O jednym z zadań PMO, czyli: jak motywować Kierowników Projektu?

Ten wpis to odpowiedź na prośbę Pani Anny, która poprosiła by napisać więcej o motywowaniu Project Managerów i podległych im zespołów. Kontynuując wątek poprzedniego artykułu na temat roli PMO, napiszę najpierw o motywacji Kierowników Projektów.

motywacja

Cztery lata temu opublikowałam na tym blogu artykuł pt. Dlaczego lubię zarządzać projektami (tutaj link). Tak myślałam cztery lata temu. Teraz napisałabym ten tekst zupełnie inaczej. Nie ulega wątpliwości, że nadal uwielbiam zarządzać projektami. Po latach doceniam jednak inne aspekty project managementu, patrząc przez pryzmat strategii i kultury organizacyjnej. Bardziej z poziomu zarządzania portfelem projektów.

Tak, czy owak, ten tekst sprzed czterech lat pokazuje, że Project Manager to taka specyficzna osoba, która w dużej mierze motywuje się sama. Tacy już jesteśmy, lubimy jak się dużo dzieje, lubimy obserwować wpływ naszych projektów na otoczenie, lubimy zmieniać świat. Zazwyczaj jesteśmy dobrze zorganizowani i nawet prywatnie nie należymy do typów zalegających na kanapie*. Jest też ciemna strona tego zawodu – nieustająca dynamika, stres i zmiany, które sprawiają, że po pewnym czasie każdy z nas może poczuć przysłowiowe „dość”.

Zapewnij różnorodność działań

Kiedy Kierownik Projektu przestaje być zmotywowany? W tym zawodzie zazwyczaj nie dzieje się to z powodu rutyny, czy braku rozwoju. Projektom daleko do rutyny. Przy każdym kolejnym projekcie uruchamiamy myślenie i uczymy się nowych rzeczy. A to mamy do czynienia z nowym Klientem, a to współpracujemy z innym działem, a więc z innymi osobami, i nad innym zakresem. Kierownikom Projektów grozi przede wszystkim wypalenie spowodowane dynamiką charakterystyczną dla projektów, stresem, wymogiem dostępności 24h na dobę, wystawieniem na pierwszą linię frontu wobec wymagającego Klienta, czy Sponsora. Tak, lubimy to bardzo, ale każdy z nas jest tylko człowiekiem i ma swoje granice wytrzymałości. U jednych trwa to rok, u innych kilka lat. Jednak nikt na dłuższą metę nie zniesie 100% aktywności przy projektach**.

Jak sobie z tym radzić? Mocno idąc na skróty, porządnie regenerować się w czasie wolnym, wieczorami, w weekendy i na urlopach. Dużo by tu pisać i nie trudno znaleźć informacje i szkolenia na ten temat. Przejdźmy więc od razu do konkretów: a co może z tym zrobić PMO?

  • Przypisywać PMom różne projekty pod kątem dynamiki i trudności (przewidywalności, poziomu skomplikowania). Raz masz projekt, w którym nie odstępujesz zespołu na krok, a następnym razem zarządzasz czymś bardziej przewidywalnym. Przy pierwszym projekcie „siedzi Ci na głowie” Klient zewnętrzny, a przy drugim już „tylko” szef działu kadr, dla którego prowadzisz projekt.
  • Dodatkowo, takie PMO może przypisać Kierownika Projektu do zadań związanych z prowadzeniem samej jednostki: usprawnianie procesu zarządzania projektami, praca nad narzędziami, dokumentacją, szkoleniami, mentoring w zakresie project managementu, udział w rekrutacji nowych Kierowników Projektu itd.

Określ ścieżki rozwoju

Kolejnym czynnikiem często demotywującym Kierowników Projektu jest brak planu ich rozwoju. Wielu z nas zostaje PMem, zarządza projektami i z czasem zastanawia się co dalej. Starszy Kierownik Projektu? Kierownik Programu? Portfolio Manager? To tylko nowe nazwy tej samej roli? Czy wiąże się z nimi coś jeszcze oprócz zasłużonej po latach podwyżki? Oczywiście powinno wiązać się z nimi coś jeszcze, ale nie zawsze tak jest. Nie zawsze takie role w ogóle istnieją w organizacji.

  • Zadaniem PMO jest stworzenie i zakomunikowanie potencjalnych ścieżek rozwoju, a w następnym kroku zaplanowanie takiej ścieżki dla Kierownika Projektu. Oczywiście razem z nim.

Stwórz PMO, w którym ludzie chcą pracować, po prostu

I teraz wkraczamy na grząski grunt. Grząski, bo bardzo osobisty. Obowiązkowo trzeba by przemyśleć kwestie indywidualnie, pod każdego pracownika. Jednych motywować będą elastyczne godziny pracy, innych ciekawe projekty, a jeszcze innych możliwość pracy zdalnej. Tutaj uruchomić trzeba swoje umiejętności słuchania i motywowania innych.

W aspekcie merytorycznym można już pokusić się o konkretne czynniki motywujące Kierowników Projektów do pracy w tej, a nie innej organizacji, do zarządzania tym, a nie innym projektem. Oto co zazwyczaj motywuje doświadczonych Project Managerów:

– Otwarta komunikacja i zrozumienie strategii, z której biorą się projekty,

– Projekty, które mają sens, przemyślany business case, widoczne rezultaty,

– Możliwość wpływania na proces zarządzania projektami, na stosowane koncepcje, modele, narzędzia (te merytoryczne i te technologiczne),

– Możliwość poznawania i wdrażania nowych koncepcji zarządzania (dostęp do czasopism branżowych, konferencji, szkoleń…),

– Autonomia w zarządzaniu projektami – swoboda w wybieraniu odpowiednich narzędzi, możliwość stosowania zdroworozsądkowego podejścia do modeli i procesów,

– Decyzyjność  w projekcie, w ramach ustalonych przedziałów,

– Kultura organizacyjna – projektami zajmujemy się, żeby je realizować, dowozić oczekiwane efekty, a nie żeby chować się za slajdami, dokumentami i tabelkami,

– Rozwinięta świadomość projektowa – dobrze rozumiana rola Project Managera oraz inne role projektowe.

I jeszcze kilka słów na temat grywalizacji

Bardziej na życzenie Pani Anny. Myślę, że to świetna sprawa. Dobra dla samych PMów, ale szczególnie sprawdzi się w rozwijaniu pojedynczego zespołu projektowego, który wspólnie realizuje określony cel. W grywalizacji najciekawsze jest to, że stwarza ona możliwość wejścia w inną rolę projektową. Stając po drugiej stronie, rozumiemy z czym borykają się na co dzień pozostali członkowie zespołu projektowego. Dlatego o grywalizacji więcej w oddzielnym poście.

* Mam tu na myśli ludzi, którzy są dobrzy w zawodzie Kierownika Projektu, mają predyspozycje do tej roli i w niej się spełniają.

** Umówmy się, 100% to „średnia” (rozumiana obrazowo, nie matematycznie;) ), są chwile kiedy to jest 150%, albo i 200%. Jeśli zarządzamy umiejętnie, zdarzy się też 20% i 60%.

PMa równowaga w życiu zawodowym i osobistym

Tak dawno nie pisałam, że nie mogę się zdecydować, który temat poruszyćJ Jakiś czas temu otrzymałam prośbę od stałego czytelnika tego bloga by napisać o równowadze między życiem prywatnym a zawodowym. Wydaje mi się, że ten temat przewija się w tekstach na moim blogu, ale rzeczywiście do tej pory nie zaadresowałam tego zagadnienia w oddzielnym artykule. Ostatnio nie pisałam na blogu właśnie ze względu na work-life balance, idealnie będzie więc poruszyć ten temat teraz.

Równowaga a Potrzeby Osobiste

Moje spaczenie project managementowe nakazuje mi zacząć od początku, czyli od wymagań 😉 Z potrzebami w kwestii work-life balance jest różnie. Sama miałam okres, w którym granica między pracą a życiem prywatnym była cienka. Byłam singlem, bez zobowiązań rodzinnych. Bardzo dużo pracowałam, ale też po godzinach pracy wiodłam intensywne życie towarzyskie. Praca nie ograniczała się do pracy na etacie jako PM. Dodatkowo, aktywnie działałam w PMI jako członek Dyrekcji Oddziału Gdańskiego, zarządzałam projektem wolontariackim (o EWC poczytacie tutaj), uczestniczyłam w studiach doktoranckich oaz robiłam podyplomówkę. Do tego dodajcie, że imprezowałam na całego. Weekend zaczynał się w piątek wieczorem i nie wiadomo kiedy robił się poniedziałek rano. Często spędzałam go w gronie znajomych z pracy. W tygodniu obowiązkowy był poranny jogging i odwiedziny w klubie fitness. Sporo też podróżowałam w tym okresie. Miesiąc bez szaleństwa zakupowego w jednej z europejskich stolic był miesiącem straconym. Znajomi, koledzy z pracy mówili, że jestem chodzącym ADHD, wulkanem energii. Piszę to i sama nie wiem w jaki sposób zmieściłam to wszystko w dobie. Tymbardziej, że żadnej z tych rzeczy nie wykonywałam na przysłowiowe „pół-gwizdka”. Bynajmniej tak wtedy mi się wydawało. Dla wielu osób nigdy nie przestawałam pracować. Ja natomiast byłam szczęśliwa. Czułam, że żyję. Taka dysproporcja praca-życie prywatne ze stanowczym naciskiem na praca była na tym etapie mojego życia naturalna. Potrzebna.

To co było dobre dla nas wczoraj, niekoniecznie zadawala nas dzisiaj

Upadek, czyli Równowagi Brak

Z perspektywy czasu widzę, że jeden aspekt poważnie zaniedbałam i przyznaję z bólem serca, że była to moja rodzina. Relacje, które wtedy budowałam też raczej nie należały do najtrwalszych i najwartościowszych, które udało mi się w życiu zbudować. Gdy tylko zmieniłam pracę, szybko okazało się jak obszerna jest czaso-przestrzeń bez tych wszystkich ludzi dookoła mnie. Zmiana pracy wiązała się z miejscem zamieszkania. Przeniosłam się do Warszawy, nadal dużo pracowałam. Nowa praca pochłaniała mnie w 100%. Jednak po pracy zaczęłam zwalniać. Przypomniałam sobie jak cudownie jest obudzić się w sobotę rano wyspaną i mieć przed sobą cały wolny dzień. Podobnie w niedzielę. Jak pięknie było wyjechać na weekend w góry. Porozmawiać z najbliższą rodziną. Nareszcie przeczytać książkę. Zacząć pisać pamiętnik. Do mojego życia zaczęło wkradać się więcej niematerialnych wartości. Zakupy przestały sprawiać tyle przyjemności. Moment przełomowy, to ten w którym przestałam być singlem. Praca zaczęła być coraz większym problemem. Przyzwyczaiłam siebie i wszystkich dookoła, że spędzę w pracy tyle czasu ile potrzeba. Że praca w piątek do 23 jest w moim przypadku jak najbardziej możliwa. Że w tygodniu Erdmańska bez problemu wychodzi z pracy o 2 w nocy jeśli jest taka potrzeba. Jednak gdy okazało się, że ktoś na mnie czeka i zależy mi na tym by wyjść o 17, nie jest to takie łatwe. Co więcej, koledzy, szef szybko przyzwyczaili się, że wychodzę. Ale największy problem miałam z tym ja sama!!! Opuszczając pracę o 17 czułam się winna. Czułam się jak leń, który tego dnia w ogóle nie pracował. Według mojego standardu nie byłam zmęczona pracą. Nie czułam się „spracowana”. Wykonałam jedynie połowę tego co zazwyczaj. To było straszne uczucie. Po racy nie mogłam wyłączyć myślenia o pracy. Przestawić się na tryb człowieka z normalnymi proporcjami życie prywatne-praca, stało się ogromnym wyzwaniem. Co więcej, zaczęłam czuć dokuczliwe wypalenie. Lata intensywnego życia dały o sobie znać. Nagle każdy dzień w pracy wymagał ode mnie wysiłku by się zmotywować. Zrezygnowałam z dodatkowych zajęć by mieć więcej czasu prywatnego. Jednak strasznie to przeżywałam. Wydawało mi się, że wszystkich zawiodłam. Że w świecie zawodowym nawalam na całej linii. Bo jak inaczej może myśleć ktoś, kto wcześniej pracował trzy razy więcej i angażował się w kilka inicjatyw na raz? A więc nastąpiło ostre wyhamowanie. Właściwie powinnam napisać wyjałowienie. Trzeba było się ratować. Zmieniłam pracę. Pomogło, ale tylko w pewnym stopniu.

Nowe Potrzeby = Nowa Równowaga

Dopiero macierzyństwo przyniosło ulgę i ukoiło wypalenie. Pracować skończyłam w ósmym miesiącu ciąży. Po pierwsze, organizm nie zniósł więcej. Po drugie, w szkole rodzenia byłam najbardziej zaawansowaną ciężarówką i jednocześnie jedyną, która jeszcze pracuje. To dało mi do myślenia. Kolejny miesiąc przyzwyczajałam się do tego, że nie dzwoni telefon, że nie odbieram codziennie 100 maili, że nikt mnie nie potrzebuje, o nic nie pyta, nigdzie się nie spieszę, że mam czas by zjeść obiad i przeczytać książkę. Połykałam książki. Wcześniej, przy tak ogromnym zabieganiu, skupienie się nad kartką tekstu było nieosiągalne. Nagle znalazł się czas na regularne rozmowy z rodzicami, rodzeństwem, przyjaciółmi. Z trwogą przypominałam sobie sytuacje, w których dzwonili do mnie a ja biegnąc na kolejne spotkanie w ogóle nie odbierałam, o oddzwanianiu nie wspominając. Wcześniej ciągle musiało się coś dziać. Wszystko musiało mieć konkretny cel i sens. Teraz? Teraz piękne były liście na drzewach, ptaki w parku. Teraz zaczęłam rozpoznawać sąsiadów i poznawać ich bliżej. Zaczęłam smakować życia, nie poprzez jego intensywność, ale poprzez jego sens, poprzez jego barwy, smaki i zapachy, poprzez cudowność natury. Tak! Brzmi pompatycznie, ale właśnie tak zarysowała się w moim wnętrzu ta zmiana.

Jedna rzecz długo się nie zmieniała – poczucie winy. Poczucie winy, że zawiodłam… siebie, współpracowników, ludzi, którzy na mnie liczyli i do tej pory mnie podziwiali. Na szczęście i z tym się uporałam… po długim czasie.

Teraz jestem pełna energii, nowych pomysłów i postanowień, które wynikają z moich doświadczeń. Czy żyłam za szybko? Tak! Żyłam potwornie szybko, bez czasu na głębsze refleksje. Czy tego żałuję? Nigdy w życiu! To był cudowny, beztroski czas. Bardzo chciałabym, żeby taki czas się jeszcze powtórzył… na chwilę.

Czy teraz jest mi źle? Nie 🙂 Teraz jest cudownie. Teraz dotknęłam głębszego sensu swojego życia. Teraz jest satysfakcja i samorealizacja w pełnym zakresie. Na tempo też nie mogę narzekać.

A jaki jest mój obecny work-life balance? Odwrócony do góry nogami w porównaniu do tego poprzedniego. Teraz tempo narzuca moja rodzina. Ona jest najważniejsza. Ale to nie oznacza, że zostałam mamą w pełnym wymiarze godzin i to jest moje jedyne zajęcie. Tak, w pewnym sensie będę nią do końca życia w każdej jego chwili, niezależnie od czynności, które będę aktualnie wykonywać. Jednak życie nauczyło mnie, że najgorsze dla mnie to zabrnąć pod krawędź którejś ze skrajności. Więc aktualnie opiekuję się moim dzieckiem i ta czynność zajmuje mi najwięcej czasu. Dodatkowo, pracuję nad doktoratem, piszę bloga, występuję na konferencjach, prowadzę Strefę PMa na Facebooku, szkolę z zarządzania projektami. Tego czasu na „dodatkowo” zostaje niewiele. Także tempo jest nadal spore. Nie ukrywam, że tęskno mi do zarządzania projektem. Ale wiem, że to jeszcze nie czas. Gdybym wróciła do PMowania, to już na całego. Praca PMa to tak naprawdę bardzo nienormowane godziny pracy, elastyczność i bycie dostępnym czasami 12 godzin dziennie. Na razie nie mogę sobie na to pozwolić. Na razie są inne priorytety. Ale nic nie robić w zakresie rozwoju zawodowego? Porzucić kochane zarządzanie projektami? Nie, tego też bym nie chciała. Wydaje mi się, że znalazłam złoty środek.

„Przepis” na Równowagę

Jednocześnie coraz mocniej uderza we mnie świadomość, że serce już zawsze będzie rozdarte między córcią, która z tęskną miną i łzami w oczach stoi w drzwiach a małą zadrą, żalem i tęsknotą za adrenaliną, za daniem z siebie 200% po to by osiągnąć pozornie niemożliwe i poczuć ten smak spektakularnego sukcesu. Pewnie, można spotkać się gdzieś pośrodku, ale nie da się mieć jednego i drugiego w stopniu maksymalnym.

Są matki, które twierdzą, że jestem wynaturzeniem, bo nie opiekuję się swoim dzieckiem sama przez 100% czasu mimo, że mam takie możliwości. Są kobiety, które twierdzą, że popełniam straszny błąd nie wracając jeszcze do pracy. I wiecie co? Tak już będzie zawsze! Dlatego pisząc o work-life balance, nie udzielam Wam konkretnych wskazówek, nie piszę jak żyć. To Wasze życie, Wasze priorytety i Wasze wartości. Żonglujcie nimi tak, by żyć w zgodzie ze sobą i być szczęśliwym.

IMG_6925

Pracujesz czterdzieści godzin w tygodniu? Czas to zmienić!

The 4-Hour Workweek Timothy’ego Ferriss’a

Jakiś czas temu (właściwie sprawdziłam, było to dokładnie 1 lipca) obiecałam Wam recenzję książki Timothy’ego Ferrissa pt. Czterogodzinny tydzień pracy. Pisałam już, że lektura ta kipi pomysłami na usprawnienie tygodnia pracy tak, by skrócić go do czterech godzin. Co więcej, w książce znajdziecie przepis na to jak zminimalizować czas, który poświęcamy na pracę, jednocześnie maksymalizując czas, w którym realizujemy swoje marzenia i czerpiemy pełnymi garściami z życia. A więc Moi Drodzy, ta pozycja książkowa zobowiązuje! Jest piękny letni wieczór i nie mogę spędzić go całego nad pisaniem tego artykułu. Do rzeczy!

 The-4-hour-workweek

Jaka jest koncepcja?

Wieść życie, w którym spędzamy jak najmniej czasu na pracę, skupiając się na przyjemnościach, rozwoju i przyjaciołach. W myśl idei pokolenia NEW REACH (w skrócie NR) wykorzystać wszystkie dobra kuli ziemskiej, pracując z dowolnego miejsca na świecie. Nie tracić czasu. Spełniać swoje marzenia. Nie czekać na emeryturę, ale już teraz dysponować porównywalną ilością wolnego czasu. Niemożliwe? Czytajcie dalej 🙂

Kim jest autor?

Wykładowca na Uniwersytecie Princeton z tematyki Przedsiębiorstw High-Tech oraz Inżynierii Elektrycznej. Doradca do spraw finansów i przedsiębiorczości na Uniwersytecie w NASA. Pierwszy Amerykanin, który pobił Rekord Guinnessa w tango. Zna pięć języków (angielski, niemiecki, hiszpański, chiński i japoński). Mistrz narodowych zawodów z kickboxingu w Chinach. Łucznik konny w Nikko, Japonia. Stypendysta programu Henry’ego Crown’a na Uniwersytecie w Aspen. Badacz dziedziny azylów politycznych. Tancerz stylu breakdance w MTV na Tajwanie. Zawodnik irlandzkiego hokeja na trawie. Wyróżniony za najlepszą autopromocję przez Wired Magazine. … i wiele innych.

Wydaje się dość istotne dodać, iż – wbrew pozorom – Tim nie ma jeszcze sześćdziesięciu lat, i w ogóle mu nie blisko do wieku emerytalnego 😉

Co znajdziecie w książce?

Lekturę można podzielić na trzy części:

  • opis idei NR,
  • wskazówki jak usprawnić swój czas pracy,
  • rady dotyczące otworzenia własnego biznesu (Zdaniem Ferrissa najlepiej zarabia się na byciu ekspertem w wąskiej dziedzinie, w której się specjalizujemy).

Dodatkowo, każdy rozdział książki kończy się tzw. sekcją Q&A (ang. Questions and actions, Pytania i akcje), w której autor pomaga czytelnikowi zidentyfikować własne problemy oraz znaleźć ich rozwiązania. Część naprawdę skuteczna – polecam.

Co więcej, w części dotyczącej otwarcia własnego biznesu możemy znaleźć długie listy firm i źródeł informacji rekomendowanych przez autora.

Minusy?

Z mojego punktu widzenia autor mocno przesadził w następujących kwestiach:

– PASJA – głęboko wierzę w to, że pracę można połączyć z pasją i – w ten sposób zarabiając na życie – być szczęśliwym. Ferriss natomiast zupełnie oddziela od siebie te dwie sfery. Praca to jedno, pasja to drugie.

– OUTSOURCING – jest jak najbardziej ok! Jednak u Ferrissa występuje w tak zintensyfikowanym wydaniu, że nie mogę się z nim zgodzić. Wynająć asystentkę w Indiach do opłacania naszych rachunków? Tak! Zatrudnić firmę zewnętrzną do kupienia prezentu dla naszego dziecka, czy też przeproszenia w naszym imieniu żony? Nie! Dla mnie to stanowcza przesada, szczególnie gdy autor opisuje, że firma kupiła żonie kwiatki w jego imieniu, na co on sam by nie wpadł nie uznając sytuacji za aż tak dramatyczną. Muszę jednak przyznać, że lektura Ferrissa utwierdziła mnie, że mój nawyk robienia wszystkich, nawet spożywczych zakupów online jest całkiem korzystny. Zastanawiam się co jeszcze jestem gotowa zlecić do wykonania innym. Do dziś kołacze się po mojej głowie wątpliwość: Czy aby Ferriss napisał tę książkę? A może zlecił jej napisanie komuś innemu?

– NETWORKING I ELEMENT „FACE TO FACE” – autor udziela wskazówek by jak najkrócej rozmawiać przez telefon ze współpracownikami, a najlepiej by kontaktować się ze wszystkimi jedynie przez pocztę elektroniczną. Zdaniem Ferrissa wszystkie spotkania są zbędne i z założenia powinniśmy stawać okoniem przed każdym zaproszeniem do dyskusji. W pracy nie ma miejsca na rozmowy w stylu „Co słychać”. Tim, przepraszam Cię, ale i w tym miejscu mocno się z Tobą nie zgodzę. Za bardzo lubię pracę z ludźmi, a jeszcze bardziej doceniam efektywność, która wzrasta dzięki zachowaniu dobrych relacji i poznaniu ludzi, z którymi się pracuje.

– CZYTANIE – czytanie książek to strata czasu. Jedyna dopuszczalna lektura przez Ferrissa to pozycja z gatunku fantasy czytana do poduszki. O nie! Czytanie rozwija, poszerza horyzonty, ćwiczy naszą wyobraźnię, słownictwo…. Tyle ma plusów, że gotowam kopnąć Ferrissa w kostkę za tę radę 😉

Cenne inspiracje?

Znalazłam w lekturze wiele cennych wskazówek. Oto niektóre z nich:

– Wszystko co masz zrobić danego dnia, zrób przed godziną 11.

– Rób listę rzeczy do zrobienia i…. listę rzeczy, których się od Ciebie oczekuje, ale nie masz zamiaru poświęcić na nie czasu.

– Przejdź na dietę nisko-informacyjną – nie oglądaj telewizji, nie czytaj gazet i Internetu. Pytaj znajomych co słychać w świecie a oni z pewnością streszczą Ci najważniejsze wydarzenia. Muszę przyznać, że odkąd nie oglądam telewizji (będzie około 10 lat) moje życie domowe zyskało nową jakość. Gazety jednak czytam. Jestem uzależniona od zapachu świeżej prasy przy niedzielnej kawie a przesiadywanie w kawiarniach to mój weekendowy nawyk. Internet? Hmm, chyba muszę jeszcze nad tym popracować 😉

– Pozbądź się kłopotliwych klientów – po prostu, szkoda czasu i energii. Skupiając się na klientach bezproblemowych zyskamy o wiele więcej.

– Stawiaj sobie TYLKO NIEREALNE CELE – tak! Cel ma zawsze wydawać się nierealny. W innym wypadku nie wykorzystamy całego swojego potencjału.

– Gdybyś dzisiaj mógł pracować tylko przez godzinę, którymi zadaniami byś się zajął i w jaki sposób?

– …. Wiele innych wskazówek, których jednak nie przytoczę, ponieważ nie o streszczenie książki tu chodzi 😉

Czy polecam?

Stanowczo tak! Książka Ferrissa zmieni Wasze myślenie na temat pracy i życia. Zabierze Was w inny wymiar rzeczywistości. Niezależnie od tego czy pracujecie w korporacji, czy prowadzicie swoje biznesy, znajdziecie w niej multum praktycznych wskazówek i jeszcze więcej przykładów dotyczących sprawniejszego wykorzystania swojego czasu. Ferriss „nie owija w bawełnę”, o wielu sprawach pisze wprost, ułatwiając w ten sposób konfrontację czytelnika z opisywanym problemem. Książka jest też dobrym źródłem informacji na temat firm outsourcingowych na świecie oraz wszelakich inicjatyw skupiających się na zwiększaniu efektywności.

Kto bardziej potrzebuje tego typu wskazówek, niż my: Kierownicy Projektów żonglujący zazwyczaj kilkoma projektami naraz? 🙂

O pozytywnej energii w projektach

Dzisiaj zachęcam Was do przeczytania mojego tekstu na blogu Elisabeth Harrin.

A Girls Guide to Project Management Blog

Jak już wiecie, jestem orędowniczką pracy zespołowej. Motywuje mnie pozytywna energia współpracujących ludzi, potencjał, który się wtedy wytwarza, „boom” kreatywności. Im bardziej zróżnicowane zespoły, tym większą przyjemność czerpię ze swojej pracy.

Ostatnio napisałam krótki artykuł na temat pozytywnej energii w projektach. Artykuł to może zbyt wiele powiedziane. Nazwijmy go tekstem-motywatorem-inspiratorem:) Możecie go przeczytać w języku angielskim na blogu A Girls Guide to Project Management

Zapraszam do lektury i komentarzy:)

Hello, who has just dialed in?

Dzisiaj polecam Wam kilka praktycznych wskazówek na temat przewodzenia zespołom wirtualnym. Artykuł pojawił się w minionym roku na łamach Magazynu Zarządzanie Projektami.

O tym, że w zespole można osiągnąć więcej niż pracując w pojedynkę wie każdy. W myśl zasady TEAM (Together Everyone Achieves More) w projekcie warto postawić na zbudowanie silnego teamu. Dzisiejsze zespoły projektowe są coraz bardziej zdywersyfikowane. Pracujemy z ludźmi specjalizującymi się w różnych dziedzinach, mieszkańcami innych krajów, posługującymi się na co dzień odmiennym językiem. Dobrym przykładem jest tu jeden z projektów, którymi miałam przyjemność zarządzać. Przedsięwzięcie trwało dwa lata. Członkowie zespołu pochodzili z ponad siedmiu krajów rozmieszczonych na trzech kontynentach. Przez cały okres trwania projektu zespół nie spotkał się ani razu. Jak w takich warunkach zbudować zgrany team?

Aby zacząć mówić o budowaniu zespołów w projektach wirtualnych, warto zastanowić się czym cechuje się modelowy team, do którego dążymy. Na warsztatach, które poprowadziłam podczas ostatniej konferencji New Trends in Project Management w Sopocie, uczestnicy zgodzili się, iż do atrybutów idealnego zespołu należą: zaufanie, zaangażowanie, kreatywność, współpraca, różnorodność, a także lider pełniący rolę mentora.

W jaki sposób wzbudzić powyższe cechy w zespole pracującym wirtualnie? Jak zniwelować działanie barier takich jak: posługiwanie się językiem obcym, różnice kulturowe, brak komunikacji niewerbalnej, ograniczone kanały porozumiewania się, praca w różnych strefach czasowych?

Z mojego doświadczenia wynika, iż warto przywiązać szczególną uwagę do następujących działań:

  1. POZNAJ SIEBIE – jest to pierwsza rzecz, którą powinien uczynić lider zespołu. Zidentyfikowanie swoich mocnych i słabych stron, określenie własnego stylu pracy jest podstawą do rozpoczęcia pracy z innymi.
  2. POZNAJ ZESPÓŁ PROJEKTOWY – szczerze zainteresuj się członkami zespołu. Na pierwszych spotkaniach przedstaw się szczegółowo i poproś o to samo z drugiej strony. ROZMAWIAJ REGULARNIE – zespół poznasz dobrze jedynie regularnie się z nim komunikując. Mówimy tu o komunikacji z osobna z każdym uczestnikiem projektu. DZWOŃ – rozmawiaj jak najwięcej przez telefon. Komunikator (tzw. chat) to najwygodniejszy kanał porozumiewania się. Nie wymaga określonej formy. Można napisać i odebrać wiadomość w każdej chwili. Jednak rozmowa przez komunikator nigdy nie zastąpi rozmowy telefonicznej. Nie pozwoli usłyszeć tonu głosu rozmówcy, czy określić w jakim tak naprawdę jest humorze. Rozmowa przez telefon jest o wiele bardziej naturalna. Regularna komunikacja pozwoli UPEWNIĆ SIĘ, ŻE UCZESTNIK PROJEKTU JEST ZAANGAŻOWANY w projekt, ROZUMIE SWOJĄ ROLĘ oraz CELE PROJEKTU.

W ramach poznawania zespołu, nie można również pominąć obowiązkowej lekcji na temat KULTURY, z której wywodzą się członkowie teamu. Dodatkowo, warto przećwiczyć wymowę imion i nazwisk a także upewnić się, że znamy płeć wszystkich członków. Imiona w obcych językach potrafią być bardzo mylące (np. Andrea – w języku czeskim, słowackim, serbskim, macedońskim, angielskim, niemieckim, włoskim, węgierskim, czy hiszpańskim to imię żeńskie; w języku włoskim, albańskim i rumuńskim – imię męskie). Zdarzyło mi się już Harshę wziąć za kobietę, a Graham za mężczyznę, tymczasem w przypadku obu imion było odwrotnie. Niezbyt udany start na zbudowanie owocnych relacji…

  1. ZBUDUJ ZAUFANIE – nie istnieje wzór, ani przepis na zdobycie zaufania członków zespołu. Wiadomo natomiast, że proces ten trwa stosunkowo długo. W zespole wirtualnym nie zdobędziesz zaufania dzięki przysłowiowemu „pierwszemu dobremu wrażeniu”. Pracując w jednym biurze, można zaobserwować że dana osoba jest bardzo zajęta. Łatwiej wtedy zrozumieć dlaczego nie wywiązuje się ze swojego zadania. W świecie współpracy wirtualnej zespół pozostaje w sferze domysłów, a jedynym faktem staje się słowo, bądź wyniki pracy. Zatem zaufanie zespołu zdobędziesz dotrzymując słowa. Wypracujesz je dzięki konsekwencji w działaniu, dzięki suchym faktom, które będą wynikały z Waszej współpracy. Zaufanie zdobędziesz również dbając o PRZEJRZYSTOŚĆ. W tym celu warto zadbać o wspólną dla zespołu przestrzeń wymiany informacji (np. SharePoint lub serwer). Taka przestrzeń powinna zawierać informacje o członkach zespołu, ich rolach, lokalizacji i strefie czasowej w której pracują. Warto też umieścić kalendarz uwzględniający dni wolne od pracy w poszczególnych krajach i wszelkie inne informacje, które zespół uzna za przydatne.
  2. POZWÓL DZIAŁAĆ INNYM – aby zespół zaangażował się w projekt, jego członkowie muszą identyfikować się z podejmowanymi decyzjami, z koncepcją, z planem projektu. Stanie się tak pod warunkiem, że dasz członkom zespołu swobodę podejmowania decyzji, pozwolisz im się wypowiadać. Wiele osób czuje się bardzo niekomfortowo na spotkaniach wirtualnych i tylko dlatego nie zabiera głosu. Pomóż im pokonać tę barierę. Rozmawiajcie przez telefon. Na spotkaniach wirtualnych zadawaj tej osobie pytania, nawiązując do Waszej wcześniejszej rozmowy.
  3. PIELĘGNUJ  NIEZALEŻNOŚĆ ZESPOŁU – testem czy zespół został zbudowany jest moment nieobecności lidera. Dobrze zbudowany team to samorganizujący się zespół, a zatem taki, który pracuje również pod nieobecność managera.
  4. NAGRADZAJ – gwiazdom pozwól świecić! Chwal ludzi, nagradzaj, podkreślaj zasługi. Pamiętaj, że ich osiągnięcia – gwiazdy i tak świecą na Twoim niebie (czyli w Twoim projekcie). Dobry lider nie czeka na oklaski, ale klaszcze innym!
  5. PRZYGOTUJ SIĘ NA SAMOTNOŚĆ – prawdopodobnie nie jeden raz poczujesz się samotny. Ty – przy biurku w jednej lokalizacji, zespół – rozproszony na całym świecie. Zbuduj dobre relacje z ludźmi, którzy otaczają Cię w biurze. Wychodź z innymi na kawę, czy lunch. Pamiętaj, że członkowie Twojego zespołu mogą czuć się w swoich lokalizacjach tak samo samotnie. Rozmawiaj z nimi po skończonej telekonferencji, pytaj co sądzą o mailu dotyczącym projektu, jaka jest aktualnie pogoda, jak minął im dzień.
  6. NIE BĄDŹ PRZEWRAŻLIWIONY – w projekcie wirtualnym warto być czujnym, pamiętaj jednak, iż nie jesteś liderem po to by dogadzać innym. Każdego z nas cechują inne style zarządzania, odmienne umiejętności miękkie i twarde. Twoją rolą jest ułatwić współpracę zespołu. To zespół jest odpowiedzialny za plan projektu i określone w nim zadania. Dorośli, odpowiedzialni ludzie nie narzekają, że muszą zrobić coś, co sami wymyślili i do czego osobiście się zobowiązali.
  7. POSŁUGUJ SIĘ PROSTYM JĘZYKIEM – pamiętaj, że język i sposób w jaki się wypowiadamy jest naznaczony kulturą. Mówiąc w języku angielskim, znanym wszystkim członkom zespołu, nie używaj skomplikowanych zwrotów, przysłów, czy skrzydlatych słów. Osobiście przekonałam się, iż wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego aspektu. W jednym z moich wirtualnych zespołów projektowych pracowałam ze sponsorem z Wielkiej Brytanii. W projekcie posługiwaliśmy się językiem angielskim. Tenże sponsor lubował się w kwiecistym języku, często używał wyszukanych synonimów, posługiwał się przysłowiami. O ile my, Polacy rozumieliśmy co miał na myśli mówiąc One man’s meat is another poison (pol. Wszystkim nie dogodzisz), o tyle niewiele mówiło to członkom zespołu zlokalizowanym w Azji. Przysłowia sypały się w trakcie telekonferencji jak z rękawa, wprowadzając do rozmowy sporo nieporozumień. Zadaniem Kierownika Projektu jest być czujnym w takich sytuacjach. Warto parafrazować nie do końca jasne w odbiorze wypowiedzi, zadawać pytania pomocnicze, prosić o powtórzenie.
  8. NAWIĄZUJ DO RZECZYWISTOŚCI – z mojego doświadczenia wynika, iż do projektów wirtualnych warto wprowadzać pierwiastek rzeczywistości. Można to zrobić na wiele sposobów, na przykład porównując biura w różnych lokalizacjach firmy, rozmawiając o pogodzie, planach urlopowych, wydarzeniu na skalę światową, o tym co stoi na naszym biurku…
  9. NIE ZAPOMNIJ O INTEGRACJI – organizując pierwsze spotkania projektowe warto zaplanować tzw. ice breakers. Jest wiele sposób na przeprowadzenie takich działań w otoczeniu wirtualnym. Mogą być to quizy dotyczące muzyki, filmu. Może być seria zabawnych pytań, na które odpowiada każdy uczestnik. Planując integrację pamiętajmy o różnicach kulturowych, szczególnie biorąc pod uwagę aspekt chęci do dzielenia się informacjami na temat życia prywatnego.
  10. STOSUJ NARZĘDZIA DO WIRTUALNEJ WSPÓŁPRACY – szybko rozwijająca się technologia potrafi niesamowicie skrócić dystans zespołu rozproszonego na całym świecie. Narzędzia takie jak Skype, Webex, wideokonferencja czy Telepresence pomagają pokonać bariery komunikacji wirtualnej. Jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym, koniecznie zadbaj o kamerę na swoim biurku!
  11. POSTAW NA BRZMIENIE – skoro tak wiele interakcji odbywa się w zespole wirtualnym poprzez fonię, warto pamiętać o rozgrzaniu swojego głosu i optymistycznym nastawieniu przed każdym spotkaniem. Wyzwaniem w tej materii są szczególnie pierwsze poranne telekonferencje. Znudzony, senny głos ma małe szanse na wzbudzenie entuzjazmu u uczestników.

Podsumowując, projekty rozproszone globalnie to ciągła przygoda, poznawanie obcych kultur i poszerzanie horyzontów. Kierownicy projektów budujący zespoły wirtualne powinni wzmocnić swoje umiejętności miękkie, takie jak empatia czy budowanie relacji. Pracując w zespołach rozproszonych, warto postawić na narzędzia skracające dystans pomiędzy członkami teamu. Takim narzędziem z pewnością nie jest e-mail, stąd celowe pominięcie tej formy komunikacji w niniejszym artykule.

Źródło: https://www.zarzadzanieprojektami.org/

PS.: A na deser polecam obejrzenie tego krótkiego filmiku:

Nigdy, ale to nigdy się nie poddawaj!

Podziękowania dla Was oraz z doświadczeń własnych dotyczących tego bloga słów kilka.

Dzisiaj będzie trochę prywaty. Gdy zaczęłam pisać tego bloga miałam jasną wizję i sporo zapału. Mimo rosnącej liczby wejść na stronę, z czasem zaczęłam zastanawiać się czy aby na pewno stanowi on wartość dodaną dla kogokolwiek. Naszły mnie wątpliwości w kwestii obranego kierunku pisania. Czy pisanie o project managemencie z punktu widzenia własnego doświadczenia to na pewno dobra droga?

Co do tego, że pisanie bloga o zarządzaniu projektami stanowi ogromną wartość dla mnie samej nie mam wątpliwości. Project Management to moja pasja. Dużo czytam na ten temat, uczestniczę w konferencjach, piszę artykuły, udzielam się wolontariacko, prowadzę warsztaty…  Zawodowo prowadzę projekty. Pisanie to dla mnie kolejna forma rozwijania tej pasji. A jak jeszcze dodam do tego wszelkie dobrodziejstwa płynące z samej czynności pisania, to nie mam żadnych wątpliwości. Nie da się też ukryć, że pisać bardzo lubię 🙂

Bardziej gnębiło mnie pytanie czy aby na pewno ten blog daje coś innym.

I w tym momencie chciałabym Wam wszystkim serdecznie podziękować za maile, które do mnie wysyłacie z pytaniami, za wszystkie ciepłe słowa i wsparcie. Jakoś tak się stało, że właśnie pod koniec roku dotarło do mnie wiele pozytywnych opinii na temat mojej twórczości na zarzadzam-projektami.pl Dało mi to niesamowitą dawkę motywacji by nie przestawać w pisaniu. A, że opinie spłynęły z wielu różnych źródeł (zaskoczyliście mnie niesamowicie, nie da się ukryć), tym bardziej silniejszy jest bodziec. Dziękuję Wam jeszcze raz! Jednocześnie przyznam, że w myślach uprawiam właśnie swoistego rodzaju samobiczowanie pt: „Naprawdę musieli inni powiedzieć Ci, że warto? Gdzie jest Twoja zdolność do motywacji samej siebie? Gdzie silne przekonanie sprzed roku, że chcesz pisać bloga?”

Jak widać każdemu z nas zdarzają się upadki i chwile słabości. W moim zwątpieniu pomogliście mi właśnie Wy, za co jeszcze raz bardzo dziękuję!

A teraz mały prezent ode mnie – kilka przykładów mocno świadczących o tym, że warto być wytrwałym w dążeniu do celu, niezależnie od tego jaki on jest.

Gdy tylko macie wrażenie, że nic Wam nie wychodzi. Kiedy bijecie głową w mur. Gdy w Waszym zespole projektowym zapada uczucie rezygnacji. Kiedy nie widać światełka w tunelu.
Zanim się poddacie zapoznaj się z faktami:

– Howard Schulz spotkał się z 242 ludźmi gdy zbierał fundusze na otwarcie Sturbucksa i został odrzucony przez 217 ze swoich rozmówców.

– Walt Disney 300 razy nie otrzymał pożyczki na budowę pierwszego Disneylandu.

– Colonel Sanders odwiedził 1000 restauracji zanim kupiono jego przepis na kurczaka obecnie przyrządzanego w KFC.

– Paul McCartney odniósł porażkę w przesłuchaniu do chóru katedry w Liverpool.

– Elvis Presley został wyrzucony z pracy po swoim pierwszym występie.

A zatem…. WARTO PRÓBOWAĆ DALEJ? 🙂

Przykłady zapożyczyłam z książki Sahar Hashemi, o której piszę na blogu tutaj. Bardzo przypadły mi do gustu i wydaje mi się, że warto je zapamiętać. Możemy motywować nimi samych siebie, jak i członków naszego zespołu.

20130419685

Cała ta motywacja to trochę jak chodzenie po górach. Kto uwielbia wspinać się na strome szczyty, rozkoszować się smakiem spełnienia ścierając krople potu z czoła i rozmasowując zakwasy każdego mięśnia na ciele, a jeszcze bardziej cieszy się, że to nie koniec wyzwania i teraz trzeba będzie zejść z tej „górki” – ten doskonale wie o czym mówię:) Bo w tym wszystkim najprzyjemniejsza jest właśnie droga do celu.

Owocnego spełniania Waszych planów! Nie poddawajcie się!

Czy warto dawać z siebie wszystko?

Dzisiaj polecam Wam lekturę książki Sahar Hashemi pt.: Switched On

Jeśli macie ochotę na inspirujący kawałek książki, coś co ustawi Was w odpowiednie tryby myślenia na temat kariery i własnego rozwoju, dzisiaj chciałabym gorąco polecić Wam pozycję Sahar Hashemi pt.: Switched on. Osobiście od czasu do czasu bardzo lubię zanurzyć się w tego typu lekturze. Zazwyczaj napawa mnie to refleksją, inspiruje do przemyśleń na temat dotychczasowych osiągnięć, poziomu satysfakcji, spełnienia i kierunku, w którym zmierzam. Po prostu idealna pozycja dla tych, którzy chcą wprowadzić zmiany w ramach dopiero co rozpoczętego roku!

Sahar Hashemi: "Switched On"

Kim jest autorka?

Sahar Hashemi jest znana przede wszystkim jako założycielka Coffee Republic w Wielkiej Brytanii.  Jako twórczyni dwóch marek, uzyskała tytuł „pionier to the life of the nation” od Królowej Wielkiej Brytanii. Daily Mail nazwał ją jedną z najbardziej wpływowych kobiet w kraju.  Podczas Światowego Forum Ekonomicznego w Davos pełniła rolę Young Global Leader. Management Today mianował ją jedną z 35 najbardziej wpływowych kobiet w biznesie poniżej 35 roku życia.

Jak już wcześniej wspomniałam, najbardziej znanym sukcesem Sahar jest Coffee Republic, pierwsza w Wielkiej Brytanii sieć barów kawowych. Założyła ją razem z bratem, otwierając pierwszy bar w Londynie w 1995 roku. Do końca 2001 roku wspólnie rozwinęli biznes do 100 sklepów i obrotu wysokości 30 mln funtów. Kolejnym przedsięwzięciem Sahar była marka Skinny Candy, czyli słodyczy wolnych od poczucia winy (niskokaloryczne słodycze o niewielkiej zawartości tłuszczu, które nie wywołują poczucia winy u osób dbających o dietę). W 2008 roku Sahar sprzedała markę firmie Glisten plc.

Sahar jest również autorem książki pt. Anyone Can Do it: Building Coffee Republic from our Kitchen Table, która stała się bestsellerem. Do tej pory przetłumaczono ją na sześć języków.

Jeśli macie ochotę usłyszeć historię sukcesu Sahar Hashemi, polecam ten flimik.

Natomiast kilku słów o koncepcji Switched On wysłuchać możecie tutaj.

Po tym krótkim wstępie macie wrażenie, że książka Sahar jest przeznaczona tylko dla przedsiębiorców? Nic bardziej mylnego! Przed rozpoczęciem pracy nad Coffee Republic Sahar spełniała marzenie swojego dzieciństwa, rozwijając karierę prawniczą w najbardziej prestiżowych firmach na świecie. Dość szybko odkryła jednak, iż to zajęcie nie daje jej poczucia spełnienia. Jak sama mówi, codziennie w pracy angażowała zaledwie 60% swoich możliwości. Dopiero nagła śmierć ojca uświadomiła Sahar, że życie jest zbyt krótkie by nie czerpać przyjemności z tego co robimy na co dzień. Następnym krokiem była decyzja o rozpoczęciu własnego biznesu. Sam pomysł na własną firmę nie przyszedł łatwo. Niszę na rynku zauważyła Sahar a do wdrożenia koncepcji w czyny namówił ją brat.

Switched On – czym to się je?

Po latach doświadczeń Sahar odkryła, iż niezależnie od tego czy jesteśmy zatrudnieni w firmie, czy prowadzimy swój własny biznes, drogą do sukcesu jest pełne zaangażowanie w to co robimy, stuprocentowa aktywizacja naszych myśli, działań tu i teraz – stan, który autorka nazwała Switched On.

Dlaczego warto być Switched On?

–  Życie jest zbyt krótkie by przychodzić do pracy tylko ze względuna przysłowiowy „odcinek wypłaty” na koniec miesiąca.

– Spójrzmy prawdzie prosto w oczy, w pracy spędzamy większą część naszego życia, musimy więc czerpać przyjemność z każdej spędzonej tam minuty!

Sahar z własnego doświadczenia wie, iż stan Switched On ten jest szczególnie trudno osiągnąć w korporacjach. Kultura dużych organizacji zachęca do akceptacji status quo, do kopiowania zastosowanych już rozwiązań („bo tak zawsze robiliśmy”), do płynięcia z głównym nurtem (tzw. „go with the flow”).

Tymczasem wprowadzenie się w tryby Switched On oznacza przejście:

z…                                                                                do…

Robienia dokładnie tyle ile wystarczy                       Dawania 100% z siebie

Kurczowego trzymania się swojej pracy                   Rozwijania się i uczenia każdego dnia

Stania w miejscu                                                            Ciągłego bycia w ekscytującej podróży

Czekania aż nam powiedzą co mamy zrobić            Bycia proaktywnym

Znudzenia wykonywaniem bezsensownej pracy    Poczucia bycia spełnionym i zainspirowanym

Zadowolenia ze swojej strefy komfortu                     Doskonalenia swoich zdolności twórczych

Wywierania wrażenia jako wystarczający dobry, ok  Bycia niezastąpionym

W jaki sposób osiągnąć taki stan?

Głównym założeniem bycia Switched On jest wypracowanie w sobie ośmiu następujących nawyków:

1)      Wiara, że każdemu może się udać

2)      Wczuwanie się w sytuację Klienta

3)      Wychodzenie poza ściany biura

4)      Istota bycia „jak dziecko we mgle”

5)      Tworzenie prototypów

6)      Ignorowanie „nie”

7)      Bootstrapping, czyli wdrażanie pomysłów przy niskim zaangażowaniu zasobów

8)      Angażowanie 100% siebie w pracę

Dalej odsyłam Was do książki, w której Sahar szczegółowo opisuje w jaki sposób wypracować powyższe nawyki. Znajdziecie tutaj sporo przykładów z działań samej autorki, ale i też innych znanych ludzi sukcesu.

Książka jest napisana bardzo przystępnym angielskim. Nie jest obszerna, co działa na jej korzyść. Można ją wszędzie ze sobą zabrać, poczytać w drodze do pracy, w kolejce na poczcie i nie tylko 🙂

Inspirefulness

Because sharing is caring

Lean Agile Organization Tesis

Just another WordPress.com site

A Girl's Guide to Project Management

Project Management musings for one and all