 10 lat?
• Czym różni się PRINCE2 od PMBoKa?
• Czy zarządzałeś projektem zwinnie?
• Dlaczego chcesz zmienić pracę?
• …

Krok 3 –  Twoje pytania do pracodawcy

Czas na pytania od Ciebie. Oprócz tego, że zapytasz o godziny pracy, parking i telefon, upewnij się, że wykorzystasz szansę by dowiedzieć się czegoś merytorycznego na temat swojego potencjalnego pracodawcy. Kierownik Projektów to zawód, który często bywa różnie definiowany. W zakres obowiązków Project Managera może wchodzić kupowanie biletów lotniczych, drukowanie prezentacji i rezerwowanie sali na spotkanie (czyli tzw. rola 3P: przynieś, podaj, pozamiataj), ale może też wchodzić niezależne zarządzanie projektami na poziomie strategicznym (od wzięcia udziału w decyzji czy dany projekt rozpocząć, po zatrudnianie ludzi i akceptowanie projektowych wydatków na ustalonym poziomie). Warto zweryfikować, w którą rolę miałbyś się wcielić i czy jest szansa, że w danej roli nauczysz się czegoś nowego. W tym celu sugeruję rozważyć zadanie następujących pytań:

• Jakie modele, metodyki zarządzania projektami preferuje pracodawca?
• Jakich narzędzi do zarządzania projektami używa się w firmie?
• Jakiego rodzaju dokumenty powstają w projektach?
• Czy Kierownik Projektu akceptuje ponoszone koszty projektowe, czy robi to ktoś inny?
• Jak wygląda współpraca z Klientem zewnętrznym? Czy Project Manager może bezpośrednio się z nim kontaktować?
• Czy w firmie istnieje archiwum dokumentacji z poprzednich projektów?
• W jaki sposób pracodawca wspiera Kierowników Projektów w rozwoju? Czy wysyła na szkolenia? Sponsoruje certyfikację? Studia?
• Czy w firmie jest taka jednostka jak Biuro Projektów?
• W jaki sposób zatrudnia się członków zespołu projektowego?
• Kto będzie Twoim szefem?
• W jaki sposób podejmuje się decyzje w projektach?
• Co zazwyczaj mierzy się w projektach? Czy firma ma odgórne KPI, które obowiązują w projektach?
• Czy Kierownik Projektu ma wgląd do umowy z Klientem/dostawcą?
• W jaki sposób wynagradzany jest zespół projektowy? Czy dostaje bonus za projekt skończony z sukcesem?
• …

Niektóre z tych pytań omówicie w ramach poprzedniego kroku. Pamiętajcie, warto być dość dociekliwym. Będzie Wam łatwiej zdecydować czy w danej firmie będziecie się rozwijać. Osobiście niejednokrotnie wychodziłam z takiej rozmowy z mieszanymi uczuciami. Sympatycznie się rozmawiało, merytorycznie było bez zarzutów, oczekiwania podobne, ale ja jakoś nie unosiłam się w powietrzu, o gęsiej skórce z ekscytacji tym bardziej nie było mowy. Po zadaniu niektórych pytań z powyższej listy czułam, że na dłuższą metę byłabym w tej pracy nieszczęśliwa. A to ze względu na wartości, którymi kieruje się firma, a to ze względu na brak możliwości rozwoju, a to tak po prostu, bez szczególnych powodów. Nie było chemii i tyle.

Teraz, siedząc często po drugiej stronie, zatrudniając kierowników projektów dla swoich Klientów mam podobne obserwacje. Chemia jest, albo jej nie ma. Dlatego tak ważne jest byśmy rozmawiali, pytali, tak po partnersku. Bo obie strony są zainteresowane owocną współpracą w dłuższym okresie. Jeśli mamy na tym wszyscy skorzystać, to ja lepszego rozwiązania nie widzę 🙂

Jak zwykle z niecierpliwością czekam na Wasze komentarze. Odsyłam również na fanpage’a, bo tam zazwyczaj wywiązują się jakieś dyskusje.