Zarządzasz międzynarodowymi projektami? Tej pozycji nie możesz pominąć!

Tak, dobrze zauważyliście: nie będzie podsumowania roku, ani tekstu na temat postanowień noworocznych. Jest coś, co może Wam się przydać, więc „kujemy żelazo póki gorące”.

Właśnie skończyłam lekturę Jeana Bindera pt. Global Project Management. Communication, Collaboration and Management Across Borders i postanowiłam od razu podzielić się swoimi wrażeniami. Otóż jest to pozycja, której kierownik projektów w międzynarodowej korporacji po prostu nie może pominąć. Jean Binder przedstawia w niej zbiór zasad zarządzania projektami globalnymi (ang. framework). Autor książki nie skupia się na definicjach, czy technikach project managementu. Te uznaje za znane, opisane w PMBoKu, czy podręczniku do PRINCE2. Autor opisuje wszystkie DODATKOWE aspekty, z którymi kierownicy projektów spotykają się zarządzając projektami globalnymi.

jean binder

Nie trudno więc się domyśleć, że główny nacisk położony został na: zarządzanie zespołem, komunikację, struktury organizacyjne oraz narzędzia i techniki stosowane w projektach międzynarodowych. Wiele napisano też o różnicach kulturowych (przedstawiono badania Hofstede i Trompenaars’a).

Pozycja nie jest nowością, ma już swoje lata. Została wydana w 2007 roku i w roku następnym otrzymała tytuł najlepszej książki z zarządzania projektami nadany przez Project Management Institute. Jednak ja trafiłam na nią dopiero teraz, przygotowując się do doktoratu. Pewnie stało się tak dlatego, że nie jest dostępna w Polsce i przyznam, tym razem musiałam się o nią mocno postarać.

Czytając tę książkę zauważyłam jak ogromne mam szczęście. Właściwie od początku swojej kariery PMa pracuję nad międzynarodowymi projektami, a więc od początku „PMuję” z wysoką poprzeczką. Na szczęście swoje pierwsze projekty prowadziłam w organizacji wprost świetnie działającej w środowisku globalnym. Ba! Stwierdzam z dumą i radością, że mój pierwszy pracodawca miał w pełni wdrożony i hulający wprost proces zarządzania projektami globalnymi. Telefony na IP, telekonferencje, wideokonferencje, SharePointy, huby, komunikatory… pod koniec nawet telepresence! Tak, narzędzi mieliśmy mnóstwo i praktycznie każdy wiedział jak się nimi posługiwać. Po prostu, praca z kolegami po drugiej stronie półkuli była na porządku dziennym. Ta książka niesamowicie mi to uświadomiła.

Moje kolejne wrażenie na gorąco to: jaka szkoda, że nie wiedziałam o istnieniu tej książki gdy zostałam PMem! Praca przy pierwszych projektach byłaby o wiele prostsza… A ile stresów by odeszło… Tak bardzo brakowało mi jednego rzetelnego źródła, podręcznika, który nauczy mnie jak zarządzać projektem w wirtualnej rzeczywistości.

Dlatego polecam tę książkę gorąco!

Jest szczególnie przydatna również organizacjom, które planują uporządkować swój system współpracy wewnętrznej na poziomie globalnym. Zawiera wskazówki co do wdrażania zaproponowanego zbioru zasad.

O pozytywnej energii w projektach

Dzisiaj zachęcam Was do przeczytania mojego tekstu na blogu Elisabeth Harrin.

A Girls Guide to Project Management Blog

Jak już wiecie, jestem orędowniczką pracy zespołowej. Motywuje mnie pozytywna energia współpracujących ludzi, potencjał, który się wtedy wytwarza, „boom” kreatywności. Im bardziej zróżnicowane zespoły, tym większą przyjemność czerpię ze swojej pracy.

Ostatnio napisałam krótki artykuł na temat pozytywnej energii w projektach. Artykuł to może zbyt wiele powiedziane. Nazwijmy go tekstem-motywatorem-inspiratorem:) Możecie go przeczytać w języku angielskim na blogu A Girls Guide to Project Management

Zapraszam do lektury i komentarzy:)

Jak prowokować jasne sytuacje i dlaczego nie warto ulegać sile sugestii?

Na pewno przekonaliście się nie jeden raz, że w projektach niewątpliwie warto postawić na jasne sytuacje. Im więcej robimy założeń, w tym ciemniejszy zaułek brniemy, zapewniając sobie w ten sposób o wiele dłuższą drogę do raczej niepewnego celu.

Jako Project Manager jestem zwolenniczką przejrzystych komunikatów i jeszcze jaśniejszych sytuacji. Służą mi do tego bardzo proste narzędzia:

– Zadaję dużo pytań – jestem osobą, która pierwsza po zakończonej dyskusji zada pytanie o to co właśnie ustaliliśmy. Tak – robię to często i z premedytacją J Domyślam się, że staję się w tym momencie centralnym źródłem irytacji. Ba! Niejeden pomyśli, że niewiele rozumiem z omawianego tematu. Tymczasem po prostu wolę paść ofiarą stwierdzenia „Project Manager niewiele rozumie”, niż przez jakiś czas po spotkaniu tłumaczyć wszystkim dookoła co ustaliliśmy. Prawda jest taka, że rozmówcy często pozornie się dogadują. My, jako osoba trzecia w roli moderatora spotkania, nierzadko widzimy wyraźnie, że każdy z nich mówi o czymś innym. Jeśli dodamy do tego rzeczywistość spotkania wirtualnego, to już w ogóle możemy być pewni, że nie wszyscy zrozumieli wynik dyskusji w ten sam sposób.  Zadaję więc pytania by mieć pewność, że wszyscy zrozumieli. I powiem Wam szczerze: traktuję te swoje pytania jako poświęcenie własnego wizerunku dla dobra projektu;)

– Parafrazuję – o tak, w ten sposób bardzo często upewniam się, że dobrze zrozumiałam wynik dyskusji. Powtarzam czyjąś wypowiedź własnymi słowami, czasami uzupełniając ją o konsekwencje zawartych w wypowiedzi decyzji. Taka parafraza często pokazuje, że inni zrozumieli daną wypowiedź inaczej. Wspólnie dopowiadamy wtedy szczegóły, określamy w jaki sposób taka decyzja determinuje kolejne kroki w projekcie i wtedy mamy dwa scenariusze:

a) wszystko staje się o wiele jaśniejsze,

b) pozostaje wiele szczegółów do wyjaśnienia a temat wymaga pogłębionej dyskusji.

– Podsumowuję – podsumowań nigdy za wiele. Przydadzą się tym, którzy nie są pewni czy dobrze zrozumieli ustalenia spotkania. Skorzystają też Ci, którzy w spotkaniu nie wzięli udziału. Z Podsumowanie wykorzystam i ja, wracając do niego na kolejnym spotkaniu.

Jak zapewne zauważyliście, pierwsze dwa punkty to swoisty akt nadgorliwości z mojej strony. Doświadczenie nauczyło mnie jednak, że na spotkaniach ludzie wolą się nie odzywać gdy nie muszą. A już na pewno unikają zadawania pytań, więc… z każdym pytaniem przychodzą po spotkaniu do mnie J Pamiętajcie, że liczą się fakty – konkretna informacja, a nie to co nam się wydaje, że zrozumieliśmy z dodatkowym obciążeniem założenia, że na pewno inni zrozumieli to tak samo jak my.

Jak już mówimy o dobrodziejstwie jasnych sytuacji, pozwolę sobie nawiązać do własnej gafy, której do dziś trochę nie mogę sobie darować. Mam nadzieję, że trochę się przy niej pośmiejecie i zrelaksujecie. W końcu czytacie tego bloga „po godzinach” i raczej dla przyjemności, czyż nie? 🙂

W fazie początkowej jednego z projektów, którym zarządzałam odbyłam spotkanie ze Sponsorem mojego projektu oraz Panem A i Panem B reprezentującymi ten sam pion w organizacji, a w ramach niego odrębny dział. Spotkanie było konieczne, ponieważ celem naszego projektu była transformacja, zmiana strategii całego pionu, co bezpośrednio wpływało na zakres i sposób wykonywania operacji przez dział reprezentowany przez dwóch Panów. Ponadto, jeden z Panów uczestniczył kiedyś w projekcie podobnej natury do mojego i mogłam otrzymać od niego wiele wskazówek w ramach tzw. lessons learned.

Przed spotkaniem nie znałam żadnego z Panów. Przedstawiliśmy się (ich imiona umknęły mi z szybkością błyskawicy) i od razu przeszliśmy do meritum. Dyskusja była owocna, nie zdążyliśmy jednak zgłębić wspomnianych wcześniej lessons learned. Ustaliliśmy, że spotkam się z Panem A oddzielnie.  Pożegnaliśmy się. Rzuciłam się w wir następnych spotkań tego dnia i kiedy wróciłam do biurka wysłałam zaproszenie Panu A na kolejne spotkanie. Do spotkania nie doszło jednak tak szybko. Pracowaliśmy w innych biurach. Temat nie był aż tak pilny, więc kilka razy na zmianę przekładaliśmy spotkanie. Wreszcie udało się spotkać. Po około 1,5 tygodnia pojechałam na drugi koniec miasta na spotkanie z Panem A w jego biurze. Nie muszę Wam pisać jak bardzo byłam zdziwiona gdy na powitanie wyszedł mi Pan B! Okazało się, że od początku źle skojarzyłam imiona Panów z ich twarzami. I w myślach Pana A nazwałam B i odwrotnie.

Zadziałała tutaj siła sugestii. Pan A był szefem Pana B, więc intuicyjnie moja podświadomość wybrała starszego wiekiem uczestnika spotkania (przynajmniej takie było moje silne wrażenie wizualne) na Pana A. Nie przyznałam się do pomyłki. Zbyt często przekładaliśmy to spotkanie. Nie chciałam by Pan B czuł się w jakikolwiek sposób niedoceniony, zdegradowany, czy po prostu mniej dla mnie ważny. Przeszliśmy więc do swobodnej kontynuacji dyskusji, którą prowadziliśmy na spotkaniu ze Sponsorem. Zgłębiliśmy kilka tematów, omówiliśmy punkty styczne dla naszych działów. Nawet ustaliliśmy kilka zadań, które muszą być ujęte w planie projektu.

Jeszcze tego samego dnia umówiłam się na spotkanie z właściwym Panem A. Spotkanie odbyło się po tygodniu.

I w ten oto sposób straciłam dwa tygodnie, żeby omówić najistotniejsze na tym etapie mojego projektu kwestie.  Nic takiego się nie stało. Zbudowałam dobre relacje i przez cały czas trwania projektu nie mieliśmy żadnych zgrzytów w obszarze dotyczącym działu Panów A i B. Wierzę, że to w dużej mierze dzięki tym podwójnym spotkaniom 🙂

Swojej konsternacji nie zapomnę jednak do dziś. Dość długo nie mogłam sobie wybaczyć tak podstawowego błędu. Po prostu poległam w niejasnej sytuacji. Górę wzięła nade mną siła sugestii i podświadomie pokierowane przez nią infantylne założenie, że osoba starsza musi być przełożonym osoby młodszej. Moje własne lesson learned z tego wydarzenia zostało odnotowane i od tej pory mam trzykrotnie wzmożoną czujność na wszystkich spotkaniach w pierwszej fazie projektu, kiedy spotykam mnóstwo osób reprezentujących różne obszary i role.

Jestem ciekawa co na ten temat myślicie. Zdarzyły Wam się podobne sytuacje? A może polegliście jako ofiara czyjegoś założenia?

Zachęcam do komentarzy:)

Artykuł w Magazynie Zarządzanie Projektami

magazynW najnowszym wydaniu Magazynu Zarządzanie Projektami możecie przeczytać mój krótki artykuł o budowaniu zespołów wirtualnych. Serdecznie polecam, również ze względu na treść całego magazynu. Wersję PDF za darmo możecie ściągnąć po zarejestrowaniu się na stronie:

https://www.zarzadzanieprojektami.org/

Miłej lektury!