O pozytywnej energii w projektach

Dzisiaj zachęcam Was do przeczytania mojego tekstu na blogu Elisabeth Harrin.

A Girls Guide to Project Management Blog

Jak już wiecie, jestem orędowniczką pracy zespołowej. Motywuje mnie pozytywna energia współpracujących ludzi, potencjał, który się wtedy wytwarza, „boom” kreatywności. Im bardziej zróżnicowane zespoły, tym większą przyjemność czerpię ze swojej pracy.

Ostatnio napisałam krótki artykuł na temat pozytywnej energii w projektach. Artykuł to może zbyt wiele powiedziane. Nazwijmy go tekstem-motywatorem-inspiratorem:) Możecie go przeczytać w języku angielskim na blogu A Girls Guide to Project Management

Zapraszam do lektury i komentarzy:)

Project management w okresie urlopów

Okres urlopowy to dla jednego Project Managera czas wzmożonego wyzwania, dla drugiego…. –  czas wymówek. Do której grupy będziesz należał, zależy od Ciebie.

relax-on-the-beach-open-walls-289662 copy

 

Podczas wakacji całkiem sympatycznie zarządza się projektami, za oknem ładna pogoda, większość pracowników jest w dobrych humorach przed czy po urlopie, można swobodnie planować biznesowe lunche, czy spotkania przy kawie w plenerze. Te warunki jednocześnie jednak często wpływają negatywnie na efektywność zespołu. Szczególnie popularne jest znikanie, dosłownie ulatnianie się jak kamfora (ang. disappear into thin air) członków zespołu projektowego.

Luźne przykłady zasłyszane od znajomych:

Przykład 1

Organizuję spotkanie projektowe dla 15 osób, wysyłając zaproszenie mailowe na podstawie udostępnionych kalendarzy. Wszyscy akceptują, kilka osób nie wysyła odpowiedzi. Nadal biorę to za dobrą monetę. Szczęśliwa, że udało się zaplanować spotkanie jeszcze w tym tygodniu, przygotowuję agendę i niezbędne materiały. Spotkanie za trzy dni. Będą wszyscy kluczowi interesariusze. Nareszcie podejmiemy decyzję, z którą borykamy się od tygodni. Dzień przed spotkaniem przychodzi informacja od jednego pracownika, że nie weźmie udziału w spotkaniu, ponieważ tego dnia zaczyna swój dwutygodniowy urlop. Co więcej, oprócz niego na urlop wybierają się również trzy kolejne osoby zaproszone na jutro… Co robię? Przekładam spotkanie na kolejny wolny termin. Wobec informacji, które właśnie posiadłam termin przypada za trzy tygodnie. Kto wie kto jeszcze planuje pójść na urlop, skrzętnie ukrywając tę informację przed współpracownikami. To się zapewne okaże krótko przed kolejnym terminem spotkania.

Przykład 2

Rozmawiam z osobą, której przypisane zadanie projektowe zaplanowane jest na koniec tygodnia. – Tak, wszystko zgodnie z planem. Tak, już prawie gotowe. Naniosę tylko kilka poprawek i w czwartek wysyłam. Piątek – o wykonaniu zadania ani śladu. Dzwonię, nie odbiera. Piszę maila – przychodzi autoodpowiedź. Jej autor przebywa na urlopie przez kolejnych 10 dni.

Przykład 3

Za oknem wspaniała pogoda. Spożywam śniadanie, iście letnią ucztę składającą się z samych owoców zatopionych w jogurcie. Myślę sobie: życie jest piękne. Kocham swoją pracę. Panuję nad projektami, którymi zarządzam. Pracuję z inspirującymi, nietuzinkowymi ludźmi. Wsiadam na miejski rower, pielęgnując w drodze do pracy tę napawającą optymizmem myśl. W biurze poranna pachnąca orzeźwiająco kawa, kilka maili. Spokój – wszystko zgodnie z planem. Będzie czas na odbycie zaplanowanych spotkań, na przetestowanie pewnego rozwiązania, które wczoraj wpadło mi do głowy. Zaopiekuję się dzisiaj również projektem kolegi, który jest na urlopie i dopilnuję jednej sprawy na prośbę również wypoczywającego obecnie szefa. Pożartujemy trochę razem z Kaśką i Jankiem. Uwielbiam swoją pracę. To będzie udany dzień. Godzina 10:00, nikogo z zespołu nie ma w biurze. Dziwne uczucie niepokoju. Godzina 11:00 urywają się telefony. Dzwonię do Kaśki – dowiaduję się, że przecież jest na urlopie. Dzwonię do Janka – nie odbiera. Wysyłam maila – przychodzi out of office – Janek też jest na urlopie. Jestem dzisiaj sama. Telefon nie przestaje dzwonić – inni też nie wiedzieli, że Kaśka i Janek mają dziś wolne. Dzwonią z pilnymi sprawami do załatwienia na wczoraj. Ba! Kaśka obiecała, że dzisiaj dostarczy kilka krytycznych slajdów na temat naszego projektu do Biura Projektów. Na te slajdy czeka ktoś w Londynie. Muszę szybko się tym zająć. Po kilku godzinach nad moim biurkiem stoi kilka osób. Każdy pyta o coś pilnego, a ja nie wiem nawet gdzie szukać niektórych informacji. Odpowiedź, że trzeba poczekać aż ktoś wróci z urlopu jest bardzo nieprofesjonalnym, ale w danym momencie wydaje się ostatecznym sposobem na uratowanie dnia, który tak świetnie się zaczął. Wychodzę z biura o 21:00. Odwołałam spotkanie z przyjaciółmi, przełożyłam wizytę u fryzjera, nie zdążyłam wykonać kilku telefonów. Skonana wracam do domu. Uff – dobrze, że jutro mam urlop. Tym razem cały zespół zastąpi Kaśka. Pewnie nie wie o tym tak jak ja – inaczej by się nie zgodziła.

 

W złożonych projektach, nad którymi pracują zespoły z różnych stron świata, reprezentanci kilku biznesów, specjaliści z różnych dziedzin, członkowie innych zespołów, a co za tym idzie – ludzie, którzy do Kierownika Projektu nie raportują,  zniknięcia jak kamfora są szczególnie częste i bolesne dla projektu. Skutkują opóźnieniem w realizacji planu, bądź nie do końca dobrze wykonanym zadaniem, generują stresogenne sytuacje w zespole, nie wspominając o dodatkowej dawce adrenaliny dla Project Managera.

Do urlopu każdy ma prawo, wręcz jest to nasz obowiązek by raz na rok porządnie naładować akumulatory. Zatrzymanie kogoś na siłę przy biurku ze względu na pilny projekt zaowocuje diametralnym spadkiem motywacji, czego nie chce żaden lider. Nie wspominając już o tym, że przemęczony pracownik, to nieefektywny członek zespołu projektowego, nieszczęśliwy, w dodatku podatny na przeziębienia i wszelkie panoszące się w biurze zarazki. Zresztą tego, że nieotrzymany urlop często skutkuje długim L4 nie trzeba tłumaczyć żadnemu managerowi.

Jak zatem sprawić by urlop jednej osoby, nie stał się koszmarem dla pozostałych członków zespołu projektowego?

Kilka propozycji poniżej:

  1. Zrób plan urlopowy – rozwiązaniem idealnym będzie stworzenie kalendarza dla całego zespołu projektowego, umieszczenie go w miejscu dostępnym dla wszystkich (np. na SharePoincie, czy w powieszonym na ścianie kalendarzu) z prośbą do każdego członka zespołu o zaznaczenie planowanych wakacji. Z mojego doświadczenia wynika, że takie idealne rozwiązanie niestety działa jedynie w przypadku mniej kompleksowych projektów, złożonych z około 10 członków zespołu projektowego, którzy blisko ze sobą współpracują. W sytuacji gdy zarządzamy projektem bardziej kompleksowym, w którym zadania przypisane są wielu różnym jednostkom, trudno zaproponować takie rozwiązanie. Głównie dlatego, że członkowie zespołu nie znają się dobrze i niechętnie dzielą się informacjami w tak obszernym gronie. Uwaga! Mówię tu o projektach, w których zespół jest naprawdę duży i rozproszony po działach, a poszczególne jednostki zupełnie niezależnie wykonują przypisane im zadania. Warto zatem ustalić kilka zasad, których Ty jako PM sam będziesz konsekwentnie przestrzegał.
  2. Kto pyta, nie błądzi – na początku projektu, bądź gdy okres urlopowy zbliża się dużymi krokami, zapytaj poszczególne osoby o plany urlopowe. Informacje możesz zachować dla siebie. Przynajmniej Ciebie jako PMa nie zaskoczy czyjaś nagła nieobecność.
  3. Komunikacja w zespole – zaproponuj by na kilka dni przed planowanym urlopem każdy wysyłał maila z informacją, że wkrótce będzie nieobecny na dłuższy okres. Zadaniem takiej wiadomości jest zasygnalizowanie: Jeśli czegoś ode mnie potrzebujesz, zgłoś to teraz. Potem będę odpoczywał od pracy. W ten sposób zespół nie ucierpi, a i członek zespołu uniknie sporej liczby telefonów i maili podczas urlopu.
  4. Ślad w imię walki z kamforą – upewnij się, że wszyscy członkowie projektu ustawią sobie tzw. out of office, czyli autoodpowiedź w skrzynkach mailowych z informacją do kiedy przebywają poza biurem i kto ich zastępuje w kwestii projektu. Oczywiste? A jednak dość często niepraktykowane.
  5. Używaj kalendarza – każdy członek zespołu projektowego powinien wcześniej zaznaczyć sobie urlop w kalendarzu skrzynki mailowej. To znacznie ułatwi planowanie spotkań projektowych.
  6. Ustal back-up – niezależnie od planów urlopowych, na początku każdego projektu ustal kto zastępuje każdego z członków zespołu podczas nieobecności. Może przydać się zarówno w przypadku nagłej niezaanonsowanej nieobecności urlopowej, bądź w zdarzeniach losowych i różnych sytuacjach awaryjnych. W dobrze zaplanowanym projekcie, w którym zarządza się ryzykiem, nie ma miejsca na sytuację, w której powodzenie zadania w projekcie w pełni zależy od dostępności jednego członka zespołu projektowego. Chyba, że mówimy o sytuacjach ekstremalnych. Celem tego bloga jest jednak pisanie o praktykach i powszechnych doświadczeniach.

Nie odkryłam w niniejszym artykule Ameryki? Doskonale zdaję sobie z tego sprawę 🙂 A czy Ty już zaznaczyłeś urlop w kalendarzu, czy może planowałeś zniknąć jak kamfora zanim ktoś sobie uświadomi, że chciał Cię o coś poprosić? Czy wiesz już kto zastąpi Cię podczas Twojego urlopu?

Niby ouf of office to bułka z masłem, a plan urlopowy ustawia się w każdej firmie na początku roku kalendarzowego. Jednak dziwnym trafem od czerwca zjawisko kamfory pustoszeje zespoły i frustruje tych, którzy zostają na pokładzie. Urlop to ma być sprawa w 100% przyjemna. Zarówno dla nas, jak i naszych kolegów, którzy zostają w pracy. Trzymajmy się kilku tak prostych zasad. Wszyscy zasługujemy na to by cieszyć się okresem urlopowym 🙂

Harmonii, szczęścia i poczucia samorealizacji – tym co na plażach i tym co za biurkiem…